ワードでの提案書の書き方は？ 読みやすい提案書の構成を解説

提案書をワードで作る理由

ワードやパワーポイントなど提案書の書式はさまざまです。

ここでは、提案書をワードで作るときの理由を紹介します。

簡潔な提案書が作りやすい

ワード1枚で作成する提案書は、企画提案時に全体像がつかみやすく、簡潔でわかりやすいです。文章作成に適した書式ですが、必要に応じて画像や図表も挿入できます。

例えば、A4用紙1枚で提案書を作成するならワードがおすすめです。

「ペライチ」「トヨタ式」と呼ばれることがあり、企画を提案する前段階の提案書としても効果的でしょう。

文章量が多くても読みやすい

ワードの提案書は、文章量が多くても読みやすいことが特徴です。

パワーポイントの提案書は図表や画像が入れやすい代わりに、文章量が多い場合には適していません。

あくまでプレゼンテーションを目的とした書式のため、文章が増えると読みにくくなります。

提案書を、文章中心で作成するならワードが最適です。

官公庁向けの提案書に向いている

官公庁の案件は文書形式での企画提案が好まれるため、ワードでの提案書が適しています。

パワーポイントと比べるとデザインの自由度は低いですが、文書のレイアウトや目次が整えやすいという特徴があります。

官公庁のプロポーザル案件では、ワードファイルの提案書の提出が求められるケースも少なくありません。

官公庁や自治体へ提案する機会が多い場合、ワードでの提案書の作成になれておくとよいでしょう。

ワードで作る提案書の書き方

ワードで提案書を作るときの書き方について、伝わりやすい構成や押さえておくべきポイントを紹介します。

現状分析や企画の背景

提案書の冒頭では、企画を実施する理由や課題について分析した結果を論理的に説明する必要があります。

もし、複数の課題があるときは箇条書きにして課題を書きましょう。

取引先への提案書の場合、市場や業界、競合他社の状況などを分析した結果を盛り込むとより効果的です。

マーケティング的な観点が必要になるため、3C分析や4P分析などのフレームワークなどを活用することをおすすめします。

目的

提案書の冒頭で提示した課題について、提案を通じてどのように解決したいか、目的を明確にするのも大切です。

目的に応じた提案書の内容やアプローチの仕方を選択しましょう。もし、ゴールが複数ある場合は、読みやすいように箇条書きにして書くのが基本です。

課題に対する提案の目的が明確だと受け手にも伝わりやすいため、読みやすさに重点を置くと魅力的な提案書が作成できます。

企画の概要

現状分析と目的を示したら企画概要を提示します。

企画概要ではコンセプトとアクションプランを記載しましょう。提案内容での狙いや行動がわかると、読み手が具体的なイメージを持って提案書を読めます。

大規模な提案内容になる場合、全体的な戦略や実行するためのメンバー体制を決めておくことが大切です。戦略や実行体制まで記載しておくと、より具体的な提案ができます。

予算・スケジュール

提案書の内容を実行するために、企画を実施するスケジュールやどの程度の予算かを伝えましょう。

実施期間と予算がわかると、目の前の課題に対してこの企画がどの程度の効果をもたらすかをイメージできます。

予算を記載する際は、現実的な金額になるように単価や消費税を記載しておくと丁寧です。

ワードの提案書テンプレート

ワードによる提案書の書き方はわかったけど、すぐに作成できるようにテンプレートを参考にしたいという人もいると思います。

ここでは、状況ごとにワードで作成する提案書のテンプレートを紹介します。

新規事業の提案書

社内向けの新規事業の提案書テンプレートです。

社内向けの新規事業提案の提案書では、簡潔に現状の課題でポイントとなる部分を挙げ、解決案を記した内容にしましょう。

業務改善の提案書

業務改善の提案書です。

業務改善の提案書では現状の問題点を明確にし、問題点に沿った改善内容を書くと提案が伝わりやすくなります。

社内システム変更の提案書

社内システム変更の提案書です。

社内システム変更は、採用・不採用の判断がしやすいように、費用についても記載することが重要です。

オフィス環境改善の提案書

オフィス環境改善の提案書です。

オフィスの環境改善の提案は、期待される効果が重要です。生産性や効率について、具体的に改善のイメージが伝わる内容を記載すると、採用されやすくなるでしょう。

社内キャンペーンの提案書

社内キャンペーンの提案書です。

社内キャンペーンの提案書は、キャンペーン内容をできるだけ細かく具体的に記載しましょう。

提案書作成の前にやるべきこと

ワードで提案書を作成するときはテンプレートを使うと、比較的作成しやすいです。しかし、作成前にやるべきことがあります。

ここでは、提案書を作成する際にあらかじめやるべきことを解説します。

情報収集は十分に行うこと

提案書の質と説得力を高めるために、事前の情報収集と現状分析が欠かせません。社会の状況や市況、そして業界特有の問題点など、多角的な観点から情報を集めましょう。

専門家や関係者からの意見やデータ、統計情報などを網羅的に収集することで、提案書に適切かつ包括的な情報を記載できます。

また、情報ソースの信頼性にも留意することが重要です。正確な情報の確保と、最新の動向の把握は、提案の説得力を高め、信頼性を築くうえで不可欠です。

実現可能な方法であること

問題解決策を提案する際、自社の実情に沿った提案を行いましょう。提案する手法や解決策は、企業のリソースや能力、市場の現状と一致している必要があります。

目標や提案する課題が大きすぎたり、範囲が広すぎたりすると、実行不可能な提案となる恐れがあります。そのため、提案の範囲を限定し、具体的かつ実現可能な解決策を提示しましょう。

提案書の残課題も考えておくこと

提案には必ず残課題や問題点が存在することを、あらかじめ認識しておくのも重要です。

どんなに優れた提案でも完璧ではなく、読み手には疑問や指摘したくなる点が生じる可能性があります。

メリットばかり提示していると、読み手は不安を感じてしまいます。そのためあらかじめ残課題や問題点を記載することで、提案者が十分考慮したうえでの提案と理解してもらえるでしょう。

まとめ

簡潔な提案書や提案内容に文章量が多いときは、ワードでの作成がおすすめです。

ワードで提案書を作成するときは、冒頭で現状分析や企画の背景を提示し、目的や企画の概要、予算やスケジュールまで記載しましょう。

提案書を作成する際は、情報収集を徹底的に行い、実現可能な提案であるか検討しておくことが重要です。

また、提案の問題点や残る課題についても検討したうえで提案書を作成すると、採用されやすいでしょう。

ワードで提案書を作成するときは、この記事で紹介したポイントとテンプレートを参考にしてみてください。