出張報告書の所感の書き方は？ ケース別の例文つきで解説

出張報告書に書くべき項目

出張報告書に記載すべき項目は以下のとおりです。

この順序で記載すると、読み手は必要な情報をストレスなく受け取れます。

また、出張報告書は成果だけでなく所感を書くことで、担当者の気づきの共有を理解できるほか、意思決定の補助に役立ちます。

出張報告書の所感の書き方のポイント

ここでは、出張報告書の所感を書くときのポイントを解説します。

社内に共有するべき情報を意識する

出張報告書の所感は、出張時に得た気づきや知見、状況分析など、報告書を読んだ他の社員が活用することを前提に書きましょう。

事実を簡潔に述べたり感想だけになったりすると、他の社員はどのように活用したらいいかわかりません。

事実と感想のどちらも記載し、客観的でありながら読み手も自分が出張しているような情報量を得られることを意識してください。

課題を明確にする

出張報告書の所感では、課題を明確にするのが大切です。

例えば、営業として訪問先に行ったのに受注できなかった場合、顧客が求めていることと、提案内容のズレがあると推測できます。

所感で課題や解決策を明確にしておくと、次の出張に活かせるため必ず記載しておきましょう。

訪問先の担当者の人柄も記録する

オンライン面談と比べると、出張時の対面の打ち合わせや商談は訪問先の担当者の人柄を理解しやすいです。

雑談から担当者の人柄や好みもつかめるため、適切に記録しておくと今後のヒアリングやコミュニケーションが円滑になります。

例えば、担当者の人柄やお渡しするお土産に対する反応などは重要なヒントです。細かなことであっても営業情報として活用するために、出張報告書の所感に記入しておきましょう。

出張報告書「所感」の例文

出張報告書の所感の例文を紹介します。どのように所感を書けばいいか、悩んでいる人は参考にしてみてください。

例文：お客様との商談の所感

出張時の商談でうまくいったことと失敗したことを伝える所感の例文です。どうしたら次の出張時に活用できるかという点を伝えましょう。

例文：展示会参加の所感

展示会に参加したときの所感の例文です。自社は結果を得られたか、競合はどのような取り組みをしていたかを伝えると今後に活かせるでしょう。

例文：商品納品時の所感

商品を納品するときの例文です。商品を納品するときの現場のリアルな声は、次の営業戦略や商品開発のヒントになるため、明確に記載しましょう。

例文：社内会議の出張の所感

社内への指導や会議を目的にした出張時の所感の例文です。数値での成果が表しにくく、読み手である上司や同僚は、報告書の所感をもとに情報を受け取ったり意思決定をしたりするので、できるだけ丁寧に書きましょう。

例文：取引先への謝罪出張の所感

取引先に謝罪するための出張時の所感の例文です。謝罪時の先方対応や改善案について細かく記載して社内共有することで、会社として今後のクレーム対策や業務フローの改善、商品開発に活かすことができます。

伝わりやすい出張報告書とは

読み手に伝わりやすい出張報告書の書き方を紹介します。受け取った相手が「効果的な出張だった」と感じるような報告書を意識しましょう。

1枚の用紙で簡潔に収める

出張報告書は用紙1枚に収めて、簡潔かつ読みやすい内容を意識しましょう。結論から書き出し、必要に応じて箇条書きを使用するとまとまりやすいです。

特に、成果や所感などは文章が長くなりがちなポイントです。

とはいえ簡潔に書かないと読み手としてはどこが論点なのかわからず、出張報告書が効果的なものになりません。

いきさつや過程よりも、重要なことだけに絞って書くことが大切です。

出張の目的と成果がわかるように書く

出張には目的と期待する成果があるため、出張報告書には必ず記載しましょう。

仮に、目的と成果があいまいだと、上司が確認したときに詳細が把握できません。出張報告書に対して指摘を受けたり出張の成果を疑われたりします。

よい出張報告書は目的と成果がわかりやすく書かれているため、読み手からしても出張が効果的だったかどうかを判断しやすいです。

数字を使って具体性を出す

出張報告書に所感を書くときは具体的な数字を使い、抽象的な文章だけで終わらないようにしましょう。

読み手の立場に立って考えると、数字を使って具体性を出したほうが読みやすいです。

例えば、「たくさんある」「あまりできなかった」などの定性的で主観的な表現では読み手はよく理解できません。

「展示会で15社と名刺交換をした」「出張先で5社と面談した」「2社が契約に向けて前向き」など、数字を書くことで具体性が生まれます。

出張報告書の内容に数字を記入して読み手に伝わりやすい内容を目指しましょう。

誤字脱字や読みやすさを確認する

出張報告書を書き終えたら、提出前に誤字脱字や読みやすさの確認をしましょう。

書式の見直しや必要情報の抜け漏れおよび重複がないかの確認も重要です。

また、出張報告書の文章を詰め込み過ぎると読み手は読みづらいと感じます。読みやすさを意識するためには、適度に余白を持たせることも大切です。

まとめ

出張報告書には次の項目を記載しましょう。

この順序で記載すると読み手は必要な情報をストレスなく受け取れます。

所感の書き方としては、社内に共用するべき情報を意識して課題を明確にするのが重要です。また、訪問先の担当者の人柄など、オンライン面談では把握できない情報も記載しておきましょう。

ビズオーシャンでは出張報告書のテンプレートを用意してあるので、書き方に悩んでいる人はぜひ活用してみてください。