【例文テンプレートつき】出張報告書をパワーポイントで作成するコツと注意点を解説！
出張報告書の作成を求められたけれど、どのように作成すればよいか悩んでいませんか？パワーポイントを使った効果的な作成方法を知りたいという方も多いでしょう。
この記事では、出張報告書に記載すべき事項や押さえるべきポイントを詳しく解説します。
さらに、パワーポイントの例文テンプレートや作成時の注意点も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
出張報告書の記載事項
出張報告書の記載事項は以下の通りです。
- 報告先：社内の誰に報告するか
- 報告者：誰が出張報告書を書いたか
- 日程：出張の日程はいつからいつまでか
- 出張先：どこに出張したか
- 目的：何のために出張したか
- 成果：出張によってどんな成果が得られたか
- 所感：出張時の気づきや課題、次回の改善案など
出張報告書を作成するとき、成果と所感は文章を書くために悩む人も少なくありません。ここでは、成果や所感の書き方のポイントを解説します。
成果
出張報告書を書くときは、出張の目的に対してどのような成果があったかを記入します。成果の内訳はできる限り定量化するのが望ましいです。
例えば、「複数の会社を訪問した」ではなく「5社訪問して1社と契約できた」といった書き方をしましょう。
また、出張時の訪問先の会社から提示された要求があったり、出張の目的に対して効果的でなかったりした場合、それらの内容や改善策も記入します。
ただ成果を報告するだけではなく、次の出張に活かせるような出張報告書を作成しましょう。
所感
出張報告書の所感は、出張を通じて訪問先の担当者および企業の雰囲気や特徴を記入します。
オンライン面談が普及したからこそ、対面で得られる情報は貴重です。対面時の面談や会食時の話題からビジネスのヒントが得られるかもしれません。
所感を書くときに出した課題と改善策を考えると今後の業務に活かせます。出張時の定性的な情報も記入しておきましょう。
出張報告書のパワーポイントのテンプレート（例文）
パワーポイントでの出張報告書は、備え付けのデザインテンプレートなどを使って作成するのもおすすめです。ここではイメージを紹介します。
■表紙イメージ
■出張概要の報告
■出張の成果報告
1スライドに1つのメッセージを意識して、各スライドのタイトルと内容を考えてください。
パワーポイントであれば図や画像も入れやすいのでビジュアルでの説明も意識すると良いでしょう。
出張報告書を作成する時の注意点
ここでは、出張報告書を作成するときの注意点を紹介します。
早く仕上げるために出張中から報告書の準備をしたり、出張の目的と達成度がわかるようにしたり、効果的な出張報告書をスムーズに提出できるような工夫をしましょう。
出張中から書き始める
出張報告書の内容は、出張中にあらかじめ書ける部分を書き始めるようにしましょう。
出張中から報告内容をまとめられるように準備しておけば、出張当日に提出することも可能です。
遅くとも翌日までに提出できれば、出張報告のスピード感が高くなるため、上司の印象もよくなります。出張から日が経つと報告すべき内容を忘れてしまいます。
正確に書くためにも出張報告書はすぐに書きましょう。テンプレートを使って書くべき項目を決めておくとスムーズに作成できます。
出張の目的と達成度がわかるように書く
出張報告書を書くときは、出張すべき目的と狙える成果の仮説・現場確認・考察・対策という流れで書きましょう。
具体的な出張目的に対し、達成できたことやできなかったことがわかると、読み手である上司も出張の成果を理解しやすくなります。
成果については、できるだけ数字を使って定量的にすることも大切です。
また、出張した効果を伝えるために、オンライン面談では得られない情報も記入しておきましょう。定量化できる成果ではありませんが、相手の担当者の人柄を知ることも立派な成果だと言えます。
トラブルはきちんと説明する
出張時は想像以上に時間がかかったり想定外の経費を使ったりすることも少なくありません。
大切な時間とお金を使って出張するため、上司としては細かくチェックし、指摘する義務があります。
もし、想定以上に時間や経費を使うことがあった場合、あらかじめ内容や原因を記入しておくと上司からの指摘を避けやすいです。想定外の内容も出張報告書に記入しておきましょう。
まとめ
出張報告書には次の内容を記載しましょう。
- 報告先
- 報告者
- 日程
- 出張先
- 目的
- 成果
- 所感
特に成果と所感は丁寧に記載するのがポイントです。簡潔でわかりやすい内容や、今後の業務に活かせる情報を意識するようにしましょう。
また、出張中から書き始めると報告書の提出をスムーズにできます。想定外のトラブルなどがあれば、あらかじめ記載することで上司にも適切な報告ができるでしょう。
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