確認書に署名は必要？ パターン別のテンプレートも
確認書は、重要な取引や契約において必要となる書類です。契約内容や依頼内容などの特定の内容について、両者が確認・合意をしたことを証明します。
契約書と同等の効力を有する場合もあるため、署名は慎重に行わなければいけません。
本記事では、確認書の作成が必要なケースや、署名の必要性を解説しています。また「売掛金残高・受注内容・賃金カット」の3つのパターンで、無料テンプレートもご紹介しています。
印刷してすぐにお使いいただけるため、相手方とのスムーズなやり取りを実現できるでしょう。ぜひお役立てください。
確認書が必要な場合とは
確認書とは、特定の内容について、両者が確認・合意したことを証明する文書のことです。
確認書が必要になるケースの一例は、次のとおりです。
- 受注先へ注文内容の確認
- 債務の確認
- 契約内容の確認
- 依頼内容の確認
- 建設物の確認
- 売掛金残高の確認
- 打ち合わせ内容の確認
上記を含め重要な取引や契約において、確認書を使用することがあります。
確認書の「署名」について
確認書における「署名」の必要性と注意点を解説します。
署名とは
署名とは、契約書や重要な文書に、自らの氏名を手書きする行為のことです。
特に確認書の場合、一方の当事者からもう一方の当事者へ提出されるため、内容に合意した旨を示す目的で受領した側の署名が求められることがあります。
署名の必要性
確認書における署名は、確認書の内容によりますが、契約書と同等の法的な効力を有します。
ただし、確認書に署名欄を設けることは必須ではなく、その内容に応じて対応は異なり、設けない場合もあります。
特に、重要な契約や多額の取引、法的な責任を伴うような内容では、のちのトラブルを避けるためにも、署名欄を設けるケースが一般的です。
不用意な署名には注意しよう
確認書を受け取る側は不用意に署名せず、慎重に内容を確認してから署名することが肝要です。
誤った数量や金額を見落としたまま、あるいは、内容を正確に理解せずに署名すると、問題が起きた際にその署名が証拠として利用される可能性があります。
【パターン別】確認書テンプレート
ビズオーシャンに用意されているテンプレートを、パターン別に3つ紹介します。
売掛金残高・受注内容・賃金カットの合意に関する確認書を、それぞれ参考にしてみてください。
売掛金残高確認書
売掛金残高確認書は、自社の決済時に取引先に対し、売掛金の残高を確認してもらうための書類です。
通常、取引内容や支払い状況を確認する際に使用されます。
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受注内容確認書
受注内容確認書は、受注した内容に誤りがないかを確かめるための書類です。
主に受注内容や金額、納品日などを確認し、両当事者の合意を文書化します。
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賃金カットの合意確認書
賃金カットの合意確認書は、従業員の減給に際し、代表取締役と従業員代表の合意を確認する書類です。
従業員と企業の間で、合意が成立したことを文書化します。
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まとめ
確認書は、契約内容や注文内容のような特定の内容について、両者で確認・合意をしたことを証明する文書です。
記載内容によっては、契約書と同等の効力を有する書類となります。署名をする際には、記載内容をよく確認のうえ、署名をするようにしましょう。
ビズオーシャンでは、確認書のテンプレートを多数取り揃えています。受注内容や打ち合わせ内容、依頼内容など、14パターンの無料テンプレートをご用意。
相手方との迅速なやり取りのために、早速ダウンロードしてみてはいかがでしょうか。
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