「確認書」と「同意書」の違いとは？ それぞれの書式テンプレートも紹介

確認書とは

確認書は、特定の事柄について両者が合意したことを証明する書類です。

一般的な契約実務では、片方の当事者が署名捺印を済ませてから、もう片方の当事者に提出します。

この文書は、依頼・契約内容の確認や、受注内容・売掛金残高の確認などの場面で広く使用されます。

同意書とは

同意書は、相手方の将来の行為に対して、事前に同意する旨を示すための文書です。

法律や契約上、本人の同意が必要な際に使用されることが多いです。

具体例としては主に、手術などの医療行為や個人情報の取り扱い、未成年者との契約などが挙げられます。

確認書と同意書の違い

確認書と同意書の違いについて、以下にまとめました。

2つの文書の違いについて、詳しく解説していきます。

目的

上述のとおり、確認書は「特定の事柄について両者の合意を証明する」、同意書は「相手方の将来の行為に対して一方が事前に同意を表明する」ことであり、それぞれ作成する目的が異なります。

確認書が何らかの「確認事項を定めるための書面」であるのに対し、同意書は何らかの「同意事項を定めるための書類」であり、権利義務に関する内容を定めるのが通常である点に違いがあるといえるでしょう。

ただし、通常、書面を作成する場合には、何らかの法的な事項を定めるはずであることからすると、2つの文書には実質的には違いがないともいえます。

作成者

どちらも差し出すほうが作成するのが一般的です。

ただし、確認書については、書類を差し出す側も署名押印することがあるという点では違いがあります。

利用シーン

どちらの書類も、さまざまな利用シーンが考えられるため、明確な違いがあるわけではありません。

しかし、それぞれ一般的に利用されるシーンは固定されていることが多いといえるでしょう。

例えば、確認書は「受注内容の確認」「打ち合わせ内容の確認」「依頼内容の確認」といったときに、同意書は「個人情報の利用」「未成年者が何らかの契約をするとき」「何らかの利用規約に同意してもらうとき」といったように、それぞれ利用される場面は決まっています。

法的効力

法的な権利義務内容を定めている書面であれば、必要な名宛人の署名・押印によって法的効力が生じるため、確認書と同意書に違いはありません。

つまり、書類の内容次第で、どちらも法的効力を有します。

記載項目（内容）

確認書は、法的に意味を持つ内容もあればそうでない事項もある一方で、同意書は、権利義務に関する内容を定めるのが一般的です。

確認書・同意書のテンプレート

ここからは、確認書と同意書の定型文を、それぞれ見ていきましょう。

確認書

確認書に記載が必要な項目は、次のとおりです。

ただし、確認書の形式は決まっていないため、以下のようなテンプレートを参考にするとよいでしょう。

同意書

同意書における主な必須項目は、次のとおりです。

なお、同意書に決められた形式はないので、以下のようなテンプレートを使用するとよいでしょう。

作成するうえでの注意点

同意書・確認書を作成する際は、共通して次の3点に注意が必要です。

これらは、先方への送付後に問題が発生するのを未然に防ぐためや、トラブル発生時の対応に必要な工夫でもあるため、順番に確認していきましょう。

送付状を付ける

必須ではありませんが、同意書や確認書には「送付状」や「添え状」を同封するのが一般的です。

どのような書類が何通含まれており、相手にどの書類を返送してほしいかを案内することができます。

これにより、送り手・受け手の双方がミスなく書類をやりとりすることが容易になります。

ビズオーシャンでは、送付状のテンプレートも豊富に取り揃えています。

コピーをとっておく

確認書や同意書を作成・送付する際には必ず、内容のコピーを作成しましょう。

送付した書類の原本は、相手方が保管することになりますが、自身も内容を把握するために写しを保持することが重要です。

トラブル時や内容確認が必要な場面で、手元に残しておいたコピーが役立ちます。

書留で郵送する

同意書や確認書は重要な文書であるため、郵送する際には書留の利用が推奨されます。書留を活用することで、配送状況を追跡でき、紛失のリスクを軽減できます。

万が一、書類が紛失した場合でも、簡易書留は5万円まで、一般書留では10万円までの実損額を賠償してもらえるでしょう。

なお、最近はレターパックにも追跡機能がついており、配送状況を確認できます。

まとめ

確認書と同意書の違いを説明しました。確認書は特定の事柄について両者が合意したことを証明し、同意書は相手方の将来の行為に対して一方が事前に同意するものです。

どちらの書類にも法的効力を有することがあり、作成者、作成目的、利用シーンには大きな違いはありません。

しかし、記載項目はそれぞれ異なるため、書類作成時の状況、使用目的に応じて、適切な書類を選択する必要があります。

ビズオーシャンでは、確認書・同意書のテンプレートを豊富に取り揃えています。
確認書では「受注確認書」「依頼内容書」など、同意書では「エステ免責同意書」「口座振込同意書」といったように、さまざまなパターンのテンプレートをご用意しているため、状況に応じた書類の作成が可能です。

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