退職届の用紙と封筒は何が正解？ 正しい選び方・サイズ・提出方法を徹底解説
退職届の用紙は白無地のB5かA4、封筒は赤枠のない白無地を選ぶのが正しいマナーです。
「コピー用紙でも失礼じゃない？」「茶封筒しか手元にないけれど大丈夫？」と不安になりませんか。
本記事では、円満退職に欠かせない用紙と封筒の選び方、三つ折りの手順、提出方法を詳しく解説します。これさえ読めば、マナー違反を避けて、自信を持って書類を準備できるようになります。
【この記事のポイント】
- 退職届の用紙は白無地のB5かA4を選択し、封筒は事務用ではなく礼儀を示す白封筒を用いるべきであり、作成前に会社指定の書式の有無を就業規則などで必ず確認することが円満な退職につながる。
- 書類は三つ折りにして右上部が封筒の上側にくる向きで入れ、手渡しの際は糊付けせず蓋を折るのが一般的であり、誤記が生じた場合は修正具を使用せず、新しい用紙に書き直すことが求められる。
- 提出は円満な退職のために業務の引き継ぎを考慮して1、2ヶ月前に行うのが理想的であり、近年は人事システムによる申請やPDFの送付など、デジタル形式を採用する企業も増えている。
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退職届の用紙選び｜失敗しないための4つの選択肢
退職届を書こうと思ったとき、最初に悩むのが「どの紙に書くか」です。実は、退職届に使う用紙には、絶対にこれでなければならないという法的強制力はありません。
しかし、ビジネスの慣習として「これを選べば間違いがない」というスタンダードは存在します。
便箋（手書き）｜白無地・B5サイズがスタンダード
最もフォーマルで、誠実さが伝わりやすいのが「手書きの便箋」です。
特に、古くからの慣習を重んじる企業や、上司との信頼関係が深かった場合、手書きの退職届は「自身の言葉でけじめをつける」という強いメッセージになります。
- 色と柄：必ず「白無地」を選んでください。縦に薄い罫線が入っているものは問題ありませんが、色付き、花柄、キャラクター入りなどは厳禁です。
- サイズ：「B5」が最も一般的です。後述する「長形4号」の封筒に三つ折りでぴったり収まるサイズ感は、非常にスマートに見えます。
- 注意点：消せるボールペンは、使用してはいけません。公的な書類は「消えないこと」が前提です。万年筆や黒のボールペンを使いましょう。
コピー用紙（パソコン作成）｜A4サイズ・厚めがおすすめ
近年のビジネスシーンにおいて、パソコンで作成された退職届は完全に市民権を得ています。むしろ「読みやすさ」という点では、パソコン作成を推奨する会社も少なくありません。
- 用紙の質：一般的なコピー用紙で構いませんが、可能であれば「上質紙」や少し厚手のものを選びましょう。ペラペラの薄い紙は、重要書類としての重みに欠けてしまいます。
- 出力方法：家庭用プリンターでも構いませんが、コンビニのマルチコピー機は非常に高性能で、文字がくっきりと美しく印刷されるためおすすめです。
専用用紙（セット）｜文房具店やネット通販で買える安心感
「自分で揃えるのが不安」という方には、文房具店やネット通販で売られている「退職届セット」が最適です。
- メリット：下書き用の台紙が入っていたり、封筒に最初から「退職届」の文字が美しく印刷されていたりします。また、用紙と封筒のサイズが合わないというミスを確実に防げます。
会社指定のフォーマット｜まずは就業規則をチェック
ここが最も重要なポイントです。独自の退職届フォーマット（指定用紙）を用意している会社があります。
- 確認方法：社内のポータルサイトや就業規則を確認するか、信頼できる人事担当者に相談しましょう。指定があるにもかかわらず自前で用意してしまうと、受理されずに二度手間になる恐れがあります。
退職届を入れる封筒の正解｜色・サイズ・書き方
用紙以上に「見た目の印象」を左右するのが封筒です。封筒選びを間違えると、中身を見る前に「マナーを知らない人だな」と判断されてしまうリスクがあります。
なぜ「茶封筒」はNG？ 白封筒を選ぶべき理由
結論から言うと、退職届に茶封筒は避けるべきです。
- 茶封筒の役割：一般的に請求書や領収書、社内の事務連絡などに使われる「実務用」のものです。
- 白封筒の意味：白は「改まった気持ち」を表します。冠婚葬祭や重要書類に使われる白封筒は、退職という人生の節目にふさわしい「礼儀」の象徴です。
- ポイント：中身が透けないよう、内側に紫色の紙が貼ってある「二重封筒」や、厚手のものを選ぶのがベストです。郵便番号を記入する「赤枠」がない、真っ白な封筒が最もフォーマルです。
用紙サイズに合わせた封筒サイズ（長形3号・長形4号）
「用紙はA4なのに、封筒が小さすぎて入らない！」といった失敗は意外と多いものです。以下の対応表を参考にしてください。
|
用紙サイズ |
封筒サイズ（最適なもの） |
折り方 |
|---|---|---|
|
A4（210×297mm） |
長形3号（120×235mm） |
三つ折り |
|
B5（182×257mm） |
長形4号（90×205mm） |
三つ折り |
封筒の書き方マナー（表面・裏面）
封筒の表書き・裏書きは、受け取った上司が最初に目にする部分です。
- 表面：中央やや上寄りに、大きく「退職届」と書きます。
- 裏面：左下半分に、自分の所属部署（〇〇部〇〇課）と氏名をフルネームで書きます。
- 筆記具：黒のボールペン、または細字のサインペンが適しています。裏面の氏名は表面の文字より少し小さめに書くとバランスが良くなります。
どこで買う？ 退職届の用紙・封筒の入手先リスト
「明日提出したいのに、手元に何もない！」というときでも、現代ではさまざまな場所で適切な道具をそろえることができます。
【時短を重視】コンビニエンスストア
現在（2026年現在）も、コンビニは最強の味方です。
- 買えるもの：白無地の封筒（長形3号・4号）が文具コーナーに置いてあります。
- 注意点：郵便番号の枠（赤枠）が入っているものしかない場合があります。その場合は、それを使っても致命的なマナー違反にはなりませんが、できれば枠なしを探しましょう。
【コスパを重視】100円ショップ
100円ショップの文具コーナーは、非常に充実しています。
- 活用術：「上質紙」のコピー用紙や、中身が透けにくい厚手の白封筒が手に入ります。ただし、あまりに紙が薄い安価なタイプは避け、触ったときにしっかりとした厚みを感じるものを選びましょう。
【確実性を重視】文房具専門店・ECサイトでの購入
提出までに数日の猶予がある場合は、ECサイトで「退職届作成セット」を取り寄せるのが最も確実な方法です。
これらはビジネスマナーに精通した専門家によって用紙と封筒が厳選されており、紙の質感や書式の正確性においても、重要書類として十分な品格を担保できます。
退職届の折り方と封筒への入れ方
中身を丁寧に書いても、折り目がぐちゃぐちゃだったり、入れる向きが逆だったりしては台無しです。
きれいに仕上げる「三つ折り」の具体的な手順
- 用紙を平らな場所に置きます（文字が書いてある面を上に）。
- 下から1/3を上に折り返します。
- 上から1/3を下に折り重ねます。
-
- ポイント：定規を活用して折ることで歪みがなくなり、細部まで配慮の行き届いた誠実な印象を与えます。
封筒に入れる向きと「〆（しめ）」の書き方
- 向き：封筒を裏から見て、三つ折りされた用紙の右上部が封筒の上側にくるように入れます。これにより、取り出した時にすぐに文章を読み始めることができます。
- 封印：手渡しで提出する場合、封筒の口は糊付けせず、蓋を折るだけで渡すのが一般的です（上司がその場ですぐに確認できるようにするため）。もし糊付けした場合は、つなぎ目に「〆（しめ）」と書きましょう。
デジタル提出やチャットでの報告はあり？
近年、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を完了させています。紙の退職届を出す前に、今の時代の「デジタルマナー」を確認しておきましょう。
人事システムやメール添付による提出の広がり
SmartHRやfreee人事労務などのシステムを導入している企業では、「システム内での申請」が正式な退職届となるケースが増えています。この場合、物理的な紙を提出する必要はありません。
- メールの場合：「退職届をPDFで添付して送ってください」と言われることがあります。このときは、スキャンした自筆の署名が入ったPDFを送るのがマナーです。
チャットツール（Slack/Teams）での報告と使い分け
SlackやTeamsでいきなり「辞めます」と報告し、PDFを送りつけるのはNGです。
- 正しい順序：まずはチャットで「ご相談したいことがあるので、お時間をいただけませんか？」とアポイントを取り、対面またはWeb会議で口頭で意思を伝えます。そのうえで、会社のルールに従って「紙の退職届」または「デジタル申請」を行いましょう。
ダウンロードしてすぐ使える！ 退職届のテンプレート
退職届を一から自作する場合、正確なレイアウトの構築に予想以上の時間を要するだけでなく、思わぬ書式不備を招くリスクも否定できません。
円滑な事務手続きを実現するためには、標準的なマナーに準拠した信頼性の高いテンプレートを活用するのが合理的です。
ビズオーシャンでは、あらゆる業種で通用する（王道の）縦書きのテンプレートをはじめ、パソコン作成において特記事項などを柔軟に追記できる記書き自由なテンプレートなど、個々の状況に最適化された書式を無料で提供しています。
自身の作成環境や提出先の慣習に合わせた形式を選択し、書類作成の精度と効率を高めてください。
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退職届の提出でよくある質問（Q&A）
提出のタイミングはいつ？
- 法律（民法）：2週間前までに伝えれば、辞められるとされています。
- マナー：業務の引き継ぎを考慮し、1〜2ヶ月前が理想です。繁忙期を避ける配慮があると、より円満な退職につながります。
手渡しできない場合、郵送してもいい？
原則は手渡しですが、病気療養中やリモートワークのみで出社不可の場合は、郵送も可能です。
- ポイント：封筒のなかに「添え状（送り状）」を同封し、直接挨拶できないことへのお詫びを一言添えましょう。また、確実に届けるために「レターパック」や「書留」を利用するのが安心です。
修正ペンで直してもいい？
絶対にNGです。 退職届は「契約解除」という重大な意思表示の書類です。修正液や修正テープが使われた書類は、後から書き換えられた疑いを持たれる可能性があり、社会人としての信用を損ないます。
間違えたら、潔く新しい用紙に書き直しましょう。
正しい用紙と封筒で、自信を持って提出しよう
退職届は、あなたがその会社で働いてきた証としての「最後の仕事」です。
適切な用紙を選び、真っ白な封筒に収め、正しい作法で提出する。この一連の動作には、あなたのこれまでのキャリアへの誇りと、会社への敬意が凝縮されています。形式を整えることで、自分自身の気持ちにも区切りがつき、新しい環境へと自信を持って踏み出せるようになるはずです。
「終わり良ければすべて良し」という言葉通り、丁寧な準備はあなた自身の評価を守ることにもつながります。迷いや不安を解消し、円満な退職を確実に実現するために、まずは今すぐ以下の「3つのステップ」から準備を始めてみましょう。
- 会社指定のルールを確認する：まずは就業規則を再チェックしましょう。会社独自のフォーマットや提出フローが定められている場合、自前の書類では受理されない可能性があるため、事前の確認が不可欠です。
- テンプレートをダウンロードする：レイアウトを一から考える必要はありません。ビズオーシャンのサイトから、自分の状況（手書き・パソコン作成など）に合うテンプレートをダウンロードして、作成の時間を短縮しましょう。
- 必要なものを買う：用紙や封筒が手元にない場合は、早めにコンビニや文房具店へ足を運びましょう。適切なサイズの「白い封筒」と「高品質な用紙」をそろえるだけで、書類の品格はぐっと高まります。
用意が整ったら、あとは深呼吸を1つ。あなたの新しい門出が、素晴らしいものになることを心から応援しています。
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