退職届の理由の書き方と注意点「一身上の都合」とは？ それ以外の時の例文は？

退職届の理由を書くのはなぜ？

退職届に理由を書くことには、実は重要な意味があります。それは退職理由が、自己都合なのか、会社都合によるものなのかを明確な形で書面に記載することです。

“一身上の都合”とは、「自己都合で退職する」と記すことと同義となります。
決して、プライベートな理由を問いただされているわけではないので、ご自身の事情が自己都合に該当するかどうかに頭を悩ませる必要はないのです。

しかし、退職届はそう何度も作成するものではないので、「自分の場合はどうするべき？」と悩む方もいるでしょう。
そんな方のために、ここでは、どんなパターンが“一身上の都合”に該当するのかを紹介します。一身上の都合を理解し、円満な退社を目指しましょう。

退職理由を“一身上の都合”とする具体例とその書き方

基本的な退職の状況を知るために、まずは退職理由を「一身上の都合」とする具体例とその書き方を考えていきましょう。

自分の意思ではない場合以外はすべて一身上の都合とする

労働者側が何らかの理由で退職を希望する場合は、退職理由はすべて「一身上の都合」です。これには、キャリアアップのための転職だけでなく、ケガや病気や体調不良、結婚や出産、介護、Uターンといった理由も含まれます。

業務内容や人間関係といった職場での不満なども自己都合となりますが、そのことをわざわざ書かなくても良いので、結果として多くのパターンで「一身上の都合」になる、と考えて良いでしょう。また転職活動の際にも、前向きな意思で退職していると見てもらえることが多いです。

「一身上の都合」とする場合の書き方

自己都合の場合、退職理由は一律で「一身上の都合」と書いて問題ありません。具体的には、退職届には以下の文例を使えば大丈夫です。

退職理由を「一身上の都合」としない具体例と例文

退職理由を「一身上の都合」としない状況とはどんなものなのでしょうか。具体的に確認していきます。

自分の意思ではない場合は具体的な理由を書く

企業側の事情で退職を告げられた場合は、会社都合による退職となります。倒産や業績不振による解雇や、早期退職制度に応募した場合などが該当します。また、パワハラなどのハラスメントが認められている場合なども会社都合とできる場合があります。

ただし、会社都合による退職であるかどうかは、会社が判断するものです。したがって「部署が変わってモチベーションが下がった」などの個人的な理由の場合は、会社都合とはならないことには注意が必要です。
判断に迷う場合には、人事担当に相談してから退職届を用意する方が良いでしょう。

会社都合の場合の例文

会社都合による退職の場合は、その具体的な内容を記載します。
例としては、「貴社、事務所閉鎖のため」「貴社、業績不振による退職勧奨により」などが挙げられます。ただし、その内容は勝手に書かずに、人事担当と相談しましょう。

退職理由を書く際の注意点

退職届の書き方にも注意する点があります。退職理由を正しく書かないと、退職後に不利になることがあります。

失業保険に影響がある

退職理由が会社都合の場合、雇用保険の失業給付の開始時期が早まる場合があります。具体的には、通常2〜3か月間の給付制限期間がなくなり、7日間の待機期間のみで給付が始まります。ただし、離職票が「自己都合」になっている場合には該当しないので注意が必要です。詳細は会社の人事担当やハローワークに相談してみましょう。

転職活動に影響がある

転職活動をしていると、前職の退職理由を聞かれることもあるでしょう。退職届に記載した理由がネガティブな内容であると、「同じような理由ですぐ辞めるかも」と思われてしまいます。
たとえば、「会社が評価してくれない」「残業をしたくなかった」「上司が嫌いだから」などです。
その結果として、応募先が不審に感じて、不採用になる可能性も否定できません。その点、一身上の都合とすれば、「キャリアアップを目指して」など前向きな姿勢をアピールすることが可能ですから、退職理由の書き方は慎重になった方が良いでしょう。

退職の方法と退職届を提出するタイミング

退職届と退職願はいつ提出するものか理解しておくと、その後の手続きで迷わずに済みます。退職の流れも合わせて確認しておきましょう。

退職の意思を伝え退職願を提出

会社にとってもスタッフの退職は一大事です。そのため、いきなり書面を提出しても混乱するだけです。転職などを理由に退職を決めたら、まずはその旨を切り出して、合わせて退職願を提出すると良いでしょう。目安としては、退職希望日の1〜2か月前に提出しましょう。

話をするのは直属の上司が一般的です。業務の合間や業務時間外に、時間を作ってもらい退職の意思を伝えましょう。その際は、不平不満は口にしない方が話はスムーズに進むでしょう。

退職日の調整をする

業務の引き継ぎなど、退職に必要な事項を確認してから、実際の退職日は決まります。特に取引先との調整などが入ってくる場合、計画通りに進めないと希望通りの日程で退職できなくなってしまいます。ある程度は柔軟に対応しながらも、計画通りに退職できるように調整していきましょう。

退職届を提出

退職届には退職日を記入するため、さまざまな調整がついてから用意することになります。この書類が提出されると、あなたの退職は確定します。

通常、提出先は直属の上司です。この場合も、時間をとってもらって手渡しする方が良いでしょう。もし会社が専用の申請方法を用意している場合は、その手順で進めれば問題ありません。退職届の作成で迷ったら、インターネットにあるテンプレートを活用してみましょう。

シンプルな退職届のテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。

自己都合退職用の退職届のテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。

退職理由は正しく書くことが大切です

退職届の提出は、円満な退職のための重要なステップです。退職理由を正しく書くことで、失業給付などでメリットがあるほか、次の転職へのステップにも大きな影響を及ぼします。

退職理由には、書きたくない事柄も含まれるかもしれません。そうだとしても、簡潔で明確な表現で、ポジティブな理由の伝え方も意識して、適切な表現を選びましょう。「上司が嫌い」などの感情的な理由や個人的な不満は、ここでは避けるように心がけましょう。