面接後のお礼状｜必要性と効果的な書き方ガイド

面接後のお礼状は必要？

面接後のお礼状について、「必ず送るべきか」「選考に有利になるのか」といった疑問を持つ方は少なくありません。

以下では、お礼状の必要性やその影響、企業に与える印象について詳しく見ていきましょう。

お礼状は必ずしも送る必要はない

結論から言えば、面接後のお礼状は必ずしも送る必要はありません。お礼状を送らなかったからといって、不採用になったりマナー違反と思われたりすることはないのです。

しかし、適切に書かれたお礼状は、あなたの印象を良くする効果があります。迷っているのであれば、送ることをおすすめします。

お礼状は、面接の機会を与えてくれた企業に対する感謝を示すとともに、あなたの熱意や誠意をアピールする絶好の機会です。また、ビジネスマナーや気配りができる人材であることを示す良いチャンスでもあるのです。

お礼状が採用に与える影響

お礼状は、直接的に採用の可否を左右するものではありません。しかし、間接的に良い影響を与える可能性は十分にあります。

例えば、複数の候補者の中から最終的な採用を決める際、お礼状を送った候補者の印象が良くなることがあります。特に、他の候補者と評価が僅差の場合、丁寧なお礼状が最後の決め手となる可能性もあるのです。

また、お礼状を通じて自分の志望度の高さや熱意を改めて伝えることで、面接官の記憶に強く残ることができます。これは、多くの応募者の中から選ばれるための大きなアドバンテージとなるでしょう。

企業側のお礼状に対する印象

多くの企業は、お礼状を送ってくる応募者に対して好印象を持ちます。それは、お礼状が応募者の礼儀正しさと熱意の表れだと捉えられるからです。

お礼状を通じて、応募者のコミュニケーション能力や細やかな気配りを評価する企業も少なくありません。特に、顧客対応や社内外とのコミュニケーションが重要な職種では、お礼状の内容や表現が重視される傾向にあります。

ただし、お礼状の内容が形式的すぎたり、逆に自己アピールが強すぎたりすると、かえって印象を損ねる可能性もあります。お礼状を送る際は、誠意を持って丁寧に作成することが大切です。

面接後にお礼状を送るタイミングと方法

お礼状を送ることを決めたら、次は「いつ」「どのように」送るべきかを考えましょう。

ここでは、お礼状を送るタイミングと方法について詳しく解説します。

適切な送付タイミング

お礼状は、面接の印象が鮮明なうちに送ることが重要です。理想的なのは、面接当日か翌日中に送付することです。

遅くとも面接から3日以内には送付するようにしましょう。それ以上遅れると、面接官の印象が薄れてしまう可能性があります。また、次の選考のスケジュールが決まっている場合は、その前に届くよう考慮することも大切です。

ただし、メールで送付する場合は時間帯に注意しましょう。深夜や早朝などの非常識な時間は避け、会社の営業時間内に送付するのがビジネスマナーです。

メールと手紙のメリット・デメリット

お礼状を送る方法として一般的なのは、メールと手紙です。それぞれに以下のようなメリットとデメリットがあります。

状況に応じて適切な方法を選びましょう。

複数回面接の場合の対応

複数回の面接がある場合、毎回お礼状を送る必要はありません。最終面接後には必ずお礼状を送ることが望ましいですが、中間の面接後にお礼状を送るかどうかは、面接の内容や印象によって判断します。

複数回面接がある場合、毎回同じような内容のお礼状を送ると、かえって印象が悪くなる可能性があります。そのため、お礼状を送る場合はその回の面接で特に印象に残ったことや、新たに感じたことを中心に書くようにしましょう。

効果的な面接後のお礼状の書き方

お礼状を送ることを決めたら、早速お礼状を書いていきましょう。
効果的な面接後のお礼状の書き方のポイントは以下の3つです。

どのような書き方をすると効果があるのか、一つずつ確認していきましょう。

お礼状の基本的な構成要素を押さえる

お礼状は基本的に以下の4つの要素で構成されます。

これらの要素をバランス良く配置し、全体で300〜400字程度にまとめるのが理想的です。長すぎると読み手の負担になるため、簡潔かつ的確に伝えることを心がけましょう。

感謝の気持ちを伝える表現を入れる

お礼状の目的は、感謝の気持ちを伝えることです。ただ「ありがとうございました」と言うだけでなく、何に対して感謝しているのかを明確にしましょう。

例えば、「貴重なお時間をいただき」「丁寧なご説明をいただき」など、面接の時間をつくってくれたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。また、「面接を通じて多くの気づきを得ることができました」といった表現も効果的です。

感謝の気持ちを伝える際は、誠実さが伝わるよう心がけましょう。形式的な言葉だけでなく、自分の言葉で率直に感謝の気持ちを表現することが大切です。

面接での印象的な点に触れる

面接で得た企業情報や印象に残った会話を引用することで、真剣に話を聞いていたことをアピールできます。これは、あなたの入社に対する熱意や、面接で説明した内容への理解力を示す良い機会となります。

例えば、「〇〇プロジェクトについてのお話が特に印象に残りました」など、具体的な内容に言及するとよいでしょう。また、「貴社の企業理念に強く共感しました」といった表現も効果的です。

ただし、単に印象に残った点を挙げるだけでなく、それがなぜ印象的だったのか、どのように自分の志望動機や将来のビジョンとつながるのかを簡潔に述べることが重要です。これにより、あなたの思考力や分析力をアピールすることができます。

お礼状の具体的な例文とテンプレート

ここまでお礼状の重要性や書き方のポイントについて解説してきました。

ここからは、お礼状の具体的な例文を紹介します。メールと手紙、それぞれの形式での例文がありますので、お礼状を書く際の参考にしてください。

メールでのお礼状例文

メールでのお礼状は、要点を押さえた簡潔な文面にすることを心がけましょう。
以下の例文を参考にしてください。

このように、件名、宛名、本文、署名の4つの要素を適切に配置し、全体で200〜300字程度にまとめるのが理想的です。メールの場合は、画面の一覧性を考慮し、スクロールせずに読める長さを心がけましょう。

手紙でのお礼状例文

手紙でのお礼状は、やや格式ばった表現を用いて丁寧さを強調することが効果的です。
以下の例文を参考にしてください。

このように、「拝啓」「敬具」などの頭語と結語を用い、全体的に丁寧な文体で統一します。手紙の場合は、メールよりも若干長めの文章でも問題ありません。ただし、1枚に収まる程度を目安にしましょう。

新卒採用面接後に使えるお礼状のメールテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。　

中途採用面接後に使えるお礼状のメールテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。　

面接辞退の申し出をするためのメールテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。　

面接後のお礼状作成時の注意点

お礼状を作成する際には、以下3つの注意点があります。

せっかくお礼状を書いても、内容によってはかえって印象が悪くなってしまうことがあります。好印象を与えるために守るべきポイントを、一つずつ確認していきましょう。

避けるべき表現や内容

お礼状は感謝の気持ちを伝えることが主な目的です。そのため、以下のような表現や内容は避けましょう。

• 過度の自己アピール
  「感謝の気持ちを伝える」という本来の目的から外れてしまいます。
  面接で伝えきれなかった内容をここで補足しようとするのは適切ではありません。
• 面接での不備の言い訳
  マイナスの印象を与える可能性があります。
• 「是非採用してください」など、採用を強く迫る表現
  採用を強く迫る表現は、押し付けがましく感じられる可能性があります。
  「是非採用してください」という直接的な表現よりも、「貴社で働ける機会を心待ちにしております」のような控えめな表現の方が適切です。
• 他社の批判的な内容
  あなたの人格や判断力に疑問を抱かせる可能性があります。

文章のチェックポイント

お礼状の文章は、以下の点を必ずチェックしましょう。

• 誤字脱字がないか
  企業名や面接官の名前、日付などの固有名詞は複数回確認し、間違いがないようにしましょう。これらの間違いは、あなたの注意力の低さを示してしまう可能性があります。
• 敬語の使い方が合っているか
  過剰な敬語や誤った敬語の使用は、かえって不自然な印象を与えてしまいます。
  適切な敬語を使用し、自然な文章になるよう心がけましょう。
• 文章に一貫性があるか
  段落ごとのつながりや全体の流れが自然であるか、主語と述語の対応が適切かなどをチェックします。

また、文章を書き終えたら、一度時間を置いてから読み返すことをおすすめします。これにより、客観的な視点で自分の文章を見直すことができます。

送付後のフォローアップ

お礼状送付後は、返信がない場合でも再連絡は控えるべきです。お礼状はあくまでも感謝の気持ちを伝えるためのものであり、返信を期待するものではありません。

返信があった場合でも、さらなる返信は不要です。次の連絡は企業からの採否連絡を待ちましょう。

ただし、面接時に「〇日までに連絡する」と言われていたにも関わらず、予定の日を過ぎても連絡がない場合は、問い合わせのメールを送ることは可能です。その際も、押し付けがましい表現は避け、簡潔に状況を確認する程度にとどめましょう。

面接後のお礼状に関するよくある質問

面接後のお礼状について、多くの方が疑問を抱いています。

以下では、よくある質問とその回答を紹介します。お礼状を作成する際の参考にしてください。

面接官の名前が分からない場合は？

面接官の名前が不明な場合は、「採用ご担当者様」などの宛名を使用します。これは失礼にあたりませんので、安心して使用してください。

また、人事部や採用担当部署宛てに送付するのも一つの方法です。もし、部署宛てに送付する場合は「株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様」といった宛名が適切です。

名刺を頂いていない場合や、複数の面接官がいた場合などは、このような宛名を使用するのが一般的になります。

お礼状の長さはどれくらいが適切？

適切なお礼状の長さは、A4用紙1枚程度または200〜300字程度です。長すぎると読み手の負担になり、逆に短すぎても誠意が伝わりにくくなってしまいます。

メールの場合は、画面の一覧性を考慮し、スクロールせずに読める長さが理想的です。手紙の場合は、便箋1枚に収まる長さを目安にしましょう。

また、内容が重要なので、文字数だけにこだわる必要はありません。感謝の気持ち、印象に残った点、今後の抱負などを簡潔にまとめることを心がけましょう。

面接後に効果的なお礼状を送って好印象を残そう

面接後のお礼状は、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、自己表現と印象強化の重要な機会です。タイミング、内容、表現に気を配り、誠意と熱意が伝わるお礼状を送付することで、好印象を与えることができるでしょう。

お礼状は必須ではありませんが、適切に書けば採用担当者の印象に残り、選考でのプラス要因となる可能性があります。面接での印象的な点について自分の言葉で誠実に書くことで、あなたの人柄や仕事への姿勢をアピールできます。この機会を最大限に活用し、採用につながる好印象を残しましょう。