会議は開催前から始まっている！戦略的会議開催通知の発行と活用

この記事の著者

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイサー（GBM&A)

■会議の開催日時、場所、出席者を明確にする
■会議件名、目的と期待する成果を明確にする
■会議の議題と各議題の配分時間を明確にする

書式の説明
会議を行なうことを伝えるための案内状

・	会議開催通知の基本情報である、開催日時、場所、出席者を箇条書きにして明示する。
・	場所（会議室）の収容人数を記載しておき、出席者が同席者を考える場合の人数の目安にする参考にしてもらう。
・	会議開催を設定した時間通りに始めたい場合、例えば、出席者には開催５分前には着席してもらうよう注意書きとして書いておく。
・	会議出席者に対しては、もし出席できなくなった時には、事前に事務局に代理出席者の氏名も含めて連絡するように依頼事項を記載しておく。
・	社外との会議開催通知には、出席者の会社名、所属部署名、役職名を入れておき、各出席者がお互いにどのような立場の人が出席するかイメージを理解しておいてもらう。

・

会議の件名は、会議目的を反映した形にして、その件名から何を討議するか出席者がイメージできるようにする。

例えば、「〜に関する状況確認と対応策・アクションプラン決定の件」、「〜に関する課題抽出と対応案確認の件」など。

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会議の目的は、具体的に書き、その会議からどのような結果を引き出そうとしているのか出席者に理解してもらう。

例えば、「前回までの討議結果に基づき、〜の件について課題を明確化して、対応策とアクションプランを決定します。出席者は事前検討をお願いします」、「〜の件について今後の課題をリストアップして、各項目毎に対応策案を確認します。出席者は事前準備をお願いします」などと記述する。

・	議題は、当該会議で議論する項目をリストアップし、その項目名から議題の内容が理解出来る様にする。例えば、「１．前回までの討議結果の確認、２．今回の討議事項；（１）○○、（２）△△、、と記述する。
・	議題の最後には、総括の項目を入れる。各議題毎に得た結論、未検討事項、今後の課題、議論の中で見解・意見が割れた事項の内容確認を行うので、絶対外してはいけない項目
・	各議題毎に想定する時間配分を記し、当該時間内に討議終了できるよう協力依頼する。
・	発表予定者が明確になっている場合、その旨を記載し、出席者に準備を促す。
・	事前検討用配布資料がある場合、開催通知メールに添付するか、配布時期を明示する。