第3回 案内状で集客を図る

セミナーの概要が固まったら、参加者募集のための方法を考えます。対象が、顧客なのか、見込み客なのか、自社のグループ企業なのか、個人向けなのか、などによって適切な方法を選択します。郵送、ウェブページへの掲載、eメールによるダイレクトメール、ファックスなど。案内を受け取った人が手間なく応募できるよう、応募書式をあらかじめつけておくなど、工夫が必要です。すでに取引関係のある相手であれば案内状を送った後に電話やメールで確認を入れると集客率がアップします。

開催場所の確保をいち早く行い、遅くてもセミナー1か月前には案内を完了します。宛先リストなどの個人情報の取り扱いにも十分気を付けましょう。

基本のビジネスレターの形式を使います。本文で、そのセミナーを開催する目的や経緯、前回開催したセミナーとの関連性などを説明します。講師の略歴や、そのセミナーを受講することでどんなメリットがあるかを加えるのもいいでしょう。
ぜひご参加ください、と結んでから、詳細情報を記載します。
●日時、●場所、●講師、●テーマ、●主催/後援、●協力企業、●応募方法、●申込期限、●受講料、●定員数、など。

応募用のはがきや、ファックス、eメールなどの応募書式には、『入手した情報はセミナー開催目的以外で使用しない』旨、個人情報に配慮した一文も加えます。

合わせて用意したいのがチラシです。案内状では伝えきれない情報を補うことができますし、地味な案内状に対し、カラフルなチラシは目を引きます。また、個人を対象としたセミナーなど、広く参加者を募る場合は、企業の受付や公的機関の窓口にまとめて配下しておくこともできます。

チラシのサイズはA4タテ、セミナータイトルは上から3分の1の部分に配置します。記載項目は案内状と同じですが、挨拶文などがない分、セミナーのプログラムや開催場所の地図を入れましょう。
裏面も有効利用です。受け取った人がファックスできるよう応募書式を印刷しておきます。QRコードからウェブサイトの応募フォームに誘導する、というのもスマートですね。