すらすら書ければ仕事が何倍も楽しくなる「議事録」

よくできた議事録は、会議に出席していなかった人も出席者と同じレベルで内容を理解している状態を作り出せるものです。まずは議事録をだれが読むのか、読み手を意識した書き方を心がけましょう。部署内のみの回覧なのか、顧客先も読むのか、会社幹部も目を通す可能性があるのか、では書き方が異なります。想定される読み手はどんな情報を議事録で得たいのか、考えると書きやすくなります。議事録を書くのが上手か下手かで、仕事を理解できているのか、構造化できるくらいにポイントがわかっているのかはっきりわかります。さらに、読み手を意識した議事録を作成できるというのは、配慮の行き届いたできるビジネスパーソンの証でもあります。

次のポイントは「構造」です。議事録は3部構成が一般的です。「題名」「議事の要旨」「内容の詳細」の構成です。テンプレートには「内容の詳細」がありませんが、誰がどのような発言をしたかがわかる「内容の詳細」があると出席者の意向までくみ取ることができます。さらに「内容の詳細」は「見いだし」「小見出し」「説明」の3部構成になっているとテンポよく理解できます。議事録を書く際にいきなり文章から書き始めてしまうと、途中で見直しするはめになることも。まずは「題名」「議事の要旨」「詳細の内容」を考え、次に「詳細の内容」の見いだしと小見出しのみを考えて、全体の骨組みを俯瞰してから、文章を書いてみましょう。

最後によくある困った議事録についてご紹介します。それは、何が結論なのかわからない議事録です。
いろいろとびっしりと書いてあるけれど、何が決定したことなのか、何が先送りになったことなのか、はっきりと書かれていないと読み手によって理解が異なるなど、混乱を招いてしまいます。これでは何のための議事録なのかわからなくなるので、要旨として「決定したこと」「保留になったこと」はきっちりと分けて、箇条書きで具体的な数字や方法を明記し、簡潔に表現しましょう。