取引形態に合致した「納品書」作成法

納品書の作成でもっともよく受ける質問は「通販などで運送便にて納品する場合に日付はどうするのですか？」というものです。
この場合「発送日」と「到着日」という選択肢がありますが、「到着日」で製作するのが好ましいと言えます。
お客様の手元に届いてこそ納品と言えることもさることながら、相手方が法人などで締日を設定して支払いを受けている場合、到着日が締日の翌日となるケースでは、相手方は納品を受けていないにもかかわらず支払いが発生することになります。
一般小売の場合にはさほど問題になるケースはないかもしれまませんがBtoB（法人間取引）などでは特に注意が必要です。

前回のコラム、見積書の作成のポイントで「仕様・サイズ・オプション・諸経費等を正確に記す」と述べましたが、見積書で記したこれらの項目を納品書にも記しましょう。
その際には見積書の表現をそっくりそのままトレースすることがポイントです。
たとえば見積書では「赤」と記したのに納品書では「レッド」と記してはいけません。

見積書で「赤」と記したのであれば納品書でも同じく「赤」という表現を用います。
そこに「お見積書で約束したものをキッチリとお納めいたしました」というメッセージを込めましょう。
些細なことですがトラブルを回避することが出来る重要なポイントです。

第１回のコラムで記したとおり納品書は省略されるケースも増えてきました。

特に一般消費者にとってはあまり重要な書類ではないのかもしれません。
そこで逆転の発想をお勧めいたします。
納品書にさりげなくお買い上げいただいたことへの感謝が述べてあればお客様に好印象ではないでしょうか。
また万が一、商品の配送違いや破損があった場合に、問い合わせ窓口の電話番号やメールアドレスが大きく書いてあれば、お客様に安心感を与えることができます。
弊社ではこれに加えて取り扱い上の注意や使用方法のコツなども盛り込んでいます。
ちょっとした工夫で納品書をパワーアップすることはいくらでも可能です。