第2回　謝罪した後の原因分析の重要性

事故発生に対する詫び状

言い訳や責任転嫁に受け取れる表現は厳禁です！

原因についてダラダラとした言い訳に受け取れる書き方や他の人や物事に責任を転嫁するような表現は厳禁です。それでは、説得力が無くなってしまいます。たとえ本当に自然現象や他人の行為など、不可抗力の事情によって起きてしまった出来事でも、それをも含めて想定できなかったことに原因があったというスタンスで向き合えるかどうかが重要です。言い訳や責任転嫁は、相手の怒りをますます増幅させてしまいます。絶対に気をつけなければならないポイントです。

失敗やトラブルの原因は人を中心に考える

昨今、仕事場でも日常生活でも機械化、情報化がより一層進み、私たちの活動はそれらに左右されることがとても多くなっています。しかし、どんな失敗やトラブルが起こったとしても、お詫状では機械や情報を原因とするのではなく、必ず人を中心に考えなければなりません。機械も情報も私たちにとって便利な道具であっても、それらをどのように選択し、どう活用するかは人が決めることです。ですから、常に起こった出来事の根本を見つめて原因を正確に捉える姿勢が求められるのです。

差出人と受取人の立場を合わせることも忘れずに

お詫状では、何に対する謝罪なのかとその原因分析、言葉の使い方にいくら細心の注意を払っても、差出人と受取人の立場が合っていなければ、全てが水の泡となってしまいます。例えば、先方の組織の長や目上の人に対してお詫状を出す場合など、いくら当事者とは言え、それに見合った差出人の名前で出さなければ大変な失礼にあたってしまいます。内容の構成や表現方法と合わせて、絶対に気をつけなければならないポイントです。是非、頭の片隅に置いておくようにしてください。