反省文-必要なときとその意味合い
顛末書・始末書・反省文、その違いは「不始末内容のレベルの違い」です。始末書は、会社が不利益を被るほど、もっとも重篤な不始末下での謝罪と再発をしない誓いの意があり、顛末書は不始末をあくまでも事実に基づいて経過や理由を表明するものです。反省文となると、不始末としては重篤ではなく、詳細な経過や理由を表明する必要性はそれほど高くない場合に該当する文書です。
例えば、遅刻が増えた、身だしなみが乱れがち、計算ミスのため書類作成が滞る、無神経に有給休暇を使いすぎ、など、会社に損失が生じるほどではないが、このまま継続すると仕事の質が低下したり、周囲に悪影響がもたらされる可能性があるため、改善が必要なときなどに、当人の反省文が求められることがあります。
反省文に盛り込むべき要素
反省文とは、文字の通り、反省と謝罪を伝える書類です。だからといって、反省・謝罪の文章だけでまとめるということではありません。
- 「事実・原因」どんな失敗をしてして、なぜそうなってしまったのかという
- 「反省・謝罪」それに対して、どういう考えがあるのかという
- 「対策」今後どう気を付けていくかの
の3点を盛り込んだ構成が、反省文には必要とされます。
反省文では、まず、自分がした過ちや不始末を正直に記します。言い訳は一切せずに、事実に基づいて書きましょう。その上で、注意された点を今後は改めて、二度と同じ過ちや不正をくり返さないことを明示します。
そのとき、「～したいと思います」・「～しないように気を付けます」と曖昧な表現をするのではなく、「～します」・「～しません」と明言するように書いた方が、反省の気持ちや改善の意志が効果的に伝わります。
反省と謝罪の意を伝えるには敬語表現は必須
顛末書のように、事実に基づいて経過や理由を述べるのではなく、始末書ほどの重大不始末ではなくとも、反省や謝罪の意を表す反省文では、丁寧文が基本になります。ビジネスライティングとしての敬語の使い分けを間違ってしまっては、反省・謝罪は伝わりません。
敬語は重複して使わない（例×「ご指摘になられました」 ○「ご指摘になりました」）、 謙譲語を会社や相手のことに使わない（例×「ご不明な点は、何なりと申してください」 ○「ご不明な点は、何なりとおっしゃってください」×「他の方たちは、時間通りにまいりました」○「他の方たちは、時間通りにいらっしゃいました」）など、不適切な表現にならないように留意が必要になります。
反省の言葉を事務的なものにしない
反省の言葉といえば、「申し訳ございません」「失礼いたしました」「以後、気を付けます」などが、一般的です。しかし、反省文の場合は、これらの表現が単に事務的で表面的なものとしてしか伝わらない場合があります。
そこで、せっかくの反省文が今後の信頼回復につながる機会としていくためにも、反省の言葉そのものにバリエーションを備えることをお勧めします。
「お詫びの申し上げようもありません」「ご迷惑をおかけし、とても顔向けできません」「ご指摘の通りで、弁解の余地はありません」「認識が甘く、申し訳ないことをしました」「ご報告できず、申し訳なく思っています」「不徳の致すところでございます」など、その不始末と経過に見合った表現を用いると効果的です。ただ、その際、は反省・謝罪の反復にならないように注意をしてください。