あなたの「送信者名」はどのタイプ？
ビジネスで交わされるメールの量が増えるとともに、「件名」に工夫をする人が増えてきました。
どんな文句を入れれば開封してもらえるだろうか。
日々、多くのビジネスパーソンが試行錯誤しています。
では、「送信者名」はどうでしょうか？
受信箱では「件名」と並んで一緒に表示されるにもかかわらず、あまり気を配っていない人が多いように感じています。
次に挙げる事例は、私の受信箱の中でよく見かける送信者名です。
みなさんに当てはまるものはありませんか？
英語表記で設定している
まずは「Tomoaki Hirano」といった英語表記のもの。
海外とのやりとりが多い場合や、仕事上の理由でそのように設定している場合は別ですが、そうでないならあまり意味がありません。
スパムメールと間違われる可能性が高い上に、パッと見て誰だか分かりにくいのが難点です。
漢字には、文字の一つひとつに「意味」があります。
その人のお名前と、その人の印象を重ねて記憶していることも多いものです。
そんな日本語の利点を生かすためにも、日本でビジネスをするなら、日本語表記にすることがおすすめですね。
メールアドレスが設定されている
名前を覚えていても、メールアドレスまで覚えていることは稀です。
本文を読めば送り主が誰なのか分かるとしても、ちょっと不親切な印象が否めません。
最悪の場合、開封されずにゴミ箱へ直行……というパターンも考えられます。
送信者名と送り主の名前が違う
送信者名に表記されている名前と、実際にメールを送っている人の名前が違っていることがあります。
一体誰と共有しているパソコンなんだろう……？
そう不審に思われてしまうのも無理はありません。
顧客対応を１つのアドレスに絞って行っている企業もありますが、全体的な傾向としては、メールはよりパーソナルなものとして認識されるようになっています。
「複数の人に宛てて送るもの」というよりは、「個人宛に送るもの」と考えるほうが普通の感覚と言えるでしょう。
ですから、複数人で1台のパソコンを共有する際には、アカウントを分けるなどの配慮をしましょう。
送信者名の設定ひとつで、信用度が大きく変わってくるのです。
適切な送信者名は、会社名＋名前
では、どのような送信者名を設定すればよいのでしょうか。
会社名や部署名だけでは個人が特定できません。
かといって、個人名だけではどこの誰なのかを伝えることができません。
そこで、企業に所属している人の場合は、「会社名＋部署名＋個人名」とするのが良いでしょう。
私自身は「個人名（会社名）」で設定
会社よりも、個人のイメージが強いため、その方が誰なのか分かってもらいやすいからです。
セミナー情報
本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。
■ビジネスメールコミュニケーション講座（ベーシック編）
https://businessmail.or.jp/curriculum/basic/
■ビジネスメールの各種セミナー
https://business-mail.jp/