確実に開封される件名を

お客様から、先日行った打合せの議事録をメールで送るように依頼されました。 議事録ができあがり、さぁ送信です。 次のうち、最もふさわしい件名はどれでしょうか？ 1. 「先日はありがとうございました」 2. 「ご依頼の件」 3. 「○月×日お打合せの議事録」

「何の」用件なのかを書く

タイトルを見て、内容がパッとイメージできる言葉を入れましょう。
すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのか。
受け取った人はその後の行動を起こしやすくなります。

また、同じ用件で何通も送る場合には、常に一定のキーワードを入れておくとよいでしょう。
送信者も、受信者も、メールの整理がしやすくなります。

「いつの」用件なのかを書く

用件の期日や回数、号数などを入れておくと、それがいつのものであるのか特定しやすくなります。

過去のメールをさかのぼって調べ物をする際に、期日や数字が大切な手がかりになるのです。

「どうしたいのか」（概要）を書く

このメールで何を伝えたいのか、相手に対してどうしたいのかを明記しておきましょう。

受け取った相手は、話の概要を大まかにつかみ、こころの準備をしてからメールを開封することができます。

メールの主題が変わってきたら

メールのやり取りが続き、何往復もしているうちに、メールの主題が変わってくることがあります。

このような場合は、「Re:」の数が増えていくのを放置するのではなく、主題の変化に合わせて件名も付け変えるようにしましょう。

つけてはいけない件名

開封してほしいばかりに、「日本初」「世界一」といった誇張表現を使ってしまう場合があります。

しかし、内容と件名にギャップがあるようでは、信用を失ってしまいます。

事実を、客観的に、的確に表現すること。
常にこれを心がけて件名をつけましょう。