メールの「読みやすさ」は「見やすさ」です
早速ですが、以下の例をご覧下さい。同じ内容を伝えるメールです。あなたなら、どちらが「読みやすい」と感じるでしょうか。
例①
お世話になっております。PersonaliTVの佐藤安南です。次回の構成会議の日時と場所が確定しましたので、ご確認くださいませ。日時は2/27（木）13:30-15:30、場所は弊社第1会議室です。資料は当日こちらで用意いたします。不明な点がありましたらお気軽にお問い合わせください。どうぞよろしくお願いいたします。
例②
お世話になっております。
PersonaliTVの佐藤安南です。
次回の構成会議の日時と場所が確定しましたので、ご確認くださいませ。
■ 日時：2/27（木） 13:30-15:00
■ 場所：弊社第1会議室
＊ 資料は当日こちらで用意いたします
ご不明な点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
どちらのメールも、挨拶・名乗り・要旨など、メールの基本をきちんと押さえて書かれています。また、どちらの文章も分かりやすく簡潔ですね。
しかし、内容や文章表現がほぼ同じでも、パッと見て内容を理解しやすいのはどちらかとなると、やはり例②のメールだと多くの方が答えるでしょう。
本や雑誌、新聞などであれば、例①のようにぎっしりと文字を詰めて書かれているのが普通です。これは、多くの情報を、文脈にそって詳細に伝えることが求められるメディアだからです。
ですが、メールは違います。メール、特にビジネスメールの役割は、「用件を確実迅速に分かりやすく相手に伝えること」です。しかも多くの場合、ビジネスメールで伝えられる用件は１つだけです。
つまり、ビジネスメールは「じっくり読んでもらう」ものではなく、「パッと見て理解してもらう」ツールなのです。
例②のメールを「分かりやすい」と感じるのは、挨拶・名乗り・要旨などの要素ごとに空行が入ることで、文章が意味の上だけでなく視覚的にもグループ化されているからです。グループ化された文章なら、パッと見ただけですぐに内容を把握することができます。
お分かりでしょうか。ビジネスメールの読みやすさを大きく左右するのは、視覚に配慮したレイアウトなのです。
「見やすい」レイアウトにするためのポイントとは？
では、メールを「見やすく」するレイアウトのポイントは、どのようなものでしょうか。
まず、前段でもお伝えしたように、項目や意味のまとまりごとに一行空け、文章をグループ化することが大切です。グループ化することで、メール全体の構成も分かりやすくなり、どこの部分が一番大切なのか、より明確になります。
グループ化する時に気をつけていただきたいのは、文節で適度に改行すること、そして一文をできるだけ短くするということです。一文がダラダラと長すぎる文章では、いくら改行しても読みにくさは解消されません。
さらに、例②のメールにもあるように、重要な項目は箇条書きを使うこともポイントです。「■▲●＊」などの記号や、「—-」などの罫線を使うと、重要な情報がどこなのか、いっそう分かりやすくなります。
また、漢字を使いすぎないということもポイントです。難しい漢字や熟語が多く使われていると、その漢字を読むことに多く時間が費やされてしまいます。
送信ボタンを押す前に、少し離れたところからメールを眺めて見ましょう。全体が白っぽくスッキリしていると感じるメールが「見やすいメール」のレイアウトです。これからはぜひ、メールも「見た目」を意識して書くように心がけて下さい。
セミナー情報
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