第18回ビジネスチャンスを広げる署名の書き方｜押さえておきたいビジネスメール｜書き方コラム

「署名」を、販売促進ツールとして活用しよう！

以前このコラムで、ビジネスメールの「署名」は、あなたにとっての「第２の名刺」であるとお伝えしたかと思います。外部にメールを送るときは特に、名前とメールアドレスだけでなく、電話／FAX番号、住所、会社のHPアドレスなど、名刺に書かれている情報は、署名にも同様に盛り込むことが必要です。

ところで、あなた自身の名刺や、あなたが交換した様々な名刺には、実際には、どのような情報が盛り込まれているでしょうか。

会社名／役職／名前／住所／電話番号だけという、基本情報のみのシンプルな名刺は、最近ではむしろ珍しいのではないかと思います。会社のロゴだけでなく、キャッチフレーズを挿入したり、名刺そのものがチラシのようにデザインされていたりなど、名刺は今や、販促ツールとしても使われるようになっているのです。

ということは、ビジネスメールの「署名」も、ビジネスチャンスを広げる手段として、様々な形で活用することが可能だということです。

たとえば、不特定多数の相手へ対する営業メールなどには、住所とともに、Google MapsのURLを載せたり、営業日や営業時間を署名に明記したりすることで、スムーズな来店を促すことができます。

会社やあなた自身のブランドイメージを伝えるキャッチコピー、ＰＲ用の効果的なフレーズなどを、署名欄に併記してもよいでしょう。本文内にこうしたＰＲ用コピーを書くと、いかにも営業目的のメールに見えてしまいますが、署名欄の中でなら、さりげなくアピールをすることが可能です。

また、新たに出版した本の紹介、新商品の販促キャンペーンなどの情報も、署名の中に組み込んで伝えることができます。詳細情報のURLを記載すれば、興味を持った相手をそのサイトへすぐに誘導することができ、集客アップが見込めます。URLをクリックするだけでよいという手軽さも、メールの大きな利点です。

個人事業主の方などは、署名の中にメールマガジンの登録URLを組み込むことで、見込み客の獲得をはかることもできますね。セミナーや個別コンサルティングなどの告知／受付URLなどを記すのも効果的です。

「盛り込み過ぎ」は逆効果！

ただ、いくら「署名は第２の名刺」とはいえ、あれもこれもと欲張って情報を盛り込み過ぎるのは逆効果になってしまいます。

ある方の署名を拝見したところ、ご自身の会社のキャッチフレーズ、キャンペーン情報が延々と記され、ご自身のお名前やご連絡先が最後に申し訳程度に書かれている…という状態でした。これでは、「連絡先を確実に伝える」という署名の役割を損ねるだけでなく、PR情報ばかりが強調され、かえって受信者に不快感を与えることになりかねません。

また、署名部分を区切る罫線の選び方にも注意が必要です。星（☆）や音符（♪）などを多用した、いわゆる「キラキラ罫線」や、HTML形式で書かれた、色付き・絵文字付きの罫線は、基本的には、ビジネスシーンではふさわしくありません。もちろん、これはケースバイケースですので、場合によってはイメージアップにつながることもあるでしょう。しかし、過剰な装飾は、時として受信者に不快感を与えることもありますので、この点は注意が必要です。

「署名」は、本文と同じく、できるだけ簡潔明瞭に、伝えたい内容を絞り込んで書くことが大切です。ぜひ、必要に応じて定期的に「署名」の内容を見直し、ビジネスチャンスを広げるツールとして、効果的に「署名」を活用していただきたいと思います。