第19回 すぐに返信ができない場合のメールのコツ

受信したメールへの返信は、いつまでにされていますか。実は、24 時間以内に返信が欲しい人の合計は 78.33%（出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2014」）で、ほぼ8割。この結果から、24 時間（1 日）以内に返信することが、望ましいと思われます。

しかし、すべてのメールに24時間以内に返信できるかといわれると、難しいところです。返信すべき内容に対して別調整が必要だったり、確認作業が必要になったりと、返信までに別作業が発生することも、よくあることです。忙しくてメールの返信にまで手が回らない日もあるでしょう。だからといって、受信したままにしておくと、相手からは「返事が遅い」という事実から「仕事が遅い」さらには「信頼できない」と思われてしまいかねません。では、どのように対応すればよいのでしょうか。

返信が遅れる旨のメールを送信しましょう

メールを読んだこと、内容への返事は追って、再度行うことを書いた受信確認メールを、相手方に送信しましょう。これで、相手から「返事が遅い」といわれることはなくなり、「届いているかな・読んでもらったかな」と不安にさせることも、防ぐことができます。

遅れる理由は、具体的に書きましょう

さらに「なぜ返信が遅れるのか」を具体的に書くことで、より丁寧な印象を与えることができます。「関係所属の担当者に内容を確認するため」「会議が連続して入っているため」「月末の締め切り作業に追われているため」と理由を書けば「ただ、後回しにしているのではない」ということが相手に伝わります。また「間違いのないように、きちんと内容を確認するために、お時間を頂戴したい」と書くと、「きちんと対応してくれている」と、逆に良い印象を与えることもあるでしょう。

返信する期限を書きましょう

「追って、お返事さしあげます」と書かれたメールを受け取ったあと、みなさんなら、いつまで返事を待ちますか。1日後、2･3日後、1週間、1ヶ月･･･。ここまでくると、返信を忘れているのかも･･･とも考えてしまいますよね。返信忘れとまでいかなくとも、「そろそろ返事がきたかも」と、受信ボックスを何度も確認することは、よくあること。実はこれ、小さなストレスを、相手に与えてしまっていることになります。回避するためには、いつまでに回答するのか、自分で期限を設けて伝えましょう。その際、「後日」や「来週」などあいまいな表現ではなく、「金曜日の17時までに、お返事差し上げます」と、誰が読んでも、1つの解釈になる日時を書いて伝えることもポイントです。

24時間以内の返事ができなくても、対応次第では、あなたの信頼度をあげることもできます。すぐに返事ができない場合のコツ、参考になさってみてくださいね。