第24回 添付ファイルに関するビジネスマナー(3)添付ファイルがあることを記載する

添付ファイルがあることが、書かれていないとどうなるのか

ファイルが添付されているのに、本文中に添付ファイルについて何も書かれていないメール…、困りますよね。このファイルが、なんのために添付されているのかわからない。ウイルスである恐れもあるので「とりあえず開けてみる」ということもできません。メールを読んでも何も書かれていないため、添付ファイルに気がつかないケースもあります。

相手にわかりやすく記載する

本文中に、添付ファイルがある旨を記載することは必須です。では、記載する際はどのような書き方が良いのでしょうか。
「添付ファイルをご確認ください」と文中に書くのも良いですが、記号と箇条書きを利用すると、視覚的にも確認しやすくなります。

例１
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添付ファイル:　●●請求書＠月分.pdf
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例２
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添付ファイル:
１. ●●件に関する【導入】マニュアル.docx
２. ●●件に関する【操作】マニュアル.docx
３. ●●件に関する【管理者用】マニュアル.docx
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いかがでしょうか。複数のファイルがある場合、種類や数について一目瞭然ですね。またファイルの付け忘れなどのヌケ・モレを防ぐというメリットもあります。

また、ファイル名にも配慮しましょう。「請求書」「見積書」「依頼文」このようなシンプルなファイル名だと、パソコンに保存された場合、数日経過すれば、ほぼ間違いなく何の請求書だったかがわからなくなってしまいます。おおよその内容が把握できるファイル名であれば問題ありません。

「添付ファイルをご覧ください」だけでは相手を戸惑わせることも

きちんと「添付ファイルをご覧ください」と書かれていても、何故そのファイルが送られてきたのかがわからなければ、受信者は何をしていいのか、戸惑ってしまいます。

「何のために添付ファイルを送信したのか」「添付したファイルで伝えたい要点は何か」「添付ファイルを見てもらった上で、何を相手にしてほしいのか」という内容を意識し、本文に記載しましょう。例えば「参考資料としてお送りします。ご一読ください」「必要な部分にご入力の上、ご返信ください」など。そうすれば受信者側は、添付ファイルを開ける前の段階で、何をすればいいのかを予測してファイルの内容を見ることができるため、ストレスが軽減され、作業の効率化にもつながります。

添付ファイル忘れ対策にも有効

過去の事例として「添付ファイルを付け忘れた上に、本文にも書いていなかったため、受信者が添付ファイルがないことに気づかなかった。締め切りの期限が過ぎても返事がないので、催促の連絡をしたら、こちらのミスで大失敗をしてしまった」ということがありました。添付忘れは誰にでもあることですが、本文中に書いておくことで、指摘をしてもらえるので、仕事が遅れるなどの大きなトラブルを防ぐことができます。

添付ファイルについて書いていないケースを調べてみると「今回、書き損ねていた」という場合が多いようです。そのため意識をしてないと、誰もがしてしまいがちなミスだと言えます。容量や拡張子のチェックとともに、本文中に添付ファイルについて書かれているか、確認するよう心がけてみてください。