書くだけじゃもったいない　 日報を効率化し、ナレッジやノウハウとして活用する方法とは

日報の目的

冒頭にあるように、めんどくさい日報をなぜ作成する必要があるのか。まずは日報の目的からみてみましょう。

1.振り返り

日報の1番の目的はなんといっても業務を振り返ることです。
いつ、どんな業務をしたのか記憶に残しておくことで、後から見返したときに、業務効率や生産性の向上など、自身がどれだけ成長したのか確認することができます。

2.タスク・進捗の整理

自身が行った業務内容や進捗を上長やチーム長にも分かるように報告するには、業務やプロジェクトを可視化する必要があります。

この過程において、業務の進捗や残タスクが整理されるでしょう。

3.ナレッジやノウハウの蓄積

業務内容や進捗の他に、工夫したポイントや気付き、上司からのアドバイスなども記録として残しておくことで、日報はナレッジやノウハウとして活用することが可能になります。

また、それらを組織内で共有することにより、集合知となり、組織全体のスキルや生産性の底上げにつながります。

日報のルール

業務日報や営業日報、工事日報など、日報にはさまざまな種類が存在しますが、どの日報においても共通のルールがいくつかあります。

1.必要な項目

日報の種類にかかわらず、下記の項目は盛り込むようにしましょう。

上記以外にも、業務形態や自社のルールなどに応じて必要な項目を追加するといいでしょう。

2.フォーマットは統一しよう

日報自体に既定のフォーマットが存在するわけではありませんが、少なくとも組織やチーム内では同じフォーマットの日報を使用するようにしましょう。

従業員により形式が異なっていると、管理者が確認しづらくなるのはもちろんのこと、後から集計や検索をする際もオペレーションが煩雑になり、手間や時間がかかってしまいます。

3.自分以外の人が見ても理解できるように

前述にもあるように、日報は自分自身の振り返り以外にも、上長が確認したり、組織内で共有することがあります。

この場合、自分にしか分からないような書き方だと、上長から正確なアドバイスがもらえなかったり、組織内でナレッジやノウハウとして活かすことができません。

そこで、５W1H(いつ・どこで・誰が・なぜ・何を・どのように)を意識して作成するなど、読み手が理解しやすい書き方を心がけましょう。

4.作成はその日のうちに

どんなに忙しくても、日報はその日のうちに作成するのがいいでしょう。

翌日以降にまわしてしまうと、正確な業務内容や気付きを忘れてしまうからです。

業務改善やナリッジやノウハウとして活用するのであれば、なおさら正確な記憶を残す必要があります。

5.管理者は必ずフィードバックを

管理者もまた、忙しいからといって提出された日報に対するフィードバックを怠たってはいけません。

上長からのフィードバックやアドバイスがないと、提出する側にとって、日報の作成が単なる作業となり、モチベーションを低下させてしまいます。

日報の課題

日報の重要性が分かったところで、次は日報の課題について見てみましょう。

作業負担が大きい

日報は毎日のことであるため、作成・提出する部下にとっても、確認する上司にとっても大きな負担となってしまいます。

そのため、日報の作成や管理の作業が、本来注力すべき業務の時間を圧迫しないよう、工数を減らすための工夫が必要になります。

検索・集計の非効率

とくに紙媒体やメール、チャットなどで日報を運営している場合にぶつかることが多いのがこの課題です。

まず、紙やメール、チャットなどで日報のやりとりをしていると、日報を紛失したり、特定の日付や条件のものを探すのが困難になります。

また、見たい日報が見つかったとしても、集計の際にミスをしたり、オペレーションが煩雑になってしまうため、日報の情報をナレッジやノウハウとして落とし込むまでに膨大な手間がかかってしまいます。

日報の効率化にはワークフローシステム

前述にもあるように、毎日の業務である日報は、各自の負担にならないよう少しでも工数を減らす工夫をする必要があります。

そこで、日報を効率化するツールとしておすすめしたいのがワークフローシステムです。ワークフローシステムは、社内で行われる各種申請をデジタル化します。

ワークフローシステムが日報の効率化に役立つ理由

それでは、ワークフローシステムが日報の効率化に役立つ理由についてみてみましょう。

1.作成・管理の負担軽減

ワークフローシステムの中には、入力を補助する機能が備わっているものもあります。
このようなワークフローシステムを利用することで、入力漏れや入力ミス、誤字脱字といったミスを防止することができます。

また、提出された日報をデータとしてシステム上で一元管理することができるため、保管などの手間を軽減することができます。

2.検索性、集計効率の向上

ワークフローシステムでは、日報の情報をデータとして保管することができるため、過去の日報の検索性が向上します。

また、ナレッジマネジメントに役立つ機能を備えたワークフローシステムであれば、集計してグラフにしたり、CSVなどで出力することができるため、データ化された日報の情報をノウハウやナレッジとして活用しやすくなるでしょう。

まとめ

今回は、日報の基礎知識や課題、効率化する方法などをご紹介しました。

作業内容や進捗状況の把握に役立つという点から、とても重要な業務であることには変わりありませんが、毎日の負担を考えると、書き溜めて、個人でときどき見返すだけでは非常にもったいないといえるでしょう。

ワークフローシステムは、作成や管理といった業務を効率化すると同時に、日報をナリッジやノウハウとして昇華することできます。

日報をさらに意味のあるものにするためにも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。