溜めないでささっと書きたい「出張報告書」
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PRコンサルタント＆コーチ
目的、プロセス、成果が一目瞭然
出張報告書とは、出張の成果や現地でどんな仕事をしたのかをわかりやすく伝える報告書です。
出張の目的、現地での行動、得られた成果が一目でわかると、報告を受ける上司側の負担も少なくてすみます。さらにテンプレートのように所感がまとめられていると、上司がこの出張を受けて、次にどうすべきか判断する材料となります。枚数はA4一枚程度がちょうどいいボリューム。出張のポイントも理解しやすくなります。なお、補足が必要な場合は添付資料を付けましょう。
客観的に事実を書く
出張報告で大切なもう一つのポイント、それは客観的に事実を書くということです。推測や憶測では
なく、実際にあったことを書きます。テンプレートのように箇条書きを一部取り入れてもよいでしょう。「私は○○と感じた」「私は○○だと思った」といった「私」が主語になっている文章は所感の欄に書きましょう。事実と感想／推測が切り分けられていると、読み手も頭のなかで整理しやすくなります。
具体性とイメージの力
最後に「できるビジネスパーソン」の出張報告書に欠かせないポイントをご紹介します。それは、
読み手がイメージしやすくなる材料を盛り込むということです。地名や店舗名などの具体的な名称や画像を入れてみると、ぐっと想像しやすくなります。テンプレートの場合、「宣伝用ポスターやポップなどが小さく地味」とありますので、宣伝用ポスターの大きさがわかるような写真を添付するなどが考えられます。画像は文字とは比較にならないほどたくさんの情報量を含んでいます。画像を効果的に使って、周囲から一目をおかれるような出張報告書を作ってみてはいかがでしょうか。
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