第1回 プレゼンテーション資料を作る為に ／Microsoft Officeそれぞれの役割

Microsoft Officeそれぞれの役割

私が、企業研修やセミナーで必ず一番最初にお伝えすること、それがMicrosoft Officeソフトの役割です。これは、多くの人が殆ど意識していないけれど、とても大切なことです。
みなさん、会社のパソコンには当たり前のようにWindowsがインストールされており、当たり前のようにPower Point、Excel、Wordなどを使用していませんか？予め用意されているソフトをなんとなく使っている、なんてことはないでしょうか。

よく見受けるものとして、Excelでシートごとにセルを無理やり調節しながら資料全部を作っていたり（理数系企業に多いです！）、Wordでスキーム図を描いている、などがあります。それらは、ソフト本来の用途を正しく使用していないために、作るまでに時間がかかり、また、編集をしなければならなくなった時にとても手間がかかる上、うまく編集ができずに配置がズレたり大きさが変わったりしてガタガタの汚い資料になってしまいます。

それぞれのソフトにはちゃんと役割があります。そしてその役割を遂行するための有効な機能が備わっています。例えば、Wordには文頭や文末を揃える機能があります。しかし、数字を自動的に加算する機能はついていません。それはWordが文章を書くためのソフトだからです。逆に、Excelには数字を自動加算する機能がついていますが、文頭や文末を揃える機能はついていません。それはExcelが集計をするためのソフトだからです。一つのセルに長文を打ち込んでも、その文章を整える機能はExcelにはありません。しかし文章を書くためのソフトであるWordならば、長い文章を一瞬で整えることができます。

そして、Power Pointはプレゼンテーション資料を作成するためのソフトです。なので、プレゼン資料を作成するために有効な機能が備わっています。Power Point以外のソフトでプレゼン資料を作るということは、その有効な機能をみすみす使わないでいるということなのです。

用途に沿ったソフトを使うことで、資料をうまく、早く、そして綺麗に作ることが出来ます。大前提のお約束として、覚えておいて下さいね。

PowerPoint（パワーポイント）を知る

資料作成に必要な知識はいろいろあります。例えば、私の著書「スティーブ・ジョブズのプレゼン資料はなぜスゴイのか？」にも書いている「色を乱用しない」「情報を整理する」「余白を作る」、また他にも「配布資料とオンスクリーン資料を作り分ける」「図解を用いる」「スムーズなストーリー展開を組み立てる」「章立てにする」「文章は要約する」など、重要な要素はたくさんあります。

しかし、これらの知識があったとしても、ソフトが使えなければ元も子もありません。Power Pointの機能を知らなければ、自分がイメージしている作りたい資料が作れないですし、作業に時間がかかります。知っていれば5分で終わる作業を1時間以上もかけて苦戦しながら取り組んでいる、なんていう人をよく見受けます。資料を作るには、資料を作るためのツールを使いこなすことが大切です。まずはPower Pointを知りましょう。

次回は、資料作成に必須なPower Pointの機能についてお教え致します。