経費削減のメリットやアイデアを紹介! 実行する前に注意すべきこととは?

経費削減の基本的な考え方

経費削減に取り組む際には、効果の大きいところから着手することが基本です。

細かい取り組みも地道に続ければ成果が期待できますが、得られる効果が小さく目に見えにくいため、従業員がモチベーションを維持するのは困難です。

また、どのように経費を減らすのかを決めたら、目標値を定めましょう。たとえば、「1ヶ月の広告費を〇％削減する」といった具合です。目標の数値化により、取り組みが実を結んでいるのかどうか確認できます。

なお、企業の経費削減には、「不要な経費のカット」と「業務効率と生産性の改善」という2つのアプローチがあります。

前者は、部屋の照明をその都度消す、広告費を見直すなど、後者はシステムやツールを導入して効率化を図り、業務時間短縮や人件費削減を狙うアプローチです。

経費削減のメリット

経費削減の取り組みにより、利益の最大化を図れます。どれほど売上を伸ばしていても、経費が多いと利益を圧迫します。無駄なコストを減らせれば、自然と収益は向上するでしょう。

企業価値が高まるメリットもあります。十分な利益を確保できるため、新商品や新サービスの開発、新たな市場への進出などが可能となるためです。また、無駄なコストを排除する取り組みの中で業務効率化が進み、生産性向上につながるのもメリットです。

無駄な経費をなくし、十分な利益を確保できるようになれば、組織の防御力も高まります。自然災害や感染症拡大など、外的要因により組織が窮地に晒されたときも、潤沢な資金があれば組織を守れるでしょう。

経費削減のアイデア5選

基本的には、大きな成果が期待できるところから経費削減の取り組みを進めます。

電子契約や経費精算システム、インターネット広告の導入、インフラの見直し、事業の仕分けといったアイデアが有効です。

電子契約の導入

電子契約とは、従来のように紙を用いず、オンラインで契約を交わすシステムです。

電子文書に電子署名とタイムスタンプを付与することで、内容が改ざんされていないことを証明でき、法的に有効な契約を行えます。

電子契約を導入すれば、紙で契約書を作成する必要がありません。そのため、紙代やインク代、印紙代などを節約できます。また、契約書の作成や郵送にかかる手間を軽減でき、業務効率化につながるのもメリットです。

経費精算システムの導入

経費精算システムの導入により、手間のかかる経費精算を効率化できます。

交通費や宿泊費など、経費の計算を1件ずつ行うのは手間と時間のかかる作業です。従業員数が多く、事業規模も大きな企業ならなおさらでしょう。

システムを導入すれば、これらの作業を効率化でき、担当者の負担も軽減できます。交通費を自動計算できるシステムであれば、スピーディーに経費を計算でき、ミスも発生しません。また、面倒な経費の仕分け作業も自動化できるため、業務時間を大幅に短縮できます。

インターネット広告の導入

インターネット広告は、Webマーケティングにおいて一般的な手法です。

リスティング広告やSNS広告、バナー広告、リターゲティング広告などさまざまな種類がありますが、どれも低予算で取り組めるメリットがあります。

費用対効果の高さも、インターネット広告の魅力です。広告の効果を細かく検証できるため、その都度見直しをしつつ改善を図れます。試行錯誤を繰り返す中でブラッシュアップでき、より効果的な広告の配信が可能になります。

また、自社のターゲットに絞り、広告を配信できるのもメリットです。エリアや性別、年齢、過去の行動履歴などをもとにターゲティングを行えるため、自社商品やサービスの特性に合わせた広告の活用が可能です。

インフラに関わる経費の見直し

オフィスのインフラに関するコストを見直すのも、経費削減に有効です。

たとえば、水道光熱費やオフィスの賃料、通信費などが該当します。電気代のプランを見直す、空調の設定温度を調整する、オフィスの移転・縮小を検討する、といった施策が挙げられます。

特に、オフィスの賃料は高額であるケースが多いため、見直しにより大幅な経費削減が可能です。事業の規模や従業員数に合った大きさのオフィスか、今の立地でないといけないのかなどを考え、場合によっては移転も検討するとよいでしょう。コロナ禍によってテレワークが一般化した現代では、物理的なオフィスを見直すインセンティブが高まっています。

また、有料アプリケーションソフトを無料のもので代用できないかも要チェックです。現在では、機能性に優れた無料ソフトが多々あります。無料ソフトはセキュリティ上の懸念がありますが、そこをクリアできるのなら乗り換えを検討してみるとよいでしょう。

事業の仕分け

利益拡大が見込めない、将来性がないといった事業に関しては、打ち切りや方向転換も視野に入れなくてはなりません。

そのまま資金を投入し続けるのは非合理的であり、いたずらに経費を無駄にしてしまいます。市場の成熟度や競合の勢いなども分析し、事業を仕分けしましょう。

また、うまくいっている事業であっても、経費を無駄にしている可能性があります。この問題を解決するには、業務ごとに細分化し、無駄な経費が発生していないかどうか確認してみましょう。無駄な経費の削減により、利益の最大化を図れます。

経費削減実施の流れ

経費削減を実施するときは、現状の把握から始めます。いま会社がどういう状況なのかを把握しないことには、何から手をつけてよいのかわかりません。現状から経費の割合やネックになっている項目などを把握し、現実的に削減できる部分を抽出しましょう。

次に、経費削減案を作成します。ここでは、具体的にどう経費を削減するのかを考えます。システムを導入する、オフィスを移転するなど、具体的な案を出しましょう。また、併せて目標数値も設定します。できるだけ具体的かつ実現可能な数値を設定しましょう。

削減案と目標数値が決まったら、従業員に周知します。ただ伝えるだけでなく、従業員に求めるアクションを伝えましょう。素晴らしい削減案を作成できても、従業員に周知しなければ浸透せず、成功しません。

あとは、経費削減案を実行に移します。ただ、実行しておしまいではなく、目標数値にきちんと近づいているかどうかを定期的に確認しましょう。必要に応じて削減案の見直しも行い、PDCAサイクルを回しつつブラッシュアップしていきます。

経費削減を実行する前の注意点

経費削減の目的は利益の最大化です。経費の削減そのものが目的になると、職場環境の悪化や従業員のストレスにつながり、モチベーション低下を招きます。これでは、生産性も低下してしまい、余計に利益を損ねてしまうおそれがあります。

人件費を削減しすぎるのも要注意です。不要な人件費の削減であれば問題ありませんが、必要な人材まで排除してしまうと、商品やサービスの品質低下、業務スピードの低下などを招きます。

また、広告費を削減しすぎると、認知の低下につながるおそれがあるため注意が必要です。世間の人々に忘れ去られる可能性があり、収益にも悪影響を及ぼすかもしれません。経費削減は、無駄なコストをなくすことであり、必要なコストまで削るのは本末転倒です。

まとめ

経費削減への取り組みにより、収益の最大化を図れ業務効率化にもつながります。

電子契約やインターネット広告、経費精算システムなどの導入で、効果的に経費削減が可能です。

ただし、あくまでも無駄なコストの削減で利益の最大化を狙う取り組みであるため、必要なコストまでカットしないよう注意しましょう。