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振替伝票とは? 正しい書き方や役割を解説

著者:   bizocean事務局

振替伝票とは? 正しい書き方や役割を解説

振替伝票は、経理業務で頻繁に扱う書類です。とはいえ、初めて作成する場合には書き方や他の伝票との違いが何かわからない人もいるでしょう。

そこで本記事では、伝票式会計の基礎知識である振替伝票について詳しく解説します。

作成するタイミングや記載事項、注意点なども紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。


振替伝票とは?

振替伝票は、現金以外の取引を記録するための伝票です。

通常の取引と異なり、現金のやり取りがない場合に利用されます。具体的には、銀行振込や振込手数料などで使用します。

振替伝票は仕訳と同じく、借方と貸方の双方への記入が欠かせません。会計を正確に記録するため、振替伝票は重要な役割を果たしています。


振替伝票を作成するタイミング

振替伝票は、現金以外の取引が発生した時点で作成します。

そのため、実際に現金のやり取りが行われるまでに、時間差が生じるのが一般的です。

振替伝票をすぐに作成することにより、現金取引の成立を待たずに取引情報を記録することができるため、ズレが防げます。


伝票式会計(伝票制)の種類

伝票式会計(伝票制)とは、伝票を用いて取引を記録する会計方法のことです。

伝票式会計には「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の3種類があります。それぞれの伝票制度について、詳しく解説します。

1伝票制

1伝票制は、振替伝票(仕訳伝票)に、借方・貸方の勘定科目や金額など、すべての取引情報を一括して記載する方法です。

現金を用いた取引を振替伝票に記すため、他の伝票制と区別して「仕訳伝票」とも呼ばれます。最終的には、これらの仕訳伝票を一つの総勘定元帳に統合します。

1伝票制は、シンプルかつ包括的な取引の記録が可能であり、効率的な帳簿管理が可能です。それぞれの取引を詳細に確認しつつ、全体の経理を的確に把握できるメリットがあります。

3伝票制

3伝票制は、「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3つの伝票を活用して、取引を記録します。

現金取引は入金伝票と出金伝票で起票し、現金以外の取引には振替伝票を用いるのが基本です。

3伝票制は、現金取引が頻繁に行われる業種で一般的に使用されます。3種類の組み合わせによって取引の細部を把握しやすくなり、経理プロセスの効果的な管理が可能です。

5伝票制

5伝票制は「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」に加えて「仕入伝票」「売上伝票」の5つの伝票を使用する会計方法です。

3伝票制で振替伝票の役割から、商品の仕入れと売上の取引を分けて記載します。

特に掛け取引が多い企業では、5伝票制を採用することにより、総勘定元帳への転記作業が効率的に進められます。

異なる種類の取引を分けて伝票に記録することで、会計の精度を高め、効率的な取引管理を実現できるでしょう。


振替伝票の記載事項

振替伝票の記入例は、以下のとおりです。

振替伝票に記載が必要な項目は、基本的に次の5つです。

  1. 日付:取引を行った年月日
  2. 金額:取引によって動いた金額
  3. 借方科目:売掛金・人件費・仕入高などの勘定科目
  4. 貸方科目:売上高・買掛金・雑収入(営業外利益)などの勘定科目
  5. 摘要:取引の内容を簡潔かつ具体的に記入する

なお、振替伝票を作成する際には、テンプレートを利用すると便利です。

ビズオーシャンでは、記入例で使用した書式をはじめ、ダウンロード可能なテンプレートを複数用意しているので、ぜひご活用ください。


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「振替伝票」の書式テンプレート


振替伝票作成時の注意点

ここでは、振替伝票を作成する際に注意するべき2つのことを紹介します。どちらも重要なので、順番に確認しましょう。

保存期間に注意する

伝票の保存期間は、法人税法で7年、会社法で10年と規定されています。

また、保存した伝票は税務署などの要請時に提出が求められるため、整理した上での保管が欠かせません。

伝票の保存場所を適切に確保し、法定期間を遵守した保管が必要です。

借方と貸方の合計を確認する

振替伝票は、借方と貸方それぞれの合計金額が必ず一致しなければなりません。金額だけでなく、内容や勘定科目も確認が必要です。

ミスを防ぐためにも、振替伝票を作成する際は入念に確認し、合計金額や詳細内容をその都度、確かめておくことが大切です。

伝票をまとめる際に戻しや修正が生じないよう、正確に会計を行いましょう。


まとめ

伝票制は、帳簿への転記を効率化させる手法です。

3つの種類があり、自社で使用しているものはもちろん、それぞれの特徴を理解しておくと安心です。

振替伝票は業務で触れる機会が多いので、改めて今回の内容や注意点を基に正しく理解を深めましょう。

また、振替伝票を作成する際は、ぜひビズオーシャンのテンプレートもご活用ください。


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bizocean事務局

bizocean(ビズオーシャン)とは、トライベック株式会社が運営する「仕事の面倒を失くして、新しいビジネススタイルを提案する」をモットーとしたビジネス情報サイト。主なサービスに「bizocean(ビズオーシャン)」、「書式ガイド」、「incore」などがある。

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