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適格請求書の書き方とは? 記載項目や国税庁のフォーマットもあわせて解説

著者:   bizocean事務局

適格請求書の書き方とは? 記載項目や国税庁のフォーマットもあわせて解説

2023年10月1日から適格請求書等保存方式(インボイス制度)が導入され、消費税の仕入税額控除の方法も変わりました。適格請求書とは、消費税の仕入税額控除の適用を受けるために作成・発行しなければならない書類です。

本記事では、適格請求書の概要と具体的な記載事項、各種フォーマットなどを解説していきます。インボイス制度導入で、請求書の書き方や仕入税額控除の規定などが変更されたので、現行のシステムにおいてぜひ参考にしてください。


国税庁が規定する適格請求書について

適格請求書とは、インボイス制度に対応した新しい請求書の方式です。インボイス制度により、仕入税額控除を受けるために必要な請求書方式が、変更されました。名称は、区分記載請求書等保存方式から適格請求書(インボイス)方式とされています。

適格請求書方式による仕入税額控除は、要件を満たしていれば、法人だけでなく個人事業主の方でも受けることができます。インボイス制度によって、課税事業者の対象になった事業者は、適格請求書発行事業者の登録と、適格請求書方式への対応が必要です。

適格請求書には、事業者の名称や登録番号、消費税額など国税庁が定めた項目を漏れなく記載する必要があります。適切に適格請求書を作成・交付しないと、仕入税額控除が受けられなくなるため、本記事でしっかり書き方を理解しておきましょう。

適格請求書の記載項目

適格請求書には、以下の項目を記載する必要があります。

  1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称及び登録番号
  2. 取引の年月日
  3. 取引した資産と取引内容(軽減税率の対象品目である場合にはその旨)
  4. 資産の取引価額(税込みまたは税抜き)を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
  5. 税率ごとに区分した消費税額等
  6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

(出典:4 適格請求書の記載事項 |国税庁

インボイス導入前の区分記載請求書と、必須の記入事項が変わりました。
区分記載請求書で必須だった記入事項に加え、適格請求書では、「登録番号」と「適用税率」、「税率ごとに区分した消費税額等」の記載が必要です。区分記載請求書と適格請求書との違いについては、以下で詳しく解説します。

区分記載請求書と適格請求書の違い

インボイス制度施行以前の区分記載請求書等保存方式と、インボイス制度における適格請求書等保存方式では、いくつかの違いがあります。どのような点で変更があったのか、以下の表を参照してみましょう。

変更された箇所

区分記載請求書等保存方式(インボイス制度導入以前)

適格請求書等保存方式(現行)

記入事項

  • 発行する事業者の氏名または名称
  • 取引の年月日
  • 取引した資産と取引内容
  • 資産の取引価額(税込みまたは税抜き)を税率ごとに区分した合計金額
  • 請求書の交付を受ける事業者の氏名または名称

 

  • 発行する事業者の氏名または名称及び登録番号
  • 取引の年月日
  • 取引した資産と取引内容
  • 資産の取引価額(税込みまたは税抜き)を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額等
  • 請求書の交付を受ける事業者の氏名または名称

 

発行できる事業者

全ての事業者が発行できる

インボイス(適格請求書)発行事業者として登録された事業者のみが発行できる

請求書等を発行する事業者の交付義務

交付義務なし

免除特例を除き交付義務あり

※後述

仕入税額控除を受ける条件

特例を除き帳簿及び請求書等の保存

特例を除き帳簿及び請求書等の保存

免税事業者からの課税仕入れに対する仕入税額控除

仕入税額控除が適用される

原則仕入税額控除が適用されない(ただし6年間の経過措置あり)

仕入税額の計算方法

総額計算方式(割戻し計算)

原則:積み上げ計算方式

特例:総額計算方式(割戻し計算)

(出典:適格請求書等保存方式の概要 | 国税庁

適格請求書では、区分記載請求書より必須の記入事項が増えました。請求書インボイス発行事業者として登録されると、事業者に登録番号(T+13桁の法人番号もしくは13桁の数字)が交付されます。適格請求書には、事業者名と登録番号をあわせて必ず記載してください。

また、仕入税額の計算方法が変わった点にも注意が必要です。インボイス制度における仕入税額控除の計算方法については、下記の記事を参考にしてみてください。


インボイス対応|適格請求書のフォーマット

適格請求書を作成する際は、前述した国税庁が定める事項を正確に記載する必要があります。個人で作成すると不備が出たり、計算に失敗してしまったりする可能性があるため、会社でフォーマットを統一しておくとよいでしょう。

ビズオーシャンでは、インボイス制度に対応した適格請求書のテンプレートを提供しています。
Excelが苦手な人でも簡単に入力できるように、すでに関数を入れてあるものもあります。数量や単価など必要最低限の入力で各種料金や消費税額の自動計算が可能です。ぜひ活用してみてください。

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インボイス対応|簡易適格請求書のフォーマット

簡易適格請求書は、適格請求書よりも記載事項が少なく、発行の手間が省ける請求書です。小売業・飲食店業・旅行業といった不特定多数の顧客に商品やサービスを提供する業種で発行が認められています。

以下では、簡易適格請求書のフォーマットについて解説します。

領収書のフォーマット

領収書形式で発行する簡易適格請求書は、前述の適格請求書の記載項目のうち、1~5の項目のみの記載で問題ありません。以下がその記載項目です。

  1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称及び登録番号
  2. 取引の年月日
  3. 取引した資産と取引内容(軽減税率の対象品目である場合にはその旨)
  4. 資産の取引価額(税込みまたは税抜き)を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
  5. 税率ごとに区分した消費税額等又は適用税率

(出典:4 適格請求書の記載事項 |国税庁

領収書のフォーマットは表形式でも問題ありません。

ビズオーシャンでは、領収書形式のテンプレートも無料で配布しています。シンプルなデザインで、手書きでも記載しやすいように各記入箇所の余白を広くとっています。ぜひご活用ください。

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レシートのフォーマット

レシート形式の簡易適格請求書も、記載事項は領収書と同様の5項目です。ただし、レシート形式では、以下の3つの記載事項が重要になります。

  • 登録番号
  • 税率ごとに区分した消費税額
  • 適用税率

レシート形式の簡易適格請求書は、主にスーパーや飲食店といった販売業の店舗で活用されることが多いです。そのため、商品によって対象の消費税率が、10%か軽減税率の8%かで異なります。

レシート形式を導入する際は、事前にバーコードなどを通して、商品ごとに対象税率を紐づけておくとよいでしょう。


適格請求書発行事業者への登録申請手続き

インボイス(適格請求書)を交付するためには、納税地を管轄する税務署長へ登録申請書の提出が必要です。
そして、インボイス発行事業者(適格請求書発行事業者)として認可をもらいましょう。インボイスの申請方法は、登録申請書を郵送する方法と、ネット上でe-Taxを提出する方法の2種類です。

郵送による手続きだと、申請の処理に1.5カ月ほどかかります。それに対し、e-Taxによる手続きだと、1カ月ほどの期間で申請が完了します。書類を用意して郵送する手間を考えても、e-Taxによる申請のほうが効率がよいと言えるでしょう。

また、インボイス登録後に登録を取り消すことも可能です。取り消しの際は「適格請求書発行事業者の登録の取消しを求める旨の届出書」を税務署長に提出します。申請手続きや取り消しの方法について、詳しくは国税庁のウェブサイトをご確認ください。


適格請求書を発行する際の注意点

適格請求書の発行に際して、いくつかの注意点があります。以下では、発行が免除される場合や消費税の端数処理の仕方、適格請求書の保存要件について解説します。

適格請求書の発行が免除される場合がある

買い手側が請求書などを受け取ることが困難な時や、仕入れに係る金額が1万円未満の取引の場合は、適格請求書の発行が免除されるケースがあります。

買い手側が請求書の交付を受けることが困難な取引の例は、以下のとおりです。

  • 3万円未満の公共交通機関による旅客の運送
  • 古物営業(もしくは質屋)を営む者からの古物(質物)購入
  • 缶・びん・ペットボトルなどの再生資源及び再生部品の購入
  • 3万円未満の自動販売機及び自動サービス機からの商品購入
  • 郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス

(出典:3 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合 | 国税庁

また、仕入れに係る金額が1万円未満の場合に、適格請求書の発行が免除されることを「少額特例」と言います。
少額特例は、一定期間の課税売上高が1億円以下または、課税売上高が5,000万円以下である事業者が対象です。

消費税の端数は税率ごと1回処理する

1つの適格請求書につき、税率ごとに各1回の端数(小数)の処理を行わなければなりません。なお、端数の処理方法(四捨五入・切り上げ・切り捨て)は、事業者が任意で決めることができます。

ただし、税率ごとに1回しか端数処理ができないため、複数の税率が混在する場合は注意が必要です。

たとえば、スーパーのような様々な商品を取り扱う販売店では、商品ごとに消費税率が10%と8%で異なります。一度に複数の税率の商品を取引する業種は、事前に商品と税率を紐づけておくなどして、税率と端数の処理が正確になるよう対策しておきましょう。

適格請求書の保存要件を確認する

インボイス発行業者は、適格請求書のコピーや、電子データを保存する義務があります。電子帳簿保存法の改正により、電子データで送付した請求書は、データのまま保存しなければなりません。

適格請求書を電子データで保存する際は、電子帳簿保存法における「真実性の確保」で1つ、「可視性の確保」で3つの保存要件を満たさなければなりません。

真実性の確保:電子データが改ざんされないような対処や対策を行う
可視性の確保:1.関連書類を備え付ける
       2.電子データを検索し、表示できるようなシステムを構築する
       3.操作手順や電磁的記録を、書面及びディスプレイに出力しておく

このように、適格請求書を電子データで保存するとなると、安全性や電子書類の整理と正確な管理が求められます。

そのため、インボイス登録に際して、会計ソフトやクラウドシステムを導入するのがオススメです。これらを導入することで、請求書を含む会計処理が効率化されるだけでなく、電子情報上での適切な書類の整理と管理が容易になるでしょう。

会計ソフトに関してはこちらの記事をご覧ください。


まとめ

2023年10月1日施行のインボイス制度により、仕入税額控除を受けるには、インボイス発行事業者の登録をしたうえで、適格請求書を発行する必要があります。
適格請求書には、登録番号や消費税額など、国税庁が定めた項目を漏れなく記載しなければなりません。不特定多数の顧客と取引を行う業種の場合は、記載事項の少ない簡易適格請求書を発行できます。

インボイス発行業者に登録した事業者は、ぜひビズオーシャンが配布するフォーマットを活用してみてください。

また、適格請求書の発行には、事前の登録申請が必要です。郵送でも申請可能ですが、e-Taxで申請すれば、1カ月程度で認可がおりることが期待できます。

インボイス制度はすでに施行されているので、適切な適格請求書の発行と管理を心がけましょう。


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