個人事業主のための電子帳簿保存法対応ガイド｜押さえるべきポイントを解説

個人事業主も電子帳簿保存法に対応する必要がある

電子帳簿保存法の改正により、個人事業主にも大きな影響が及ぶことになりました。これまで紙での保存が認められていた取引関係書類も、電子データでの保存が必須となります。

この変更に適切に対応することは、法令順守だけでなく、業務の効率化にもつながる重要な取り組みです。

電子帳簿保存法の概要と個人事業主への影響

電子帳簿保存法は個人事業主にも適用されます。個人事業主にも電子取引データの保存を義務付ける法律です。

この法律によって個人事業主は、電子メールやクラウドサービスを通じて受け取った請求書や領収書などを、電子データのまま保存する必要があります。

完全義務化により個人事業主が対応すべき点

2024年1月からの完全義務化に伴い、個人事業主は電子取引データを電子形式でのみ保存することが必須となりました。

これまで認められていた電子データの印刷保存が不可となるため、個人事業主は電子保存のための環境整備が急務となっています。

個人事業主が押さえるべき電子取引データ保存について

電子取引データの保存は、個人事業主にとって新たな課題となります。

ここでは、電子取引データ保存の対象範囲と具体的な保存方法について見ていきましょう。

対象となる電子取引の範囲

電子取引データ保存の対象は、メール、クラウドサービス、EDIなどを介したすべての取引情報です。具体的には以下のようなものが含まれます。

保存漏れが無いように対応が必要な取引について確認しておきましょう。

電子取引データの具体的な保存方法

電子取引データは、検索可能かつ改ざん防止措置を施した状態で保存する必要があります。

まず、検索性を高めるために取引日付、金額、取引先などの情報をファイル名に含めることです。次に、年月や取引先ごとにフォルダを作成し、体系的に整理することで、必要なデータをすぐに見つけられるようにします。

またデータの作成日時を証明し、改ざんを防止するために、信頼できる第三者機関が提供するタイムスタンプサービスを利用しましょう。

個人事業主のための電子帳簿保存法対応ステップ

電子帳簿保存法への対応は、段階的に進めることが重要です。

ここでは、個人事業主が電子帳簿保存法に対応するための具体的なステップを解説します。自身の事業規模や状況に合わせて、適切な対応を進めていきましょう。

自身の事業における電子取引の現状を把握する

電子帳簿保存法対応の第一歩として、自身の事業で行っているすべての電子取引を特定することが大切です。まず、使用している電子メールアカウントを確認し、取引関連のやりとりを洗い出します。次に、利用しているクラウドサービスを列挙し、それぞれのサービスで扱っている取引データを整理しましょう。

また、オンラインバンキングやクレジットカードの利用状況も確認し、電子的に受け取っている明細や請求書を把握しましょう。さらに、電子契約サービスの利用有無をチェックし、契約書類の保存状況を確認しておくことをおすすめします。

保存要件を満たすファイル管理を実践する

電子取引データの保存要件を満たすためには、効果的なファイル管理が欠かせません。まず、ファイル名に取引年月日、金額、取引先を含める命名規則を設定します。

例えば、「20240101_取引先名_金額」のような統一されたルールを決め、すべての電子取引データに適用することで、効率的な管理ができます。

これにより、必要な情報への素早いアクセスが可能です。保管先の選定では、アクセスの容易さと安全性を考慮し、クラウドストレージや専用の会計システムなど、状況に応じた最適な選択をしましょう。

タイムスタンプと訂正削除履歴の管理をする

電子取引データの真実性を確保するために、タイムスタンプの付与または訂正・削除履歴が残るシステムの使用が必須です。タイムスタンプを利用する場合、まず信頼性の高い第三者機関が提供するサービスを選定し契約しましょう。

次に、タイムスタンプ付与のタイミングと方法を決定します。例えば、データ作成時に付与するか、一定期間ごとにまとめて付与するかを決めます。また、タイムスタンプ付与状況を管理する台帳を作成し、定期的にタイムスタンプの有効性を確認しましょう。

一方、訂正・削除履歴が残るシステムを使用する場合は、適切なクラウド会計システムなどを選定します。システムの利用ルールを策定し、アクセス権限の設定など、セキュリティ面にも配慮が必要です。

個人事業主特有の電子帳簿保存法対応のポイント

個人事業主には、法人とは異なる特有の事情があります。

ここでは、個人事業主が電子帳簿保存法に対応する際に押さえるべきポイントを解説します。
青色申告特別控除の維持や小規模事業者への特例措置など、個人事業主ならではの視点で対応方法を考えていきましょう。

青色申告特別控除65万円を維持するための対応

青色申告特別控除65万円を維持するには、仕訳帳・総勘定元帳の電子保存かe-Tax利用が必要です。この対応により、個人事業主は確定申告時に最大限の税制メリットを受けられるだけでなく、日々の経理業務の効率化も図ることができます。

対応として具体的に挙げられるのは、まず電子帳簿保存法に対応した会計システムを導入する方法です。これにより、仕訳帳・総勘定元帳を自動的に電子保存することができます。日々の取引を適切に記録し、仕訳帳・総勘定元帳を電子的に作成・保存しましょう。

この過程で、取引の正確性と網羅性を確保することが重要です。さらに、e-Taxを利用して確定申告を行う際は、事前の利用者識別番号の取得が必要ですので、余裕を持って準備しましょう。

小規模事業者への特例措置の活用

前々事業年度の売上高5000万円以下の個人事業主は、電子データの検索要件が緩和される特例措置を利用できます。この特例措置により、小規模事業者は比較的簡易な方法で電子帳簿保存法に対応することが可能となるのです。

具体的には、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる状態であれば良く、範囲指定や複数条件での検索機能は不要となります。さらに、電子データをプリントアウトした書面を、取引年月日や取引先ごとに整理して保存することも認められています。

ただし、特例措置を活用する際は、前々事業年度の売上高が5000万円以下であることを事前に確認しましょう。

【よくある質問】個人事業主の電子帳簿保存法Q&A

電子帳簿保存法の施行に伴い、個人事業主の皆様から多くの疑問が寄せられています。

ここでは、よくある質問とその回答をQ&A形式で紹介します。具体的な事例を交えながら解説しますので、ぜひ参考にしてください。

既存の紙の帳簿や領収書はどう扱えばよい？

既存の紙の帳簿や領収書は、法定保存期間が終了するまでは従来通り保存する必要があります。個人事業主の場合、帳簿書類は原則として7年間保存しなければなりません。まずは各書類の保存期間を確認し、保存期間内の書類を整理して専用のファイルやボックスに分類して保管しましょう。

将来的な保管スペースの削減や管理の効率化を考慮し、スキャナ保存の導入を検討するのも良いでしょう。ただし、スキャナ保存にも一定の要件があるため、詳細を確認する必要があります。
また、個人情報や機密情報が含まれる場合は、シュレッダーなどを使用して確実に処分しましょう。

クレジットカードの利用明細も電子保存の対象になる？

クレジットカードの利用明細も電子取引データに該当し、電子保存の対象となります。カード会社のウェブサイトからダウンロードした明細データを適切に保存する必要があります。保存期間（原則7年間）を管理し、期間を経過した明細データは順次削除しましょう。

スマートフォンで撮影した領収書画像は有効？

スマートフォンで撮影した領収書画像も、一定の要件を満たせば有効な証憑として認められます。撮影する際は、300dpi以上の解像度で、文字や金額が明瞭に読み取れる画質で撮影しましょう。また、領収書の受領後、速やかに（原則7日以内）に撮影し、撮影後はタイムスタンプを付与しておく必要があります。

ただし、正常に処理が行われるまでは、可能な限り原本も保管しておくことをおすすめします。

小規模事業者への特例措置の具体的な内容は？

前々事業年度の売上高5000万円以下の事業者に適用される特例措置では、検索機能の要件が緩和されます。具体的には、取引年月日、取引金額、取引先のいずれかで検索できれば十分で、複雑な検索機能は不要です。

さらに、電子データをプリントアウトし、日付順や取引先別に整理して保管できます。バックアップについては、定期的に行う必要がありますが、外付けハードディスクやクラウドストレージの利用で十分です。

電子帳簿保存に対応していない場合、どのようなペナルティがある？

法令に従った電子保存がされていない場合、青色申告の承認取り消しなどのペナルティの可能性があります。

ただし、これらのペナルティは直ちに適用されるわけではありません。問題が指摘された場合でも、速やかに改善措置を講じることで、ペナルティを回避できる可能性があります。

今すぐ始めよう！個人事業主の電子帳簿保存法対応

電子帳簿保存法への対応は、段階的な計画を立てて早めに準備を始めることをおすすめします。具体的には、現状把握→システム選定→運用ルール策定→テスト運用→本格導入という流れで進めることで、スムーズな移行が可能になります。

電子帳簿保存法への対応は、一見すると負担に感じるかもしれません。しかし、適切に対応することで業務効率化やコスト削減といったメリットも得られます。個人事業主の皆様も、電子帳簿保存法の導入を前向きに捉え、デジタル化による業務改善を目指してみてください。