電子帳簿保存法の対象外となる書類・企業は？ 重要ポイント解説

電子帳簿保存法の対象外となる書類

電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類を対象としていますが、一部の書類は対象外となっています。

ここでは、電子帳簿保存法の対象外となる主な書類について説明します。これらの書類は従来通りの方法で保存する必要があるため、正しく理解しておきましょう。

手書きで作成した国税関係帳簿

電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないとされています。
手書き作成の書類は電子帳簿保存の強制適用とならないので、手書きで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿は、電子帳簿保存法の対象外です。

加えて手書きの帳簿はスキャナ保存が不可のため、これらの帳簿は紙で保存する必要があり、電子帳簿保存することを任意でも認められていません。手書きの帳簿を原本のまま保管することで改ざんのリスクを低減し、情報の信頼性を確保できるでしょう。

国税関係書類に該当しない書類

履歴書や図面など、税務に直接関係しない書類も電子帳簿保存法の対象外です。これらの書類は各法令や社内規定に基づいて適切に保管します。また電子保存に関しても、電子取引に関係するもの以外は企業の判断に委ねられるため、業務効率や管理のしやすさを考慮して決定するとよいでしょう。

国税関係書類に該当しない書類には主に以下のものがあります。

電子帳簿保存法の対象外となる企業・個人

電子帳簿保存法は多くの企業や個人事業主に適用されますが、対象外となる事業者も存在します。

ここでは、電子帳簿保存法の対象外となる企業や個人について解説します。

電子取引を全く行っていない企業・個人事業主

すべての取引を紙ベースで行っている事業者は、電子帳簿保存法が適用されません。該当する事業者としては、小規模な個人商店や伝統工芸の職人など、デジタル化があまり進んでいない業種に多く見られます。

しかし現在は対象外であっても、将来の電子化に備えて現在の紙ベースの管理体制を見直すことが重要です。

帳簿保存義務のないNPO法人

法人税法上の帳簿書類保存義務がない一部の非課税法人は、電子帳簿保存法の対象外です。
これには一部のNPO法人や公益法人が該当し、独自の規定に基づいて適切な文書管理を行うことが求められます。

これらの法人に該当する場合は、情報公開や説明責任の観点から透明性の高い運営を心がけましょう。

電子帳簿保存法対象外の書類の取り扱い法

電子帳簿保存法の対象外となる書類であっても、適切な管理体制の構築は必要です。
そのために紙での保存が必要な書類の場合や、対象外企業における帳簿や書類の場合の管理方法について詳しく理解しておきましょう。それぞれの注意点についても参考にしてください。

紙での保存が必要な書類とその方法

電子帳簿保存法の対象外となる書類は従来通り紙で保存し、適切なファイリングと法定保存期間の管理を行ってください。

具体的には、以下のような順番で行います。

それぞれの書類の法定保存期間を把握し、期間が過ぎた書類は適切に廃棄することも検討してください。

対象外企業における帳簿・書類の管理方法

電子帳簿保存法の対象外企業であっても、帳簿や書類を適切に管理し、迅速に検索できる体制を整えることが重要です。

具体的には、以下のような方法で管理します。

これらの取り組みにより業務効率の向上と内部統制の強化につながります。

電子帳簿保存法の対象外であっても注意すべきポイント

電子帳簿保存法の対象外となる企業や書類であっても、注意すべきポイントがあります。適切な対応を行うことで、業務効率の向上やコンプライアンスの強化につなげていきましょう。

対象外の企業であっても適切な文書管理体制を構築すること

電子帳簿保存法の対象外企業であっても、税務調査に備えて適切な文書管理体制を構築する必要があります。

具体的にはまず現状の文書管理規程を整備し、保存期間や管理責任者を明確に定めましょう。そして機密情報へのアクセス制限や定期的なバックアップ体制など、セキュリティ対策を講じます。

これらの対策により不正や情報漏洩のリスクを軽減し、企業の信頼性向上にもつながります。対象外企業であっても高い水準の文書管理体制を維持することで、将来的な法改正や事業拡大にも柔軟に対応できるでしょう。

電子取引開始時の対応

電子取引を開始する際は、電子帳簿保存法に対応するための準備を速やかに進める事が重要です。

具体的には、電子帳簿保存法に対応したシステムを比較・検討し、最適なものを導入します。その際に社内規定の整備を行い、電子取引に関する運用ルールを策定しましょう。

これらの準備を段階的かつ計画的に進めることで、スムーズな電子取引への移行と法令遵守を実現できます。

電子帳簿保存法の対象外に関するよくある質問

電子帳簿保存法の対象外に関して、まだよくわからない点もあるかもしれません。

ここからは電子帳簿保存法について、よくある質問とその回答を紹介します。これらの情報を参考に自社の状況を正しく把握し、適切な対応を取るための指針としてください。

一部の取引のみ電子化した場合は対象外になる？

一部でも電子取引を行っている場合、その電子取引部分は電子帳簿保存法の対象となります。このような状況では、電子取引部分と紙ベースの取引部分を明確に区分し、それぞれに適した保存方法の採用が必要です。

具体的には、電子取引データは適切に保存し、必要に応じてタイムスタンプを付与します。一方、紙ベースの取引書類は適切にファイリングし保管してください。

このようなハイブリッドな管理体制は、完全な電子化への移行期間中によく見られます。適切な管理体制を構築することで、将来の全面電子化を視野に入れつつ、法令遵守と業務効率の両立が可能となります。

将来的に電子取引を始める場合、今から何を準備すべき？

将来の電子取引に備えて、計画的に電子保存システムの選定や社内規定の整備を進める必要があります。例えば以下のような準備です。

現在の業務フローを洗い出す際に業界動向調査も行います。そして同業他社の電子化状況や最新テクノロジーについて理解を深めておきましょう。これらの準備を計画的に進めることで、将来的な電子取引導入時のリスクを軽減しスムーズな移行と競争力の強化が可能となります。

電子帳簿保存法の対象だった場合はどうすればよい？

電子帳簿保存法の対象となった場合、電子保存システムへの適切な対応が必要です。特に、電子取引の場合は必ずデータを電子帳簿保存する義務があります。2022年の電子帳簿保存法改正により、電子化の期限は最長2ヶ月と7営業日以内となりました。期限内であれば、気づいたタイミングで自社のフォルダやシステムへ保存しましょう。

この期限を過ぎていた場合は、違反行為に該当する可能性があります。具体的な対応方法や詳細な要件については、以下の記事を参考にしてください。

電子帳簿保存法対象外の場合も電子化に備えよう

将来のデジタル化に向けて、電子帳簿保存法の対象外となる企業や書類であっても、計画的に準備を進めることが重要です。現在の紙ベースの管理を最適化しつつ将来の電子化を見据えた整理を行うことで、業務効率の向上、コンプライアンスの強化、そして企業価値の向上につながります。

そして電子化へのスムーズな移行も可能です。その際に従業員のデジタルリテラシー向上や、電子取引に関する知識の習得を促し、社内全体で取り組むことが重要になります。今後のビジネス環境の変化に柔軟に対応できる体制を整えることで、企業の長期的な成功につなげていきましょう。