領収書なしで経費精算は可能？ ない場合の対処法を専門家が解説
経費精算を行う際、原則として領収書の添付が必須です。しかし、領収書を紛失してしまった場合や、取得が難しい状況では、領収書なしでの経費精算が認められる例外的なケースも存在します。
本記事では領収書がない場合の経費精算の可否と、その対処法について詳しく解説します。領収書なしでも経理処理に対応できる、社内ルール整備のポイントについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
経費精算について、以下の記事で詳しく紹介しています。
領収書なしで経費精算は可能？
経費精算には原則、領収書が必要ですが、例外的に認められるケースもあります。ここでは、領収書なしでの経費精算が認められる例外的なケースと、その方法を詳しく見ていきましょう。
領収書なしで経費精算が認められる、例外的なケース
公共交通機関の運賃や、少額の立替金、慶弔費・祝儀などは、領収書がなくても経費精算が認められる例外的なケースです。電車やバスの運賃は領収書の取得が難しいため、ICカードの利用履歴で代用することが一般的です。
また、数百円程度の少額立替金については、社内ルールで領収書なしでの精算を認めている会社もあります。
こうした例外を広く適用することは避け、領収書の取得と添付を徹底することが望ましいです。
領収書がない場合に経費精算する方法
領収書がない場合の経費精算は、出金伝票の作成、クレジットカードの利用明細書やレシートの代用、領収書の再発行依頼などの代替手段を用いることで対応可能です。
出金伝票を作成する際は、支払日や支払先、金額、目的などを正確に記載し、経費の適切性を証明する資料を添付することがポイントになります。クレジットカード明細書やレシートを代用する場合は、宛名や但し書きなどの必要情報が不足していないか確認しましょう。
クレジットカードを使用した経費精算について、以下の記事で詳しく紹介しています。
領収書なしの経費精算で、税務調査の指摘を受けるリスクと対策
領収書なしの経費精算は、税務調査で不正経理の疑いをかけられるリスクがあるため、要注意です。ここでは、税務調査での指摘を避けるための対策について解説します。
不正経理の疑いをかけられる可能性への備え
領収書なしの経費精算は不正経理の疑いを招く恐れがあるため、経費の適切性を証明する書類の整備と丁寧な説明が求められます。税務調査の際には、領収書以外の関連書類を用いて、経費の発生理由と金額の妥当性を説明できるよう、準備しておかなければなりません。
出金伝票や稟議書、見積書、請求書など、経費の内容を裏付ける資料を整理し、すぐに提示できる状態にしておきましょう。日常的に証憑書類の整理・保管を徹底し、いつ調査が入っても対応できる体制を整えることが肝要です。
経費の適切性を証明する書類の不備によるリスク
税務調査で指摘を受けるリスクを防ぐためには、領収書以外の経費の適切性を証明する書類の整備と保管が不可欠です。出金伝票やクレジットカード利用明細書など、経費の内容と金額を裏付ける証憑を必ず保管してください。
また、経費の発生理由や経緯を説明する資料も合わせて準備しておくと安心です。事前に税理士などの専門家に相談し、必要な書類や記載事項について助言を受けておくことも、有効な対策の1つです。
領収書なしでも経理処理できるようにするための、社内ルールの整備
領収書なしでの経費精算を適切に行うためには、社内ルールの整備と周知徹底が欠かせません。そのために経費精算の基準や手続きを明文化したマニュアルを作成し、イントラネットや社内研修で社員に浸透させる必要があります。
特に領収書の取り扱いについては、原則として取得・添付を徹底するよう、繰り返し注意喚起していきましょう。
ここでは、以下3つの社内ルール整備の取り組みを見ていきましょう。
・出金伝票の記入ルールを徹底する
・一定金額以下の立替金は、領収書不要とする
・公共交通機関の運賃は、領収書なしで申請可能にする
出金伝票の記入ルールを徹底する
出金伝票による経費精算を適切に行うためには、社内でフォーマットの整備と正確な記入ルールの徹底が不可欠です。出金伝票のフォーマットは、必要事項が漏れなく記載できるよう設計し、全社で統一したものを使用してください。
記入ルールをマニュアル化し、経費申請者への周知を徹底することで、不備のない出金伝票の作成を促せるでしょう。
一定金額以下の立替金は、領収書不要とする
社内ルールにおいて、一定金額以下の少額立替金については領収書を不要とすることで、経理処理の効率化が図れます。ただし、金額の上限は会社の規模や業態に応じて、適切に設定する必要があります。
領収書を不要とする場合も、出金伝票への記載は徹底し、悪用されないよう注意しましょう。
公共交通機関の運賃は、領収書なしで申請可能にする
公共交通機関の運賃に関しては、社内ルールで領収書なしの申請を可能にすることで、経費精算の処理を簡略化できます。ICカードの利用履歴など、運賃の支払いを証明する書類の添付は必須としてください。
また、出張などで多額の運賃が発生する場合は、領収書の取得を原則とするなど、一定のルールを設けることが望ましいです。
さらに詳しくはこちら
Suicaを使った交通費の経費精算｜手順から注意点、効率化のコツまで徹底解説！
領収書なしの経費精算は可能だが、原則として領収書の添付を心がけよう
経費精算において領収書の添付は原則であり、領収書なしの精算は、例外的な処理として位置付けるべきです。税務調査のリスクを避けて適正な経理処理を行うためには、あらゆる経費について領収書の取得と保管を徹底しましょう。
領収書の取得が難しい状況では、代替書類による経費の適切性の証明と社内ルールの整備により、円滑な経理処理を実現することも可能です。経費精算の基準や手続きを明確化し、正しい方法を社員に浸透させることで、トラブルのない経理体制を構築しましょう。
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