不採用通知は郵送？誠意が伝わる送り方や企業イメージに関わるNGポイント

求人企業への応募者にとって不採用通知は受け取り難い通知です。

受け取る側は心理的負担を感じるため、不採用通知を送る企業側の姿勢は応募者の印象に残ってしまいます。

また、社員として関わることはありませんが、取引先やサービスのお客様として関わる可能性も考えられるでしょう。

そのため、応募者の気持ちを考慮し、企業姿勢として誠意ある対応が求められます。

そこで本記事では、不採用通知の概要と書き方について、例文とテンプレートも交えながら解説します。

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不採用通知とは

不採用通知とは、採用活動において書類選考や面接で不合格・不採用になった旨を応募者に知らせる書面です。

お見送り通知・お見送り連絡・お祈りメールなどと呼ばれることもあります。

不採用通知を送る目的は大きく2つにわかれます。

応募者は何件も企業に応募し、就職活動しています。そのため応募した企業から結果の通知が届かないと、次の活動に移るべきか待機すべきかスケジュールが管理できません。

できれば、結果が出たら早めに通知を送ってあげましょう。不採用通知の送るタイミングが遅すぎると、応募者は企業に対して不信感を抱く場合もあります。

また不採用通知は、感謝を伝える意味合いも兼ねています。不採用とはいえ、応募者は自社に興味をもった貴重な存在です。

もしかしたら、自社の今後をつなぐ存在になるかもしれません。不採用通知は、応募者にとってマイナスな内容の書面ですが、丁寧に対応することで「応募してよかった」「企業姿勢がしっかりした会社だ」というプラスの印象を抱いてもらえる可能性につながるでしょう。

応募者個人の印象は、社会にもたらす印象として高い影響力をもちます。SNSや就職活動の口コミサイトで、企業の印象はすぐに拡散されてしまうため注意が必要です。

不採用通知を送る手段は、郵送・メール・電話の3種類があります。

採用通知方法	メリット	デメリット
郵送	応募書類を返却するとき有効選考結果を確実に伝えられる	予算が必要
電話	最終面接・長い間採用結果を通知していなかったとき・込み入った事情があるときに有効緊急の時にも適している	採用担当者の労力と心理的負担がかかる口頭の伝達により、相手に誤解を与えることもある
メール	多くの応募者に送るときに適している	宛先とメールアドレスに注意が必要テンプレートを利用している不採用通知は印象が悪い確実に読まれるかはわからない

一般的に、書類選考まではメールで不採用通知を送付しても問題ないでしょう。その際は、「お祈りメール」とも呼ばれ、適切な文面が求められます。

不採用通知は、ネガティブな内容を伝える文面のため、どのように書けばよいか悩むかもしれません。

以下では、不採用通知を書くうえで必要な要素と、実際に使えるテンプレートを紹介します。

応募者にとって、不採用通知は喜ばしいことではありません。そのため、より丁寧に結果を伝える必要があります。

以下に、不採用通知を送る際のポイントをまとめました。参考にしてください。

項目	ポイント
宛名	個人名で記載 ※封筒表面に「不採用通知在中」との記載はNG
差出人	会社の正式名称・住所・電話番号・担当部署を記載
頭語	拝啓・前略・謹啓などを入れる（メールは不要）
あいさつ文	応募に関して感謝の言葉をそえる
本文	不採用である事実を伝える ※不採用の理由は必要なし
結語	頭語と対になる言葉を記載