不採用通知は郵送？ 誠意が伝わる送り方や企業イメージに関わるNGポイント
求人企業への応募者にとって不採用通知は受け取り難い通知です。
受け取る側は心理的負担を感じるため、不採用通知を送る企業側の姿勢は応募者の印象に残ってしまいます。
また、社員として関わることはありませんが、取引先やサービスのお客様として関わる可能性も考えられるでしょう。
そのため、応募者の気持ちを考慮し、企業姿勢として誠意ある対応が求められます。
そこで本記事では、不採用通知の概要と書き方について、例文とテンプレートも交えながら解説します。
不採用通知とは
不採用通知とは、採用活動において書類選考や面接で不合格・不採用になった旨を応募者に知らせる書面です。
お見送り通知・お見送り連絡・お祈りメールなどと呼ばれることもあります。
不採用通知を送る理由
不採用通知を送る目的は大きく2つにわかれます。
- 応募者に謝意を示すため
- 応募者が次の就職活動にスムーズに移るため
応募者は何件も企業に応募し、就職活動しています。そのため応募した企業から結果の通知が届かないと、次の活動に移るべきか待機すべきかスケジュールが管理できません。
できれば、結果が出たら早めに通知を送ってあげましょう。不採用通知の送るタイミングが遅すぎると、応募者は企業に対して不信感を抱く場合もあります。
また不採用通知は、感謝を伝える意味合いも兼ねています。不採用とはいえ、応募者は自社に興味をもった貴重な存在です。
もしかしたら、自社の今後をつなぐ存在になるかもしれません。不採用通知は、応募者にとってマイナスな内容の書面ですが、丁寧に対応することで「応募してよかった」「企業姿勢がしっかりした会社だ」というプラスの印象を抱いてもらえる可能性につながるでしょう。
応募者個人の印象は、社会にもたらす印象として高い影響力をもちます。SNSや就職活動の口コミサイトで、企業の印象はすぐに拡散されてしまうため注意が必要です。
不採用を通知する3つの方法
不採用通知を送る手段は、郵送・メール・電話の3種類があります。
|
採用通知方法 |
メリット |
デメリット |
|---|---|---|
|
郵送 |
|
|
|
電話 |
|
|
|
メール |
|
|
一般的に、書類選考まではメールで不採用通知を送付しても問題ないでしょう。その際は、「お祈りメール」とも呼ばれ、適切な文面が求められます。
不採用通知の書き方・例文
不採用通知は、ネガティブな内容を伝える文面のため、どのように書けばよいか悩むかもしれません。
以下では、不採用通知を書くうえで必要な要素と、実際に使えるテンプレートを紹介します。
不採用通知の書き方6つの要素
応募者にとって、不採用通知は喜ばしいことではありません。そのため、より丁寧に結果を伝える必要があります。
以下に、不採用通知を送る際のポイントをまとめました。参考にしてください。
|
項目 |
ポイント |
|---|---|
|
宛名 |
個人名で記載 ※封筒表面に「不採用通知在中」との記載はNG |
|
差出人 |
会社の正式名称・住所・電話番号・担当部署を記載 |
|
頭語 |
拝啓・前略・謹啓などを入れる（メールは不要） |
|
あいさつ文 |
応募に関して感謝の言葉をそえる |
|
本文 |
不採用である事実を伝える ※不採用の理由は必要なし |
|
結語 |
頭語と対になる言葉を記載 |
実際に作成する場合は、不採用の事実を簡潔に書いたうえで、応募してくれたことへの謝意を伝えるように意識しましょう。
不採用通知の例文テンプレート
書面による例文を紹介します。
|
20XX年〇月〇日 ●● ●● 様
選考結果の通知 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度は、弊社の求人にご応募頂きまして誠にありがとうございます。また、先日は履歴書とポートフォリオなどの必要書類をご送付頂き、重ねて御礼申し上げます。 慎重かつ厳正に検討してまいりましたが、今回はご希望に添いかねる結果となりましたことをお伝えいたします。折角ご応募いただきながら、ご要望にお応えできない結果になったこと、何卒ご理解を賜りたいと存じます。 なお、ご送付頂いた履歴書などの選考書類を同封いたしました。ご査収ください。 ●●様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
株式会社●● |
上記の例文は、郵送での通知を想定したものですが、企業によってはメールで送る場合もあります。
また、簡潔に不採用の旨を伝えるといっても、採用試験の段階や内容によって、適切な表現は変わります。
ビズオーシャンでは、多様な状況に応じた不採用通知のテンプレートをそろえていますので、ご活用ください。
郵送で誠意が伝わる不採用通知3つのポイント
郵送で通知を行う場合、到着した書類を見れば、企業が応募者をどのように扱っているかがわかります。丁寧な対応で、応募者に誠意を示しましょう。
クリアファイルに入れ応募書類が折れないようにする
基本的に、応募書類や通知の書面が折らずに入る封筒を選びましょう。提出の時点で折られていても、返却では折らずに送付します。
その際、クリアファイルに入れて発送するとより丁寧です。水漏れや汚れに強いため、郵送の際にかかるダメージを軽減し、よりきれいな形で応募者の手元に届きます。
なお、封筒の表書きには「親展」と赤字で記載し「不採用通知在中」とは記載しません。さらに、中身の見えない封筒で送るとより丁寧です。
送付方法はポスト投函できるものを推奨します。履歴書や職務経歴書などは個人情報が記載されているため、特定記録やレターパックライトを利用するのもよいでしょう。
不採用通知はできるだけ早く送付する
選考結果がわかり次第、不採用通知はできるだけ早く送るようにしましょう。可能であれば、面接から3日以内、遅くとも1週間以内が理想です。
あまりにも遅いと応募者は身動きが取れずに困ってしまいます。選考に時間がかかり通知が遅くなる場合は、あらかじめその旨を伝えておくとよいでしょう。
宛先に間違いがないか必ずチェックする
不採用通知も、ほかの文書と同じく、宛先に間違いがないようにしましょう。応募者の氏名の表記は合っているか、送り先は正しいか、送る前に確認することが重要です。
一度に多くの相手に不採用通知を送る場合は、宛先の間違いが起こりやすいので、特に注意しましょう。
また、不採用通知は、学校や人材紹介会社に送付するケースもあります。その場合も、応募者個人宛になってないか、宛名のチェックが欠かせません。
不採用通知は丁寧な郵送で企業姿勢をアピール
不採用通知は、自社に応募してくれたことに対する感謝の気持ちを伝え、企業姿勢をアピールできる書類です。
応募者にとって不採用通知は受け取りたくない書類であるからこそ、より丁寧に対応し誠意を示す姿勢が求められます。
直接お詫びの気持ちを伝えられないため、応募書類を丁寧に扱うこと、また応募者の気持ちを考慮し選考結果を速やかに知らせることで、企業姿勢を示していきましょう。
「採用内定通知書・採用通知書・雇用通知書」の書式テンプレート
この記事に関連する最新記事
おすすめ書式テンプレート
著者プロフィール
