不採用通知を郵送する時には「封筒」に注意！選び方や書き方を徹底解説

不採用通知を送る封筒を選ぶ時の「3つのポイント」

まずは不採用通知を送る際の封筒の選び方についてのポイントを3つ解説します。この3つのポイントはどれか1つでもできていればよいということでもなく、すべて気をつける必要があります。不採用通知を送る際の封筒1つで企業の印象が大きく左右されますので、細心の注意が必要です。

ポイント1：不採用通知が折らずに入るサイズを選ぶ

不採用通知を封筒に入れる際には、用紙を折り曲げないようにしましょう。これは不採用通知に限りませんが、ビジネスシーンでやりとりされる重要書類は、用紙を折らずに入れられるサイズの封筒を選ぶ必要があります。

一般的に不採用通知はA4サイズで作成されることが多いです。よって、封筒のサイズは「角形A4号」か「角形2号」が望ましいです。不採用通知をクリアファイルに入れて封筒に入れると、さらに丁寧な印象を与えられます。

ポイント2：色は白色か茶色を選ぶ

受け取る側としては、不採用通知は嬉しい書類ではないため、派手な色の封筒で不採用通知を送ることは避けるべきです。封筒の色は、白色か茶色を選びましょう。

白色と茶色で迷ってしまう方は、白い封筒を選ぶ方が印象がよいです。なぜなら、一般的に茶色の封筒の方が価格が安く、「不採用だから安い封筒？」とネガティブな印象を抱く求人者もいる可能性があるためです。

そういった理由から一般的には、白色か茶色が望ましいとされています。しかし、どちらか迷う方は白色を選ぶ方がより良いといえます。さらに、不採用通知も重要書類であるため、中身が透けない封筒を選ぶようにしましょう。

ポイント3：シンプルなデザインを選ぶ

企業によっては自社のオリジナル封筒をデザインして使っているのではないでしょうか。通常の郵送物であれば、デザイン性があったり、自社のサービス紹介が書かれているオリジナル封筒でも問題ありません。しかし、不採用通知を送る際には、求人者に過度な期待を持たせないことも重要です。そのため、封筒もできる限りシンプルなデザインを選ぶようにしましょう。

不採用通知を送る封筒の書き方

ここまでの項目で不採用通知を郵送する際の「封筒の選び方」について解説しました。次に「封筒の書き方」について解説します。

不採用通知を入れる封筒を書く際に最も注意すべき点は「添え書き」です。封筒の添え書きとは、添え字や外脇付けとも呼ばれ、主に封筒の中身が何であるかを示すために書かれる言葉です。例えば「履歴書在中」「応募書類一式在中」「見積書在中」「請求書在中」など、明確に書類の名称を書くことが一般的になっています。

しかし、封筒に「不採用通知在中」と書いてしまうと、「不採用」という個人情報が誰でも見られる状態になってしまいます。そこで、不採用通知を送る際の添え書きは、「不採用通知在中」ではなく「重要書類在中」と書くようにしましょう。

履歴書や職務経歴書は不採用通知を送る封筒に同封する

採用活動を行う際には、求人者に履歴書や職務経歴書の提出を求める機会が多いと思います。採用した場合には、それらの書類は社内で保管します。しかし不採用の場合は、求人者に返送することが一般的です。

不採用通知を送る際には、求人者に提出してもらった履歴書や職務経歴書などの書類も、不採用通知を入れる封筒に同封します。企業によっては返送せずに、自社で責任を持って破棄する場合もあります。なので履歴書や職務経歴書、エントリーシートの返送については、事前に社内の方法を確認しましょう。

不採用通知の封筒の選び方や書き方で企業のイメージ向上につながる

不採用通知を送るタイミングが不採用になってしまった求職者へ感謝を伝える最後のチャンスです。今回一緒に働くことにはならなかったとしても、今後、取引先としてお付き合いする可能性も十分に考えられます。

不採用になってしまった求人者にも感謝の気持ちを忘れずに、誠実に対応することで、今後の企業イメージ向上に繋がります。不採用通知を送る際には、封筒の選び方や書き方には十分に注意をして、その先につなげましょう！

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