総務の仕事内容は？ 必要なスキルや仕事に役立つ資格を知ろう！

総務の仕事内容は？

総務の仕事内容にはどのようなものがあるのでしょうか。早速見ていきましょう。

会社備品の発注・管理

会社の備品の発注・管理は総務の重要な仕事です。

会社の備品には次のようなものがあります。

＜消耗品＞

＜オフィス家具＞

消耗品は在庫切れが起きないよう、常にチェックする必要があります。また、観葉植物や給湯室に設置するポット、タイムカードなど、管理すべきものは多岐にわたります。必要数と確認の頻度やタイミングを一覧にしたチェックリストを作成すると、対応漏れが防止できます。

また、社内インターネット環境の整備やパソコンの管理、従業員がテレワークを行う際の環境や備品の用意も行います。

施設管理

施設管理とは、会社の防災設備や照明、空調などを管理し、従業員が働きやすい環境を整えることです。常に清潔な状態を保てるよう、清掃の専門業者を手配するのも総務部の仕事です。

また、人事異動の季節にはオフィスレイアウトの変更も必要になります。オフィス家具などの備品の発注を伴う大がかりな作業になるため、チーム内で役割分担を行い、計画的に進めましょう。

社内イベントの企画・運営

企業には、次のような年間行事があります。

社内で開催される行事は総務部が主催し、企画・運営を行います。

このほかにも、クリスマスパーティーやスポーツイベントといったレクリエーションを、総務部が企画することもあるでしょう。

社内イベントには、コミュニケーションの活性化や人材流出の防止、従業員の意識向上などの効果があります。年度が始まる前にスケジュールを組み、予算を確保しておきましょう。

文書作成・管理

社内共通の文書作成ルールや書類の保管ルールの策定は、総務部が中心となって行います。倉庫などで書類を保管する場合は、総務部が各部署の書類を一括して管理することもあります。

稟議書や企画書といった事業関連文書のフォーマット、交通費・休暇・残業などの各種申請書、雇用関連の契約書にいたるまで、適切な管理が求められます。

まずは文書の書式を定め、入力のルールを設けます。完成した文書は管理しやすいようにファイリングし、破棄するタイミングも決めておくことが大切です。

最近ではペーパーレスの影響で、クラウドストレージを利用した文書管理も増えています。紙の文書を保管するスペースやファイルを購入する経費、保管の手間を節約できるため、文書の電子化は積極的に進めるとよいでしょう。

契約管理

契約管理とは、雇用や企業間の契約に関する書類を適切に管理することです。

契約は損害賠償などのトラブルに発展することも多いため、慎重な管理が求められます。適切なタイミングで契約書を更新し、必要に応じて内容の見直しを実施します。ルールを一元化し、法務部と密接に連携しながら作業を進めるのがポイントです。

また、契約に関する文書は、それぞれ保存期間が定められている場合が多いため、誤って破棄しないよう十分注意する必要があります。

その他の総務の仕事

企業によって総務部の役割は大きく異なります。

大企業では総務部と人事部、経理部、法務部、広報部などが業務を分担して行いますが、小規模な企業では、これらのバックオフィス業務を総務が一括して行うこともあります。

また、総務部が企業のリスクマネジメントを担う場合もあるでしょう。企業のリスクには、自然災害による損害や個人情報・企業情報の漏洩、コンプライアンス違反などがあります。リスクを抑えるために事前対策を行い、問題が発生した場合の対応を決めておきます。

総務に必要なスキルは？

総務の仕事に活かせる資格は？

＜特定の業務に役立つ資格＞

＜ビジネスの基礎を学ぶのに役立つ資格＞

＜幅広い分野でキャリアアップに活かせる資格＞

総務の仕事についてのまとめ

総務部未経験の方に向けて、総務部の仕事内容について解説しました。

総務の仕事は、興味があれば誰でもチャレンジできます。社内外の人と接する機会が多いため、コミュニケーションスキルを磨いておくとよいでしょう。また、総務の仕事を通じてビジネススキルを身に付けることができるため、将来的なキャリアアップにも役立ちます。

バックオフィスのプロフェッショナルになりたい方は、ぜひ総務の仕事を探してみてください。