秘書業務の基本8

慶事への対応

上司が慶事に招待されたときの対応としては、次のものが挙げられます。

招待された上司が出席する場合の服装は、礼装、正装が基本ですが、季節によっては略礼服で構わない場合があります。

平服でお越しくださいという添え書きがある場合でも、先方の秘書に確認しておくと安心でしょう。

随行する秘書は、会場内まで入る場合は、改まったスーツを着用しましょう。ア

クセサリーも含めて華美になり過ぎないように配慮しますが、胸にコサージュを着けて祝意を表現すると場にふさわしくなります。お化粧は、口紅を少し明るめの色にする程度が望ましいです。

立食パーティーの場合は、会場の係の方に上司の飲食の配膳をお任せします。

自分の分を取りに行く程度の振る舞いにし、お酒をついで回るようなことはしないようにしましょう。

また、上司のそばをなるべく離れないようにしますが、お招きいただいたのは上司ですから、上司が探さない程度に離れたところに立ち、なるべく会話の邪魔にならないように配慮しましょう。

上司が困っている様子を見せたら、指示は受けますが、何かを運ぶのは会場の係の方の仕事ですから、伝言し様子を見守るようにしましょう。

他の企業の役員に随行している秘書がいるようであれば、ぜひ積極的にあいさつして回りましょう。

ただし、上司のそばを離れるときは、必ず一声かけてからにするようにしましょう。

弔事への対応

訃報が届いたら、

をよく確認して、上司に報告しましょう。

なお、地域の関係者に関しては、直接情報が会社に入らない場合があります。新聞やWebサイトの訃報をチエックする習慣を付けましょう。

通夜、告別式ともに出席できないときは弔電を送ります。

このほか、秘書の交際業務は、病気や災害のお見舞い、記念式典や落成式、褒章受章の対応などが見込まれます。

それぞれ特徴ある催しへの対応は頻度が高くないため、記憶だけを頼りにすると落ち度があっても気づかないことが多く、知らない間に恥ずかしい思いをしてしまうことに繋がります。

必ず記録を残すようにしましょう。記録は、文字や図、表、そして、写真が撮れる場面では写真に残すと理解が深まります。

スケジュール管理

予定表は、年間、月間、週間、日々と四つを使い分けます。

秘書は、社内の他部署からの問い合わせに対しても、詳細を伝えてはなりません。

「○時より○時まで外出していらっしゃいます」「○日より○日まで、出張されています」など、不在の期間を答えるのみとし、外出先に連絡を入れなければならないような場面では、秘書が電話を入れて都合をうかがい、担当者に取り次ぐという対応をするようにしましょう。