庶務の業務とは？ 仕事内容や他業務の違い、効率よく仕事をするポイントを解説

庶務とは

まずは、庶務とはどのような業務なのかについて解説します。

庶務とは

庶務とは、会社組織の各部署の担当業務を効率的に行えるように、社内で必要な事務処理を行いサポートする業務のことです。読み方は「しょむ」です。

会社の規模や組織全体のニーズによっては、庶務課という独立した部署を設置して、各部署の事務的な処理を一手に引き受ける体制を整えている企業もあります。

しかしながら、「庶務」という言葉を使わず、各部署の事務職の社員が部署内の事務全般を担当する企業の方が一般的です。また、事務職の社員が総務と庶務を兼務する組織も少なくありません。

庶務の仕事内容

庶務の内容は会社や部署によって、多岐にわたります。ここからは、庶務の主な仕事内容について解説します。

データ入力業務

各部署の社員が業務を行ううえで必要な、さまざまなデータを入力する業務は、主な庶務業務の1つです。

たとえば、営業部門の庶務担当者は、顧客のデータ入力をはじめ、営業活動に伴う取引情報やイベントに関する各種データの入力業務を担当します。利用目的に応じた入力方法や、セキュリティ対策の知識が必要な場合もあります。

来客対応

担当部署宛の来客対応も、庶務業務に含まれます。予め来客予定に応じて、応接室や会議室を予約します。全体の受付が別にある会社や、受付に人は置かずに内線電話機が設置されている会社がありますが、どちらの場合も来客が到着したら、担当者に連絡を行います。

受付から来客を会議室へ案内し、必要に応じてお茶出しの手配をすることも庶務の仕事です。

電話対応

所属部署宛の電話対応も庶務業務の1つです。社外の人に失礼がないように、適切な言葉遣いやマナーについても心得ておかなくてはなりません。また、部署の社員の担当業務を把握したうえで、対応する必要もあります。

複数名で電話対応をする場合、一貫した対応ができるように、必要事項を共有するためのマニュアルを作成しましょう。

伝票整理・ファイリング

ペーパーレス化が進んだ企業でも、紙ベースの伝票や資料は必ず存在します。経理やその他の社内部署に回す必要がある書類もあるため、伝票処理のタイミングやスピードに配慮が欠かせません。

部署内で扱う伝票やファイルの整理とファイリングは、定期的かつルールに従って行う必要があり、庶務の重要業務の1つです。

備品管理

会社には、社員が日常的に使用する事務用品などのさまざまな備品があります。部署の備品の購入や在庫管理も庶務の担当業務です。備品の購入には、予算管理や購入先の検討も必要な場合があります。

部署ごとの購入になるか、会社全体での購入かを判断する場合、所属部署の要望をまとめて関連部署と調整を行います。

配送物・受領物対応

所属部署宛の郵便物や配送物の受け取りと担当者への受け渡し、発送物の準備や発送業務も庶務が担当します。

日々部署の担当者宛に届くさまざまな配送物を配送業者から受け取り、手早く担当者の元に届けるだけでなく、イベントやキャンペーンのために大量の発送物を準備することも、部署の事業をサポートするうえで重要な役割です。

庶務と似ている他業務との違い

庶務と似ている業務として、「総務」や「労務」、「事務」が挙げられます。それぞれについて、庶務との違いを解説します。

総務との違い

庶務は部署の業務に必要な事務処理を担当し、総務は会社全体に対して必要な事務的な処理を担当するのが一般的です。

ただし、会社によって庶務と総務の業務が明確に分かれていない場合もあります。また、実際の担当業務範囲が、会社によって異なることも珍しくありません。仮に同じ内容の業務を行う場合であっても、「総務」と呼ぶ会社もあれば、「庶務」と呼ぶ会社もあります。

労務との違い

庶務の業務対象は、基本的に所属部署が行う事業・営業活動に関する事務処理が中心です。一方、労務の業務は、会社の就業規則の作成を含めた従業員の労働に関する事務処理がメインです。

たとえば、従業員の勤怠管理や社会保険の手続き、給与計算などが労務の典型的な業務です。労務に関する法律の知識が必要となる場合が多くなりますが、会社によっては、庶務の担当部署が労務的な事務を兼務する場合もあります。

事務との違い

庶務と事務とは何が違うのか、疑問に思う方もいるかもしれません。「事務」と「庶務」は、呼び方の問題だけで実際には同じです。どちらも、所属部署に必要な事務的な処理全般を担当します。

会社の習慣で「庶務」と呼んだり「事務」と呼んだりという違いはあっても、対象となる担当業務に違いはありません。

庶務の仕事を効率よく進めるポイント

1. エクセルスキルやブラインドタッチなどのPCスキルを身につける

庶務が行う事務業務の多くは、PCで文書や表計算などのアプリケーションを使用する割合が非常に高い作業です。庶務担当として効率よく業務を進めるためには、エクセルのスキルとブラインドタッチでの文書作成スキルは必須と言えるでしょう。

特に、営業部署に所属する庶務担当は数字を扱うことも多いため、データ入力のスピードやエクセルの関数スキルを日頃から磨いておくことが大切です。自分の作業効率だけでなく、部署全体の生産性の向上にもつながります。

2. 資格を取得し、効率よく業務をこなす

庶務は会社内のさまざまな担当部署で必要な役割ですが、部署によっては専門的な知識やスキルが求められます。

たとえば、マーケティング関連の部署の場合、Webサイトの構築やオンラインショップサイトの運営に関する知識や技術が必要とされる可能性もあります。その場合、関連する資格を取得することで、業務をより効率的に行うことができます。業務効率向上だけでなく、所属部署内の信頼を得ることにもつながるでしょう。

3. テンプレートを使用して、書類作成や事務処理を効率化する

所属部署の業務内容に応じて、取引先や関連業者向けの文書を作成することも、庶務に欠かせない業務です。書類送付案内や請求書の送付など、よく使う文書は一から作成するのではなく、テンプレートを使用しましょう。

利用可能なテンプレートについては、用途別に種類をあらかじめ確認しておきます。自社の文書作成上のルールを守って、書類作成業務の効率化を図るようにしてください。

ビズオーシャンでは、庶務の書類作成に使えるテンプレートを多数用意しています。無料でダウンロードできますので、庶務業務の効率化にお役立てください。

4. 業務効率化ツールの導入を検討する

庶務の担当業務は所属部署によって多岐にわたります。ルーチン化できる業務の作業の効率化を図り、他部署との連携を強化するためにも、新しいツールの導入を検討しましょう。

たとえば、他部署の庶務担当者も同じような作業を行っている場合、効率的な作業方法を一緒に検討し、導入を進めることで、会社全体の業務の効率化を進めることができます。

事務作業を効率化できるツール類について、日頃から情報収集しておくことも、庶務の業務に役立ちます。

庶務についてのまとめ

庶務は、会社組織の各部署の担当業務を効率的に行えるように、社内で必要な事務処理を行いサポートする業務です。データ入力業務や電話対応、備品管理など、仕事の内容は多岐にわたり、会社や部署によって異なります。

庶務の仕事を効率よく進めるには、パソコンスキルを磨くことや資格取得することが大切です。また、テンプレートやツールなども上手に活用して、業務の効率化を図っていきましょう。