ワークフロー分析で業務効率を改善！ 手法やポイントを分かりやすく解説

ワークフロー分析とは？

ワークフロー分析は、業務プロセスの効率化を目的とした重要な手法です。業務の流れを可視化し、無駄や非効率性を特定することで、改善点を明らかにするのがワークフロー分析の役割です。ワークフロー分析の重要性を理解し、適切に取り組めば、業務の標準化や無駄の削減、生産性の向上を図ることができます。

以下では、ワークフロー分析の重要性と期待できる効果について解説します。

ワークフロー分析の重要性

ワークフロー分析は、業務の無駄や非効率を特定して改善策を立案するために重要な手法になります。ワークフロー分析なしでは、業務改善の方向性を見誤り、効果的な施策を打ち出すことが難しいのです。

業務効率化やコスト削減を実現するためには、現状の業務の流れを詳細に分析して、問題点を明確化することが非常に大切になります。

ワークフロー分析で期待できる効果と目的

ワークフロー分析を実施することで、業務の効率化、コスト削減、生産性向上などの効果が期待できます。無駄な作業や重複タスクを削減して業務フローを最適化できるので、リソースの有効活用や業務スピードの向上につながるのです。 

ワークフロー分析の目的としては、業務プロセスの可視化と改善を通じて、組織全体のパフォーマンス向上を実現することがあります。現状の業務の流れの詳細な分析から問題点を明らかにすることで、改善の方向性が定まり、具体的な施策の立案が可能です。

ワークフロー分析の手法と選び方

ワークフロー分析にはさまざまな手法があり、自社の業務特性や目的に合わせて適切な手法を選択することが重要です。以下が、代表的なワークフロー分析の手法になります。

ここでは、上記の手法の特徴と自社に最適な手法を選ぶポイントについて解説します。

プロセスマッピングによる分析

プロセスマッピングは、業務の流れを可視化し、業務の全体像を把握するための手法です。業務フローを図式化することで、プロセスの流れや関係者の役割、情報の流れなどを明確にすることができます。

プロセスマッピングでは業務の複雑性や問題点が浮き彫りになるので、改善すべきポイントを可視化するために非常に有効です。

タイムスタディによる分析

タイムスタディは、各タスクにかかる時間を計測し、ボトルネックを特定するための手法です。業務プロセスの各ステップに要する時間を詳細に記録・分析することで、非効率な部分や改善の余地を見つけ出せます。

タイムスタディのデータを活用すれば業務の所要時間を最適化でき、生産性の向上が期待できます。

インタビューによる分析

インタビューは、関係者から現場の声や課題を収集するための効果的な情報収集方法です。実際に業務に携わる従業員へのヒアリングを通じて、業務の流れの実態や問題点を把握することができます。

インタビューで得られた情報を分析に活かすことで、現場の実情に即した改善策の立案が可能なのです。

シミュレーションによる分析

シミュレーションは、改善案の効果を事前に予測・評価するために活用できる手法です。現状の業務の流れをモデル化して変更点を反映させることで、改善案の影響を試算できます。

シミュレーションを通じて最適な業務フローを設計し、実装前にリスクを最小化することもできます。改善策の有効性を事前に確認し、最適なアプローチを選択するために非常に役立つ分析です。

自社に最適な分析手法の選択ポイント

自社に最適な分析手法は、業務特性や目的に合わせて選択することが重要です。業務の規模や複雑性、改善の優先度などを考慮し、適切な分析手法を組み合わせることが求められます。

自社の状況に合わない手法を選択した場合、分析への過剰な所要時間、的確な改善策を導き出せないリスクにつながるので注意してください。

ワークフロー分析の手順

ワークフロー分析の手法の選定だけでなく、適切な順序で実施することも成功の鍵を握ります。ワークフロー分析の手順は、以下のとおりです。

ここでは、ワークフロー分析の具体的な進め方について、上記のステップごとに解説します。

現状の課題と業務内容を把握する

ワークフロー分析の第一歩は、現状の業務内容と課題を整理し、分析の目的を明確にすることです。業務フローを俯瞰し、非効率な部分や問題点を洗い出すことから始めましょう。

ワークフロー分析の目的を関係者で共有し、改善に向けた協力体制を構築することが重要です。

業務の流れを可視化する

業務の流れの可視化は、ボトルネックや改善ポイントを特定するために必要不可欠なステップです。プロセスマッピングやタイムスタディなどの手法を用いて、業務の流れや所要時間を詳細に把握しましょう。可視化された業務フローを分析することで、無駄な作業や重複タスクが明らかになります。

改善ポイントを明確にする

改善ポイントの明確化は、具体的な対策を立案するための重要なステップです。ボトルネックや非効率な部分に着目し、改善案を検討しましょう。改善案は実現可能性や効果、コストなどを多角的に評価して、優先順位をつけることです。

新しいワークフローを設計する

新しいワークフローの設計は、対策を反映し、実装に向けた準備を行うために必要なステップです。改善案を業務フローに落とし込み、新しいワークフローを可視化しましょう。

この際、実装前にシミュレーションを行い、効果を予測するとともに、運用面での課題を洗い出しておくことが重要です。新しいワークフローの設計は改善策を具体化し、実行に移すための橋渡しとなります。

継続して分析を実施する

継続的なワークフロー分析は、業務の最適化を図るために重要です。一度の改善で完璧な業務の流れが完成するわけではなく、継続的な分析と改善が欠かせません。

定期的に業務の流れを見直し、新たな改善ポイントを特定することで、業務プロセスの最適化を継続的に進められます。

ワークフロー分析を円滑に進めるためのポイント

ここまで、ワークフロー分析の手法と実施の手順について解説してきました。では、ワークフロー分析を円滑に進めるためのポイントはあるのでしょうか。

ワークフロー分析を円滑に進めるためのポイントは、以下のとおりです。

ここでは、上記のポイントについて解説します。

関係部署との連携を強める

ワークフロー分析の成功には、関係部署との連携が不可欠です。分析対象の業務に携わる部署や、改善案の実行に関わる部署との協力体制を構築する必要があります。

関係部署の理解と協力を得ると円滑にワークフロー分析を進められるので、実効性の高い改善策を実現できるのです。

分析の目的に合ったツールを選定する

分析の目的に合ったツールの選定と効果的な活用が、ワークフロー分析の成功に大きく影響します。プロセスマッピングやタイムスタディ、シミュレーションなど、分析に適したツールを選ぶことが重要です。

ツールを活用して得られたデータを適切に分析し、改善策の立案に役立てることが求められます。最適なツールの選択と効果的な運用により、分析の精度と効率を高めることができるはずです。

分析結果を活かすためのアプローチを検討する

分析結果を実際の業務改善につなげるためには、適切なアプローチを検討・実施することが重要です。改善案の実行にあたっては、関係者の理解と協力を得るための説明や調整が欠かせません。

改善効果を測定し、フィードバックを得ながら、継続的に業務プロセスを最適化していくことが求められます。分析結果を活用し、確実な改善を実現するためのアプローチを入念に設計することが肝要です。

ワークフロー分析で業務効率化を実現しよう

ワークフロー分析とは業務の流れを可視化し、無駄や非効率を特定することで、改善点を明らかにする手法です。ワークフロー分析を通じて、業務の標準化や無駄の削減、生産性の向上を図ることができます。

ワークフロー分析を始めるためには第一歩を踏み出すことが、業務効率化への近道です。自社の業務特性や課題に合わせて、最適な分析手法を選択し、改善に向けた取り組みをスタートさせましょう。

この記事を参考に業務プロセスの可視化と最適化を継続的に進めることで、組織全体のパフォーマンス向上を実現できるはずです。