基本契約書とは？ 個別契約書との違いとその必要性、作成方法を解説

基本契約書とは

基本契約書とは、継続的にビジネス上の取引を行う場合に、相手方と交わす契約書のことです。取引を行う度に契約を交わすと手間がかかるため、継続を見越して取引における共通事項を基本契約書にまとめておきます。

「取引基本契約書」という名称が一般的ですが、それ以外の名称であっても、継続的に取引を行う場合の基本的な合意事項を定めたものは、基本契約書といえます。

基本契約書の必要性

基本契約書は、毎回「個別契約書」を作成する手間を省くことが目的です。

毎回の取引に共通する事項を記載した基本契約書を初めに作成しておけば、双方の負担が減り、煩雑さからも解放されます。

基本契約書は、必ず作成しなければならないものではなく、双方で作成するか否かを協議することになります。しかし、同種の取引を継続して行う場合、個別契約書を取引の度に作成
すると双方に大きな負担がかかるだけでなく、後々トラブルの原因になる可能性があります。

口頭での約束でも契約は成立しますが、基本契約書があれば、双方が契約内容を書面で確認することができ、行き違いや思い違いが発生するリスクを回避できます。

基本契約書と個別契約書との違い

基本契約書と混同されやすい契約書に、「個別契約書」があります。それぞれの違いを理解したうえで、正しく使い分けましょう。

個別契約書とは

個別契約書とは、個別の取引に関する合意事項を定めたもので、発注書や注文書が個別契約書にあたります。

基本契約書は、取引の基本的なルールを定める目的で、新規の取引先と一度だけ締結します。その後は、発注書や注文書といった個別契約書を取引の度に用います。個別契約書には、依頼内容や納期、発注数量、価格など、詳細な取引の内容を記載します。

優先度が高いのはどっち？

基本契約書と個別契約書のどちらを優先するかは、契約内容によって異なります。

取引を行う中で、基本契約書と個別契約書の内容が矛盾することもあるでしょう。その場合にどちらを優先するかを、あらかじめ基本契約書に記載しておくことで、トラブルを防げます。

基本契約書に定めがない場合は、後で締結した個別契約書が優先されるという解釈が一般的です。しかし、当事者によって解釈が分かれることもあるため、契約書に明記しておく方法が最適といえるでしょう。

基本契約書の作成方法

ここでは、基本契約書の一般的な作成方法をステップに沿って解説します。

記載項目

基本契約書には、次のような項目を記載します。

その他、取引の内容によっては、知的財産権の取り扱いなどについても定めます。売買に関する基本契約書の場合は、目的や期間、取引内容、支払い方法などを明記するとトラブルを防止することが可能です。

基本契約書の記載項目は、取引先と協議して決めることになります。双方が納得できる内容になるよう、よく話し合いましょう。

製本と契印・割印

契約書は、1枚にまとめる場合と、複数枚で構成される場合があります。

複数枚で構成される契約書の場合は、製本を行います。一般的な製本の手順は次の通りです。

袋とじした部分には「契印」といって、契約書の改ざん防止を目的とした押印を行うことになります。そのため、製本テープはシワにならないようキレイに貼りましょう。

契約書ができたら、署名や押印を実施します。署名はゴム印での代用も可能です。

また、契約書は「控え」として複製を作成します。複製したものと原本が同じ契約書であることを示すため、それぞれの契約書の一部を重ねて割印を押します。製本した契約書であれば、袋とじした部分にも割印を押します。

収入印紙

基本契約書は、国税庁が印紙税法で定めている「7号文書」に該当します。

7号文書は、特定の相手との継続的な取引に関する基本的な合意事項を記載したもので、該当する契約書には、売買取引基本契約書や特約店契約書などがあります。7号文書には、取引金額に関わらず4,000円の印紙税が必要です。

ただし、契約期間が3か月以内、かつ更新の定めがない場合は、7号文書ではなく2号文書（請負に関する契約書）に該当します。2号文書は印紙税が200円になるため、定期的に内容を見直す必要がある契約であれば、契約期間を3か月以内に絞ることで印紙税額の節税が可能です。

業務委託契約の場合は、「請負」と「準委任」に区別され、「準委任」の場合には第7号文書には該当しません。

このように、印紙税の取り扱いは契約内容によって異なります。これまでに取り扱ったことがない契約を締結する場合は、弁護士などの専門家に相談するとよいでしょう。なお、印紙税の対象となるのは書面で交わした契約書であり、電子契約は対象外です。

基本契約書に関する注意点

ここでは、基本契約書に関する注意点を解説します。

解除条項を明確に定める

契約において最も大切な事項の一つに、「解除条項」があります。解除条項とは、「どのような場合に契約を解除できるのか」という規定です。

契約の解除は、解除される側はもちろん、解除する側にも大きな負担がかかるため、解除条項は、個別具体的にわかりやすい文言で記載しておく必要があります。曖昧な文言やどちらとも解釈できる文言を使用すれば、かえって紛争の原因になります。

損害賠償の内容を明記する

前述の「解約条項」と同じく、損害賠償に関する条項は、重要な事項です。どのような場合に損害賠償責任が発生するのかを記載するだけでなく、金額についても規定しておく必要があります。

また、「不可抗力の際には免責される」など、損害賠償責任を問わない条件についても、あらかじめ決めておくことが一般的です。

損害賠償責任は、双方とも考えたくない事項ですが、万が一の事態を想定したうえで対応を決めておけば、後々のトラブルを最小限に留められる可能性があります。

危険負担について明確に定めておく

危険負担とは、当事者のどちらにも原因がない理由によって契約が履行できなくなった場合に、どちらが責任を負うかを定める項目です。「当事者のどちらにも原因がない理由」には、取引先に納品する予定の商品が、地震によって壊れてしまった場合などが考えられます。

改正民法で、危険負担の一般原則は「債務者主義」とされていますが、任意規定であるため、これとは異なる条件にすることも可能です。危険負担について明確に定めておくことは、トラブル防止の観点からも重要な意味を持ちます。

契約不適合があった場合の対応を決めておく

契約不適合とは、引き渡された目的物の種類や数量、品質が契約の内容と異なることで、その場合に誰がどのように責任を負うか定める項目を「契約不適合責任」といいます。

2020年の民法改正以前は、「瑕疵担保責任」という名称で、故意でも過失でもない「隠れた瑕疵」の場合に限って、法的責任が認められていました。改正後は、契約に合致しないすべての内容に対象範囲が拡大されています。

契約不適合があった場合の対応としては、代金の減額請求や代替品の提供など（追完請求）があげられます。これらの対応も、民法改正によって買主が請求できる権利として新たに追加されました。

危険負担と同様に、契約不適合もトラブルにつながりやすいことから、契約書でルールを定めておく必要があります。

基本契約書のまとめ

基本契約書は、継続的な取引におけるルールを定めるために作成します。それに対して個別契約書は、具体的な取引事項を定める役割を担い、相互に補完しあう関係性といえます。

基本契約書と個別契約書の内容は、矛盾することがないよう、定期的に確認を行うことが重要です。

また、印紙税法上は、契約期間が3か月以上、かつ更新期限の定めがある契約書が「7号文書」に該当しますが、7号文書に該当しない場合も2号文書に該当することがあるので注意が必要です。

新たな契約内容で基本契約書を結ぶ場合は、弁護士などの専門家に確認するとよいでしょう。