業務委託契約書を電子契約するには？ やり方や締結方法を解説

業務委託契約書は電子契約できる

業務委託契約書は、電子契約で締結することが可能です。
電子署名法により、電子署名は手書き署名と同等の法的効力を持つと認められています。適切な電子契約システムを利用し、当事者の合意を確実に記録できればとても有効な契約です。

電子契約には迅速な締結、コスト削減、保管の容易さなどのメリットがある一方で、セキュリティや技術的な問題に注意を払う必要もあります。契約の性質や重要性によっては、電子契約よりも従来の書面契約の方が好まれる場合もあります。

そのため電子契約を導入する際は、法的要件を満たしつつ適切なプロセスを踏むことが重要です。

業務委託契約書を電子契約するためのやり方

業務委託契約書を電子契約で締結するためには、適切な準備が必要です。ここでは、電子契約を導入する目的の明確化から、対応する契約書の選定、法務担当者への説明まで、具体的なステップを解説します。

電子契約導入の目的を明確化する

電子契約を導入する際には、目的を明確にすることが重要です。そのためには、まずコスト削減や業務効率化を目指す具体的な目標を設定します。たとえば、以下のようなものです。

次に、これらの目的を達成するために「どの書類を電子化するか」を選定します。すべての契約書を一律で電子化するのではなく、優先度の高いものから段階的に導入することも大切です。

最後に、目的や電子化する書類に最適な電子契約サービスを選定しましょう。選択肢の中から、セキュリティ機能、使いやすさ、コストについて比較検討します。

目的を明確にしておくことで、電子契約導入のロードマップを描きやすくなり、スムーズな導入につながります。

電子契約に対応する業務委託契約書の選定

すべての業務委託契約書が、電子契約に適しているわけではありません。業務委託契約書の電子契約に対応するためには、まず電子化に適した契約書を選定する必要があります。
特に電子契約の対象となるのは、秘密保持契約書や基本契約書のように、頻繁に締結され、内容の変更が少ない契約書です。

しかし、法律で書面での作成が義務付けられている契約書は、電子化することができません。たとえば、「事業用定期借地権設定契約書」は、書面のみでの作成が可能です。

また電子契約に移行する際には、契約書の文面を調整する必要があります。たとえば、「本書2通を作成し」を「本電子契約書を作成し」へ修正するといった修正作業が必要なことも覚えておきましょう。

適切な契約書を選定し、必要な修正をしておくことで、スムーズな電子契約の導入が可能になります。

社内の法務担当者への説明と協力依頼

業務委託契約書を電子契約にする時は、法務担当者の協力も不可欠です。まず、電子契約の法的有効性や関連する法律の確認を行います。これは、法務担当者と協力して導入に伴う法的リスクを洗い出し、対策を検討するためです。

次に、契約書の文言や電子署名の取り扱いについて見直します。内容自体に問題がないか、法務担当者の知識を借りて、チェックすることが重要です。

電子契約の導入が決まったら、運用ルールやトラブルに対する対応方針を定めます。継続的に活用できる法的チェック体制を、法務担当者と整備しましょう。

法務担当者と緊密に連携をすることで、業務委託契約書の法的リスクを抑えて、電子契約を導入することができます。

業務委託契約書の電子契約の締結方法

業務委託契約書の電子契約の締結には、主に「立会人型」と「当事者型」の2種類の方法があります。
それぞれの特徴や締結フローに加えて、両方で活用できる取引先への説明方法についても、チェックしていきましょう。

立会人型電子契約の締結フロー

立会人型電子契約は、電子契約サービス事業者が第三者として、契約の成立を証明する方式です。立会人型電子契約の締結をする時は、まず契約書をPDF化して電子契約サービスにアップロードし、契約相手の情報等を入力します。

次は、取引先が専用リンクから契約書を確認するステップです。この時は、サービスから取引先へ契約書の確認と承認依頼のメールが送信されます。

取引先が契約書の内容を承認すると、電子契約サービス事業者から電子署名が付与され、契約が成立します。契約が成立した時は双方に契約完了の通知が送られるため、締結完了の確認が可能です。立会人型は、取引先に特別なソフトウェアやアカウントが不要なため、比較的導入しやすいというメリットがあります。

当事者型電子契約の締結フロー

当事者型電子契約は、契約当事者同士が直接電子署名を行う方式です。当事者型電子契約の締結フローでは、まず契約当事者が認証局から電子証明書を事前に取得します。次に、契約書をPDF化して電子契約サービスにアップロードし、取引先に承認依頼を送信します。

取引先が自身の電子証明書を用いて電子署名を行い、双方の署名が完了すると契約が成立する方式です。当事者型は、高度な本人確認が可能なため、より厳格な契約締結が求められる場合に適しています。

取引先への電子契約導入の通知と説明

電子契約の導入を円滑に進めるためには、取引先への適切な通知と説明が不可欠です。業務委託契約書の電子契約導入に際し、準備が整ったら早めに取引先へメールや書面で通知し、必要であれば説明会を開催します。

取引先にとってどのような電子契約導入の利点があるかを、強調することも大切です。迅速な契約締結、コスト削減など、電子契約の仕組みやメリットを分かりやすく説明しましょう。

取引先の質問や懸念には丁寧に対応し、必要なら個別サポートを行います。また同意を得られない場合も想定されるため、書面で契約継続をするというような代替手段を用意することも重要です。

業務委託契約書の電子契約に関するQ&A

業務委託契約書の電子契約に関して、よくある質問とその回答を「Q&A形式」で紹介します。電子契約の導入を検討する際に、参考にしてください。

電子契約での印鑑は必要？

電子契約では印鑑は不要です。印鑑の代わりに電子署名が用いられます。

電子署名は契約成立の証明として機能し、内容の改ざん防止や署名者本人の意思確認に使われるシステムです。暗号技術を用いる電子署名は、印鑑より高い安全性と信頼性を持ち、電子署名法により、手書きの署名や捺印と同等の法的効力があります。

視覚的な電子印鑑も使える場合がありますが、法的には電子署名が重要で、印鑑は補助的な役割です。印鑑が不要となり、印鑑の管理や捺印作業も省けるため、業務効率化につながります。

電子契約と紙の契約書の併用はできる？

電子契約と書面の契約書を併用することは可能ですが、適切な管理が必要です。取引先の準備状況や法律の要件によりすべての契約を電子化できない場合もあるため、状況に応じて使い分ける必要があります。

併用する場合、二重管理によるミスや手間を避けるため、統合的な契約管理システムの導入を検討しましょう。書面の契約書をPDF化し、電子契約と同じシステムで管理する方法もあります。しかし、この場合には、原本の保管と電子化文書の真正性の確保をしておくことが重要です。

電子契約における印紙税はかかる？

電子契約では、印紙税がかかりません。印紙税法での課税対象は「書面（紙）」の文書であるため、電子契約書は課税対象外になるからです。

電子契約の普及により、国の印紙税収入は減少しています。しかしデジタル化推進の観点から、政府は印紙税収入の減少を容認しているようです。

電子契約の導入・普及をすることで、印紙税が不要になるだけでなく、契約書の作成・管理コストを低減することもできます。企業の経営効率化に大きなメリットをもたらすはずです。

電子契約の法的効力はある？

電子署名法に基づいて一定の要件を満たす電子署名は、手書きの署名や捺印と同等の効力を持ちます。そのため裁判で証拠として活用することも可能です。

そのためトラブルに対処できるように、信頼性の高い電子契約サービスを利用し、適切な運用ルールを設けることが必要になります。契約の重要性に応じて、厳格な本人確認や認証方法を選択しておきましょう。

業務委託契約書の電子契約のやり方を覚えよう

業務委託契約書の電子契約化は、企業の業務効率化とコスト削減に大きく貢献します。導入にあたっては、目的の明確化、適切なサービスの選定、社内外の協力体制の構築が重要です。

また、セキュリティとコンプライアンス対策に十分留意しながら、継続的な運用改善と社内への浸透を図ることが、成功のカギとなります。

また、電子契約の導入は、一度で完了するものではありません。法改正や技術の進歩、社会情勢の変化に応じて、常に見直しと改善を行うことが重要です。社内外からのフィードバックも積極的に取り入れ、より使いやすく、安全で効率的な電子契約の運用を目指しましょう。