不動産取引における電子契約とは？ 導入準備についても解説

不動産取引における電子契約とは

2022年の法改正により、不動産取引で義務とされていた、紙の契約書面を電子交付することが可能となりました。それまで、電子契約の導入が難しいとされていた不動産取引においても、デジタル化が本格的に進められる土壌が整い始めたと言えます。

不動産取引での電子契約とは、ほかの業界と同様に従来の紙の契約書に代わって、電子データを用いて契約を締結する方法です。これにより、印紙税の削減や業務効率化などのメリットが期待できます。しかし、導入にあたっては未だ法的要件や技術的な課題も少なくありません。

ここでは、電子契約に向けた法改正までの背景や電子契約の仕組みについて解説します。

電子契約の仕組み

電子契約とは、電子署名法に基づいて法的効力を持つ契約方式です。電子契約は、以下のような仕組みがあります。

このように、電子契約は本人確認や改ざん防止、保管の面で紙の契約書より優れている特徴があります。

不動産取引の電子化を後押しした法改正

不動産取引の電子契約化を可能にしたのは、2021年に成立した「デジタル社会形成整備法」の影響です。この法律によって、行政手続きや民間取引のデジタル化が推進されました。

その後この法に基づき、2022年5月に宅地建物取引業法（宅建業法）が改正されました。主な改正点は以下の通りです。

これらの改正により、不動産取引に関わるほぼすべての書類を電子化することが可能になりました。またデジタル技術を活用して、業界を変革させるデジタルトランスフォーメーション（DX）を大きく後押しした点も特徴的です。

不動産取引で電子化できる主な契約書類

宅建業法の改正により、以下の主要な契約書類が電子化の対象となりました。

これらの契約書や書類が電子化されたことで、不動産取引全体のデジタル化が進み、大幅な業務効率化が期待できます。

ただし、一部の特殊な契約（例：事業用定期借地権設定契約）については、引き続き書面での契約が必要となる場合があるので注意が必要です。

不動産取引の電子契約化のメリット

電子契約の導入は、不動産会社にとって多くのメリットがあります。導入することによってコスト削減や業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上にもつながりやすいです。

以下の主なメリットについて詳しく見ていきましょう。

印紙税や郵送コストの削減

電子契約の導入により、大幅なコストの削減が期待できます。特に期待できるのは印紙税の削減です。

たとえば1億円の不動産売買契約の場合、書面契約を行う時は6万円の印紙税が必要でした。一方、電子契約では印紙税が不要となるため、この6万円分を削減できます。

さらに、郵送費や紙・インクなどの消耗品費も削減可能です。たとえば年間100件の取引を行う不動産会社の場合、以下のようなコスト削減効果が見込めます。

上記の例でいうと、合計で年間640万円ものコスト削減が可能となります。これらの削減によって業務負担の軽減にもつながります。そのため、会社の利益向上のための新たな施策に時間を充てることができるでしょう。

契約手続きの効率化・迅速化

電子契約の導入は、契約手続きの大幅な効率化・迅速化につながります。
従来の契約と電子契約における所要期間の比較を、以下の表にまとめました（期間はあくまで目安です）。

このように、紙ベースの契約と比較して電子契約は契約締結までの期間を4～7日程度短縮することが可能です。時間短縮によって取引自体のスピードがアップすることで、顧客満足度の向上にも期待できます。もし早期に契約を締結したい顧客がいる場合は、そのニーズに応えることができるでしょう。

書類の保管・管理の負担軽減

電子契約の導入によって、書類の保管・管理に関する負担が大幅に軽減されます。まず、書類の保管スペースは不要になります。紙の書類の場合は収納するスペースが必要でしたが、電子契約はデータとして保存できるからです。

また電子契約では、必要な書類を見つける際、契約日や顧客名などキーワードで検索ができます。そのため、紙の書類のファイルを1つずつ確認する手間や時間を大幅に削減できるでしょう。

さらに電子契約ではクラウド上で安全に保管されるため、セキュリティの向上が見込めます。紙の書類でリスクになった火災や盗難などの可能性を低減し、情報漏洩はアクセス権限の設定によって防いでいます。

これらのメリットによって可能になるのは、書類管理にかかる人件費や時間の大幅削減です。迅速な情報共有が可能になることで、社内間での引継ぎやコミュニケーションも円滑化されるでしょう。

不動産取引の電子契約に関する注意点

電子契約には多くのメリットがありますが、導入にあたって注意すべき点もあります。電子契約の導入には、法的要件や技術的な課題があります。

ここからは、以下の主な注意点について詳しく解説します。

契約相手の同意が必要

電子契約を行うために法律で義務付けられているのは、契約相手の同意を得ることです。以下のような順序で対応しましょう。

同意を得られない場合の主な理由は、高齢者のデジタルリテラシーの問題や、セキュリティへの不安などが挙げられます。これらの懸念に対しては、丁寧な説明や操作サポートの提供を含むきめ細かな対応が求められます。

電子証明書・タイムスタンプの有効期限管理

電子契約の法的有効性を維持するためには、電子証明書とタイムスタンプの有効期限管理に注意する必要があります。これらの有効期限は、以下の通りです。

これらの有効期限が切れると、契約の真正性を証明できなくなる可能性があります。そのため、以下のような対策が必要です。

これらの管理を適切に行うことで、長期にわたって電子契約の法的有効性を維持できるでしょう。

不動産会社が取り組むべき電子契約導入の準備

電子契約をスムーズに導入する前に、まずは会社内の環境を整えていく必要があります。電子契約導入前に、不動産会社が取り組むべき以下の主な準備について詳しく見ていきましょう。

業務フローの見直しと社内規程の整備

電子契約の導入に伴い、既存の業務フローの見直しと、社内規定を整えることが必要です。以下のようなステップで進めていきましょう。

このように段階的にアプローチしていくことで、スムーズな電子契約の導入が可能になります。

セキュリティ対策の徹底

電子契約の導入に伴い、新たなセキュリティ対策を行う必要があります。主な対策としては、アクセス・セキュリティ管理や従業員教育などです。

たとえば、セキュリティの管理としては、多要素認証の導入や契約データの暗号化などを行い、会社内の情報漏洩リスクの防止に努めましょう。

また新しく作成されたセキュリティポリシーを周知することや、定期的な研修を実施することで、従業員の危機管理意識を高めていくことが重要です。

これらの対策を組み合わせることで、電子契約システムのセキュリティを強化し、顧客の個人情報や重要な契約データを守ることにつながります。しかしながらセキュリティ対策は継続的な見直しと改善も重要です。

電子契約システムの選定・運用

電子契約システムの選定は、導入の成否を左右する重要なステップです。また、導入後の運用についても段階的に進めることが必要になります。

ここからは、電子契約における適切なシステムの選定と運用についてそれぞれ説明します。

選定ポイント

電子契約システムを選定する際には、以下のポイントを考慮しながら、自社に最適なシステムを選びましょう。

上記の観点から複数のシステムを比較検討し、デモ版などを利用して実際に操作感を確認した上で決定するとよいでしょう。

導入後の運用ステップ

電子契約システムの導入後は、以下のステップで円滑な運用を目指します。

電子契約で不動産取引のDXを推進するチャンス

不動産取引において電子化が進み始めたのは、2022年5月に成立した「宅地建物取引業法」の改正がきっかけです。この法律の改正で、不動産取引にかかわる多くの書類の電子化が可能になりました。

また、不動産取引の電子契約化におけるメリットは、印紙税や郵送コストの削減、契約手続きの効率化、書類の保管・管理の負担軽減などが挙げられます。一方で、契約相手の同意が必要なことや電子証明書やタイムスタンプの有効期限の管理については注意が必要です。

電子契約の導入は、会社としての不動産ビジネスのあり方を根本から変えるチャンスです。この機会を活かし、積極的にDXを推進することで、変化の激しい市場環境下でも持続的な成長ができるでしょう。