電子契約のワークフロー機能とは？ メリットやサービスの選び方を解説

電子契約のワークフロー機能とは

電子契約システムにおけるワークフロー機能とは、契約前の承認や確認などのプロセスが電子化された機能のことです。また、ワークフローは、業務のやり取りの一連の流れのことを指します。一般的には、社員一人ひとりが担当業務をどう進めていくのか、開始から完了までの範囲を指すことが多いです。

この機能によって、契約書作成後の承認依頼から、法務部門によるチェック、最終決裁者による承認までの一連のやり取りを、システム上で管理できます。そのため、紙の契約書で起こりうる承認漏れや遅延を防ぎ、契約プロセス全体の効率化を図ることができるでしょう。

ワークフロー機能を備えた電子契約のメリット

電子契約システムにワークフロー機能を導入することで、企業にとっていくつかのメリットがあります。ここでは、以下の主な4つのメリットについてそれぞれ解説します。

承認ルートが明確になり効率化が進む

ワークフロー機能を活用するとシステム上で承認ルートを設定できるので、契約書の承認、締結がオンラインで完結します。
誰がいつまでに承認するべきかが明確になり、承認プロセスの効率化を進めることが可能です。従来の紙ベースで発生しがちだった書類の紛失リスクを軽減できるだけでなく、承認漏れや遅延リスクを未然に防ぎやすくなります。

また社内で複雑な承認ルートを採用している場合には、承認ルートのテンプレート機能があるものや、そのカスタマイズ性の高いシステムを選ぶことがおすすめです。異なる種類の契約や部署ごとの承認フローにも対応できるようになれば、企業全体の業務スピードが向上します。

契約フローの電子化により業務効率が上がる

契約のオンライン化は、可視化だけでなく業務効率化にも期待が持てます。紙での契約業務と比較していきましょう。

紙の契約書で必要だった印刷や郵送といった物理的な作業は電子化によって不要になるため、時間とコストの削減ができます。そのため遠隔地にある取引先との契約においてかかる郵送日数を待つ必要がなく、スムーズな契約締結が可能です。

また、電子データとして管理することによって容易に過去の契約書の検索や参照などができるため、会社全体で業務効率化を図ることができます。

ガバナンスの強化とリスク管理につながる

電子契約システムのワークフロー機能によって、企業のガバナンス強化とリスク管理の面での大きな効果が期待できます。

大きな要因は、システム上で承認プロセスの進捗や関与した人物の情報がリアルタイムで記録できることです。誰がいつどのような判断をしたのかが確認できるようになるため、不正な契約や改ざんに対するリスク防止や、承認権限の適切な管理に繋がります。

また、全ての操作履歴がシステム内で記録されているため、監査対応の円滑化や証跡管理の強化も可能です。これらによって、ワークフロー機能は企業の信頼性や透明性を保ちつつ、企業内の適切なリスク管理のサポートをしてくれるでしょう。

リモートワークへの対応力が向上する

リモートワークの導入が急速に進んでいる環境下で、電子契約システムのワークフロー機能は場所や時間に縛られない柔軟な働き方を可能にしてくれます。その結果、企業内でのリモートワークへの対応力が向上するでしょう。

従来の紙ベースの契約プロセスでは、リモートワーク環境下での契約締結に多くの課題がありました。社員が分散して働くこととなるため、契約書作成や承認などのプロセスに遅延が生じることがあったのです。

この契約プロセスがワークフロー機能導入によって、オンライン上で全て行えるようになります。そのため、企業内でリモートワークへの対応力向上に貢献できるでしょう。

ワークフロー機能を持つ電子契約サービスの選び方

電子契約サービスを導入する際は、自社のニーズに合った最適なサービスを選ぶことが重要です。ここでは、ワークフロー機能を持つ電子契約サービスを選ぶ際の、以下のポイントについて解説します。

企業規模や業務内容に合ったサービス選定

ワークフロー機能を持つ電子契約サービスを選ぶ際には、以下のような点で自社の規模や業務内容に合ったものを選定することが重要です。

上記のように、たとえば大企業であれば複雑な承認ルートや大量の契約処理に対応できるサービスが必要となります。中小企業であればシンプルで使いやすい機能があれば充分です。必要な機能さえ理解できていれば、価格帯にも注目しながら選ぶこともできます。

またサービスの拡張性や柔軟性については、将来の事業の変更や拡大、新規事業への展開を見据えている場合に大切なチェック項目です。ニーズの変化にスムーズに対応するための機能が必要になります。

提供されるサポート体制も欠かせないポイントです。運用開始後のトラブル対応や機能の追加・カスタマイズなどにも迅速に対応してくれるサービスを選ぶことで、安定した運用につながります。

サービスを利用する目的を明確にし、これらの点を踏まえつつ、自社に適したサービスを選びましょう。

機能面での比較検討

電子契約サービスを選ぶ際は、提供される機能の比較検討を重点的に行います。ワークフロー機能に関しては、以下のようなポイントで、自社の業務プロセスに適合するのかを慎重に見極めましょう。

まず、自社に必要な機能を洗い出し、各サービス間で比較します。たとえば、承認ルート設定の柔軟性、承認者の変更や追加の容易さ、承認状況の可視化機能などについてです。また、契約書のテンプレート機能や、過去の契約書の検索・参照機能などもチェックしておく必要があります。

初めてシステムを導入するということであれば、ユーザーインターフェースの使いやすさや直感的な操作性も見逃せません。複雑な操作が必要なサービスは、導入後の社内での浸透に時間がかかってしまう懸念があるからです。できるだけ直感的に操作できるサービスを選び、スムーズな導入と運用につなげましょう。

さらに、API連携などの拡張性も検討ポイントとして挙げられます。既存の社内システムとの連携や、将来的な機能拡張の可能性を考慮し、柔軟に対応できるサービスを選ぶことが望ましいです。

これらの点を踏まえ、自社のニーズに合った機能面での比較検討を丁寧に行います。
複数のサービスの無料トライアルを利用し、実際に使用感を確かめてもいいでしょう。

セキュリティ対策の確認

電子契約サービスを選ぶ際、セキュリティ対策の確認は非常に重要です。契約書には機密性の高い情報が含まれることが多いため、適切なセキュリティ対策が施されているサービスを選ぶ必要があります。

まず、電子契約サービスのセキュリティ機能や認証方式について確認しておきましょう。たとえばデータの暗号化、アクセス制御、多要素認証などの基本的なセキュリティ機能がついているかのチェックです。

信頼できる第三者機関による認証の有無の確認も必要になります。たとえば、ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）やSOC2（サービス組織の内部統制保証報告書）などです。認証を取得しているサービスは、一定以上のセキュリティレベルが保証されている点において信頼できるといえるでしょう。

セキュリティ対策を十分に確認し信頼性の高いサービスを選択することで、安全かつ安心して電子契約システムを利用できます。

導入コストと継続利用のしやすさ

電子契約サービスを選ぶ際は、初期導入コストだけでなく、運用コストも考慮する必要があります。それによって、長期的に継続利用できるのかに直接影響するためです。

また、初期導入コストについては、システムの導入費用だけでなく、社内での運用準備にかかる費用も含めて検討しましょう。たとえば社内規定の整備や従業員向けの研修費用なども考慮すべき項目です。

長期的な運用コストとしては、サポート費用や月額や年額の利用料、契約数に応じた柔軟な課金体制の有無などを確認します。将来的な機能追加やカスタマイズにかかる費用についても、できるだけ事前に把握しておくのがおすすめです。

さらに、ライセンス体系やスケーラビリティについても検討してみましょう。たとえば、利用者数や契約数などの増減に対応できるプランがあるかの確認です。

このように導入時だけでなく、事業規模の拡大や縮小に応じてコストを適切に調整できるサービスを選ぶことが継続利用のしやすさにつながります。

ワークフロー機能導入時の注意点

電子契約システムのワークフロー機能を導入する際は、いくつか注意点があります。これらを事前に把握しておくことで、スムーズな導入と効果的な運用が可能です。ここからは、以下の主な注意点について解説します。

承認ルートを柔軟に設定できるサービスを選ぶ

ワークフロー機能を導入する際、最も重要なポイントの一つが承認ルートの設定です。自社の業務フローに合った承認ルートを設定するために、システムの柔軟性は非常に大切なポイントになります。

たとえば、承認者の役職や権限に応じて複数の承認ルートの設定や、契約の種類や金額に応じて承認者を変更できるシステムの選定です。また代理承認機能や、承認期限の設定機能なども業務の効率化に役立ちます。組織変更や人事異動に応じて迅速かつ簡単に承認ルートを修正できるシステムを選ぶことで、長期的な運用につながります。

運用開始後も、定期的に承認ルートの見直しと改善を行うことも重要です。 実際の使用状況を分析し、ネックとなっている部分やさらなる効率化が可能な部分を特定し、継続的に改善していきましょう。

アクセス制限機能の有無を確認しておく

電子契約システムを導入する際、セキュリティの観点から重要視されるのがアクセス制限機能です。契約書には機密情報が含まれることが多いため、アクセス制御の有無を確認しておくことが不可欠になります。

アクセス制限機能の役割は、契約書や関連文書などの機密情報へのアクセスを必要な人員のみに限定し、保護することです。これにより、情報漏洩リスクを最小限に抑え、セキュリティを確保できます。

アクセス制限を設定する際の注意点としては、必要以上に厳しい制限を設けすぎないことです。過度な制限は業務の効率性を損なう可能性があるため、セキュリティと利便性のバランスを考慮する必要があります。

契約書作成から管理まで一元化しておく

電子契約システムを導入する際、契約プロセス全体を一元化しておくことで、さらなる効率化の向上が期待できます。契約書の作成から締結、管理までを一つのシステム内で完結させられるからです。

複数のシステムを使用すると、データの入力ミスや情報の不一致が発生したり、データ連携に時間をとられてしまったりする可能性があります。これを同一システム内で一元管理することで、リアルタイムで承認や締結状況などの進捗管理を把握できるため、業務の効率化を促進することが可能です。

さらに、全ての契約関連データが一つのシステムに集約されることで、過去の契約書の検索や分析、参照などが容易になります。これによって、契約傾向の分析や、リスク管理、コスト最適化など、戦略的な意思決定に活用できる情報を効率的に得ることができるでしょう。

ワークフロー機能で電子契約をより効果的に

電子契約システムにワークフロー機能を導入することで期待できる大きなメリットは、契約プロセス全体の効率化です。同一システム上で承認ルートが明確化され、全ての承認プロセスが行えることにより、業務スピードが大幅に向上します。

またガバナンスの強化とリスク管理の面でも、ワークフロー機能は大きな役割を果たします。承認プロセスの透明性が向上するため、不正な契約の防止やコンプライアンス遵守にも役立つはずです。また、監査対応の円滑化や証跡管理の強化にもつながります。

電子契約サービスを導入する際は、自社の規模や業務内容に合ったサービスを選定し、機能面やセキュリティ面での比較検討を慎重に行うことが大切です。また、導入コストと継続利用のしやすさも考慮に入れ、長期的な視点で最適なサービスを選んでください。

電子契約システムのワークフロー機能は、リモートワーク環境下でますます浸透していくことが期待されます。自社に適した電子契約サービスの選定と導入を検討し、契約業務の効率化と高度化を図りましょう。