社内報の基本工程と作成ポイント。代表的な企画例もご紹介

社内報とは？

バックオフィスの業務に携わっていると、従業員間のコミュニケーションにも関心を持つことがあると思います。その中でも社内報の担う役割について、考えていきましょう。

社内報の目的と役割

社内報の主な目的は、従業員同士のコミュニケーションを促進し、会社全体の目標や方針を共有することです。
社内広報業務に該当し、定期的に社内報を発行することで、各部署や従業員がどのような仕事をしているのか、会社のビジョンがどこに向かっているのかを明確に伝えることができます。
これによって、従業員一人ひとりが自身の役割を再確認し、モチベーションの向上や会社への貢献意識を高められるでしょう。

例えば、新規プロジェクトの詳細を社内報で共有すれば、全社的な理解を得られるだけでなく、社内横断的なコラボレーションの機会を生むことも可能です。

社内コミュニケーションの一環として

社内報は、発行するものが紙媒体かデジタル形式かに関係なく、部署間や階層を越えたコミュニケーションツールとして機能します。特にリモートワークやフレックスタイム制を導入している企業にとって、社内の一体感を維持するための重要な手段となります。

定期的に従業員に情報を発信することで、全員が同じタイミングで同じ情報を共有し、共通の話題を持つことができます。これにより、リモートワーカーも含めた社内コミュニケーションの一体感を高めることができるでしょう。

社内報をつくるメリットはある？

まれに「社内報なんて手間だし、めんどくさいからいらない」という意見を聞きます。でも、社内報を作成するメリットは多岐にわたります。

まず、会社の透明性を高めることが期待できます。会社の現状や今後の計画を全従業員にオープンに共有することで、情報の非対称性を解消し、信頼感を醸成します。

働き手のモチベーション向上にも役立ちます。社内報で特定のスタッフの成功事例を取り上げることで、当該従業員だけでなく他の従業員にも良い刺激となりますので、全体的な業務効率の向上にもつなげられるでしょう。

最初に実施すること 社内報の企画の考え方

社内報を作成する際には、まず最初に企画の方向性を明確にすることが重要です。
どのような効果を期待して、どのような情報を伝えるのかをしっかりと見定めたうえで、内容を企画していきましょう。最初の段階で次の項目を設定します。

目的や対象を明確に

社内報を企画する際には、まず目的と対象を明確にします。読者が誰なのか、何を知りたいのかを考慮したうえで企画を進めることで、より効果的な社内報を作成できます。

全従業員向けの社内報であれば、会社全体のビジョンや方針、プロジェクトの進捗状況を共有することが主な目的となります。

一方で、特定の部署やプロジェクトチーム向けの社内報であれば、業務に直結する具体的な情報や成功事例の共有をメインの目的に据えましょう。

主要コンテンツの選定

社内報の主要コンテンツは、会社の目標や現状に応じて決める必要があります。また、会社の内部情報だけでなく、業界の最新トレンドや競合他社の動向を紹介することも、従業員のスキルアップや視野の拡大につながります。

一般的なコンテンツとしては、新たな戦略や製品の紹介、従業員インタビュー、部署の取り組み紹介などでしょう。

これらにバリエーションを持たせたり、関連する情報を交えたりすれば、読者が飽きることなく、毎回楽しみに読める社内報を作ることができます。

年間スケジュールを立てる

社内報発行の年間スケジュールを立てることには2つの意味があります。

企業には長期計画や記念事業など、あらかじめ決められた計画があります。社内報でその内容を取り上げることで、従業員への理解や認知度の向上を目指すことができます。

また、社内報の発行には、企画の検討、取材・撮影、記事の作成、印刷など多くの工程があります。そのため急な準備は難しく、年間計画を用意することで発行を安定化させられます。
安定的に発行される社内報は従業員の認知度も高まり、ファン化にもよい影響をもたらすでしょう。

社内報の効果を最大化するためには、場当たり的な発行に陥らないことが重要です。

配信方法の選択

配信方法は、社内報の効果を最大限に引き出すために非常に重要です。紙媒体で配布するか、デジタル形式で配信するかは、会社の環境や従業員の働き方によって変わります。

リモートワークを導入している場合、デジタル配信が主流ですが、全従業員に物理的に配布することで意識を高める方法も有効です。また、社内SNSやイントラネットを活用して従業員同士がコメントを投稿できる形式にすると、社内報を読んだ後のコミュニケーションが自然に発生する環境を作ることができます。

社内報につかえる企画例

社内報に掲載するコンテンツは、多岐にわたります。具体的な企画例をいくつか挙げてみましょう。

会社情報や社長のメッセージ

社内報の冒頭には、会社の現状やビジョンを伝えるために、社長からのメッセージや最新の会社情報を掲載することが一般的です。

例えば、「今後の成長戦略」「新たな市場開拓に向けた取り組み」などを具体的に伝えることで、従業員のモチベーションを高める効果が期待できます。
これにより、全従業員が会社の方向性を理解し、一体感を持って業務に取り組むことが期待できます。

部署や従業員の紹介

従業員同士が互いの仕事を知ることで、協力しやすい環境を作ることができます。

例として、従業員インタビューやプロジェクト紹介など、個々の業務内容や成果を社内報で取り上げることで、横断的な協力体制を強化することが可能です。

普段関わりの少ない部署や、リモートワークをしている従業員の紹介を行うと、他の従業員との距離が縮まり、社内のコミュニケーションが活発になるでしょう。

社内外のイベント紹介

社内外で行われたイベントのレポートや今後のイベントの案内を社内報で行うことは、従業員の関心を引くための有効な方法です。

例えば、社内で行われた研修やチームビルディングイベント、または地域活動やボランティアの報告などを取り上げることで、従業員にとって共感できる情報を提供します。写真を多く使い、視覚的にも楽しめる内容に仕上げると、読者の関心を引きやすくなります。

少しくだけたコンテンツ

ユーモアにあふれたコンテンツやリラックスしたネタを取り入れると、社内報に親しみやすさがプラスされます。

例えば、従業員の趣味紹介、オフィスでのおもしろエピソード、新入社員の自己紹介など、業務とは直接関係のない内容を少し加えることで、社内の雰囲気が和らぎます。

「従業員のお気に入りのランチ紹介」や「おすすめのブックリスト」など、ライフスタイルに関わるコンテンツも喜ばれます。

社内報作成の基本工程

社内報作成の基本プロセスを押さえることは、効果的な社内報を作るために不可欠です。必要なものは、ネット上でテンプレートを探してみても良いでしょう。

社内報の企画時に使用できるテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。

取材時に使用できる座談会出席のお願いテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。

1.企画

社内報の企画段階では、全体のテーマやトーンを決定し、各コンテンツの内容を細かく計画します。

例えば、季節ごとにテーマを設定し、四季に応じた話題やイベントを取り上げると、読者が親しみやすい社内報に仕上がります。

従業員からのフィードバックを反映させることができれば、より読者目線に立った内容が企画できるでしょう。

2.スケジューリング

発行日から逆算して、取材や執筆、編集の締め切りを設定し、スムーズに作業が進むように計画を立てましょう。
特に執筆やデザインのような外部に協力を仰ぐ部分には、柔軟なスケジューリングを心がけましょう。
急な変更やトラブルが発生した場合にも対応できるよう、余裕を持ったスケジュールを組むことがポイントです。

3.取材・執筆・原稿依頼

取材や執筆は、社内報の質を決定づける重要なポイントです。各部署や従業員から情報を収集し、記事としてまとめていきます。

取材をする際には、取材対象者に事前に質問内容を共有しておくとスムーズに進行します。
また、執筆を外部ライターに依頼する場合は、社内の意図やトーンをしっかりと伝えることが重要です。

4.印刷・ホームページ作成

準備した情報を形にしていきます。印刷業者に依頼する場合は、原稿を印刷できる状態に整えて入稿します。デジタル版を作成する場合には、原稿をホームページの形で登録していきます。
登録ツールは、無料から有料まで多くのものがありますので、状況に応じて選択しましょう。

5.発行

社内報の発行形式は、紙媒体とデジタルの両方を活用する企業が多いです。紙媒体はオフィスに置いておくことで、従業員が手軽に読めるメリットがあります。
デジタル版はリモートワークの従業員にも配布がしやすく、アクセス分析を行うことで、どの記事がよく読まれているかを確認もできます。

誰もが面白いと思える社内報を発行しよう

社内報は、従業員間のコミュニケーションを活性化し、会社全体の一体感を高める重要なツールです。企画から発行までのプロセスを丁寧に行い、従業員が関心を持ち続ける内容を提供することで、社内報を長期的に成功させることが可能です。

従業員からのフィードバックを元に改善を図り、面白いうえに企業文化の発展に貢献するような社内報を目指しましょう。