タスクフォースとは？ プロジェクトチームとの違いや構築の流れを解説

タスクフォースとは？

タスクフォース（task force）とは、本来軍事用語で、直訳すると「機動部隊」「特別部隊」という意味です。

ビジネスの場では、組織内で緊急性の高い問題の解決や特別な役割、新企画の開発を担うために一時的に構成された専門のチームを意味します。

場合によっては、その一時的役割を担うために集められたメンバー全員を指すこともあります。

企業内の各部署から抜擢された適任者や社外の専門家などが集められ、短期集中的に与えられたミッションの達成に向けて取り組んでいく特別チームです。

一般的には通常の企業活動とは切り離されており、使命を果たした時点で解散となります。

タスクフォースの目的・役割

タスクフォースは企業の緊急かつ重要な課題を、短期集中的に解決することを目的として組織されます。

例えば、事故や不祥事などへの緊急を要する対応、新規事業や新商品開発、海外拠点展開への対応などがあります。

同時に業務改革や組織改革も目的とされ、生産性の向上までもが期待されているケースも少なくありません。

なかには、企業の将来を支える次世代の幹部候補生の育成を目的として、タスクフォースが編成される場合もあります。

タスクフォースと混同しやすい言葉

タスクフォースと似た言葉に、「プロジェクトチーム」や「ワーキンググループ」があります。

それぞれの定義や違いを確認しておきましょう。

プロジェクトチームとの違い

短期集中的に緊急性のある問題の解決に取り組むのがタスクフォースですが、プロジェクトチームは長期的視点に立ち、ある程度時間をかけて問題解決にあたるチームです。

取り組むべき課題の重要度はタスクフォースもプロジェクトチームも同様です。

プロジェクトチームが取り組む内容は、事実確認、調査などの事前準備が必要となり、問題解決に至るまではかなり時間を要するものもあることから、ある程度長い期間を想定し、じっくりと業務に取り組んでいきます。

ワーキンググループとの 違い

ワーキンググループ（working group）とは、特定の問題の調査や計画推進のために設けられたグループで、作業部会とも訳されます。

高い緊急性のある問題を解決することを目的として編成されるグループで、タスクフォースとほぼ同義で使われます。

解決すべき問題や課題の規模に応じて呼称を使いわける企業もあるようです。

例えば、ワーキンググループ内で、作業ごとに細分化されたチームをタスクフォースとしているケースもあります。

主に、政府系機関による国家規模での政策、企業の存続や経営の問題など、大きなテーマに対応するために活用されるケースが多く見受けられます。

タスクフォースを用いる4つのメリット

タスクフォースを用いることで、企業には以下のようなメリットがあります。

それぞれ詳しく解説していきましょう。

1.リソースを集中できる

タスクフォースには、短期間での目標の達成という明確な使命があり、その遂行のためにメンバーが集められています。

加えて、業務遂行に必要とされる物資や資金も注ぎ込まれ、人・モノ・金のリソースがそろえられます。

任務を確実に果たすために、集中して取り組むことができる体制と環境が整えられているといえるでしょう。

2.解決に適した人材を集められる

タスクフォースを編成する際には、解決すべき課題が明確になっており、そのために持てる能力、スキル、知識を十分に発揮して貢献できる人材を選出しやすい面があります。

タスクフォースを編成することで、目標達成のために各部署の垣根を超えて、お互いに協力し合って仕事に取り組むことが可能になります。

3.チーム力・企業の対応力が高まる

普段はまったく関わることのなかった社内外の人材が集まることによって、各々のスキル、知識、経験に基づく見解や情報交換が活発に行われ、企業全体を見渡すことができるようになります。

こうして連携をとることで、新たな気づきや問題点の核心、意外な解決策を見出すことになり、早期解決につながることでしょう。

加えて、各部門間の連携強化や、ハードルの高い仕事を完遂することにより、構成メンバー各自のスキルアップになるだけでなく、企業全体の対応力向上にもつながります。

4.信頼回復・イメージアップにつながる

事故や不祥事が起きた場合、タスクフォースによって迅速な対応・早期解決が図られれば、信頼の回復につながります。

また、新規事業や新商品開発、海外拠点展開への対応、業務改革や組織改革など、積極的に新たなチャレンジが継続的に行われ、企業が常に進化・成長をし続けることで、顧客や取引先、株主、投資家などからの信頼とイメージアップにもなります。

既存の従業員や求職者にとっても、魅力ある職場に映ることでしょう。

タスクフォースを構築する具体的な流れ

実際にタスクフォースを用いる際には、以下の流れを辿ることとなります。

1.タスクフォースを編成する

解決すべき問題に応じて、解決に必要な知識、スキル、経験がある人材、かつメンバー同士が協力し合える関係を築けるコミュニケーション能力の持ち主などを社内外から選出して集めます。

さらにその中から、リーダーシップやマネジメント能力があり、全体をまとめられる強い統率力のあるリーダーを選出します。

また、業務を進める中で、状況によってはその都度必要な人材を追加していくことも必要です。

2.課題・日程を定める

解決すべき課題は何か、ゴールをどこに設定するのかを明確にし、メンバー間で共有します。

その上で、課題解決のためにどんな仕事にどんな技術や人材、物資、資金を注ぐのかを洗い出します。

さらに、以下のような具体的な目標やスケジュールをメンバーで共有しあうことが重要です。

3.方向性やルールを決めて実行する

タスクフォースのメンバーは、普段は社内外の異なる部署に所属しているため、タスクフォース内の仕事に支障がないように迅速でスムーズな意思の疎通を図るための体制を整えることも重要なポイントです。

そのためには、タスクフォース内での共通認識をもつことが欠かせません。

具体的には以下のような内容を決めておくとよいでしょう。

4.都度モニタリングを行う

タスクフォースのミッションを進めながら、折に触れてモニタリングを行うことも欠かせません。

課題解決へのプロセスがどこまで進んでいるのか、適切に実行されているのか、チーム内のみでチェックするだけではなく、社内外からのより客観的な視点で進捗状況の把握を行うことが重要です。

その結果によっては、軌道修正や方向転換を図ることが必要となる可能性もあるでしょう。

5.振り返り・ノウハウを共有する

メンバーは課題解決後、各自が元の職場に戻ってしまうため、その時のノウハウが蓄積されにくい面があります。

そのためタスクフォース終了後は、解散前にそれまでの取り組みの振り返りをメンバーでしっかり振り返り、同じような問題が生じた時に、過去の経験、知識、情報、解決に至るプロセスが活かされるように明文化し、記録を残しましょう。

タスクフォースの運営時に重視すべきポイント

タスクフォース運営を成功させるためには、重視すべきいくつかのポイントがあります。

1.適切なリーダー選定

タスクフォースには、専門性の高い人材が各部署から招集されます。

その中でも各自の能力を存分に発揮できるようにチームをまとめ、強いリーダーシップやマネジメント能力を発揮できるリーダーを選出することがタスク成功には重要なポイントです。

コミュニケーション能力にも長け、各メンバーからの信頼を得られる人物であることが必要でしょう。

2.柔軟かつ迅速な対応

企業内の問題解決のためには、旧態依然とした組織の仕組みや習慣、仕事のやり方を見直し、従来とは異なる発想やアプローチをする柔軟性が必要です。

生じた問題によっては企業が危機的な状況に陥っている場合もあり、緊急性を最優先し、より迅速な対応を求められるケースもあります。

早期対応、早期解決に導ければ、企業のイメージアップにもつながります。

3.ノウハウが蓄積する仕組みの整備

メンバーは臨時に集められているため、解散後は業務を通じて結集された有益な知識やノウハウもその場限りで分散されてしまい、その後に活かすことができにくい可能性があります。

同じような問題への予防と対策に備え、タスクフォースで取り組んだ問題、収集した情報、解決までのプロセス、ノウハウなどをしっかりと記録に残しておくことが重要です。

タスクフォースに関するまとめ

ビジネスシーンにおいて、緊急性の高い課題や特殊なプロジェクトの遂行のために、一時的に招集されたメンバーを、軍隊における「機動部隊」になぞらえてタスクフォースと呼びます。

タスクフォースを活用することで、重要な課題にリソースを集中してあたることができ、課題解決や信頼回復につながります。

ポイントをおさえて質の高いタスクフォースを編成・運用し、企業の対応力をアップさせましょう。