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ジョブディスクリプションとは? 導入するメリットや記載事例を紹介

著者: 2級キャリア・コンサルティング技能士(国家資格) キャリアコンサルタント(国家資格)CDA(career development adviser) ハラスメント対策認定アドバイザー  五十嵐 美貴

ジョブディスクリプションという言葉を耳にしたことはありますか? ジョブディスクリプションとは、担当する業務内容や責任の範囲、必要とされる知識・スキル、資格などを記述した書類です。

昨今、大企業や外国人の雇用が多い会社など、求人募集時にジョブディスクリプションを細かく提示しているところが増えているようです。

ジョブディスクリプションを導入することで、会社としてどのようなメリットがあるのでしょうか。また、デメリットについても触れます。

ジョブディスクリプションの基礎知識や、実際のシートの記載の仕方などを具体的に紹介しますので、ぜひ参考にしてください。


ジョブディスクリプションとは? 導入するメリットや記載事例を紹介

ジョブディスクリプションとは?

まずは、ジョブディスクリプションとは何かを説明します。目的や役割を知ることで、より深く理解することができるでしょう。

ジョブディスクリプションの意味

ジョブディスクリプション(Job description)は、欧米では求職時や人材アセスメントの際によく活用されてきたものですが、日本ではまだ一般的に普及されていないものです。

日本語では「職務記述書」と訳されます。募集要項や求人票に記入されている雇用形態、勤務地、勤務時間、待遇・福利厚生などの一般的な内容以外に、企業側が求める人物像が詳細に示されます。

具体的には、担当する業務・職務内容やポジション名、権限や責任の範囲、必要とされる知識・スキル・技術、資格などを記述したものです。

近年では、日本でもグローバル化や外国人雇用に伴う価値観の多様化への対応の必要性から、大企業を中心に注目を集めています。

ジョブディスクリプションの役割

ジョブディスクリプションの役割や目的をまとめたものが以下になります。

1.求人票、募集要項として活用

ジョブディスクリプションには雇用形態、勤務地、勤務時間、待遇・福利厚生などの求人情報以外に、担当する業務・職務内容やポジション名、権限や責任の範囲、必要とされる知識・スキル・技術・資格など、求める人物像が具体的かつこと細かに書かれています。それゆえ、求人票や企業のホームページ上の募集要項として活用できます。

2.入社希望者のスキルや適性の見極め、適材適所配置

求人票や募集要項として公開したジョブディスクリプションを見て応募してきた人物が、ジョブディスクリプションに記載されているスキルや経験、能力、適性などが、どこまで当てはまる人物なのかといった見極めに役立てることができます。その結果、適材適所の配置につなげやすくなります。

3.求める人材のターゲットの絞り込みは採用経費と時間の節約に

企業側で求める人材の条件がジョブディスクリプションにこと細かに書かれているため、求職者のターゲットを絞り込むことができます。多くの応募者が押し寄せることを防ぎ、採用にかかる経費と時間の節約にもつながります。

4.多国籍人材の採用

欧米諸国を中心とした海外の採用は、職種で採用する「ジョブ型採用」が一般的で、その際に不可欠なのがジョブディスクリプションです。求人募集や人事評価に活用されているため、日本企業が現地採用や日本国内で外国人を採用する際に提示することで、採用がスムーズに進むでしょう。

5.人事考課に活用

ジョブディスクリプションに示されている、「業務・職務内容、達成目標、権限や責任の範囲、必要とされる知識・スキル・技術」などを基に、社員がどこまで達成できたのか、人事考課に活用することができます。

社員の能力と目標達成状況に合わせて、定期的に内容の見直しを行えば、毎年の人事考課に役立てていくことができます。ジョブディスクリプションで企業が求めるレベルと、社員が具体的な目標と評価のポイントが明確化されているため、お互いの認識のズレが生じにくくなるでしょう。


ジョブディスクリプションのメリット

ジョブディスクリプションのメリットとしては、以下のようなものがあります。一つ一つ解説しますので、見ていきましょう。

1.採用人材の評価基準を明確にできる

ジョブディスクリプションには「業務・職務内容、達成目標、権限や責任の範囲、必要とされる知識・スキル・技術」を具体的かつ詳細に示すことによって、その求めるレベルに達している人材を採用することができます。従って、応募者にとっても企業側の評価のポイントも明確に把握できるため、採用時に自分のどの面を強調してアピールすればいいのか、わかりやすくなるのです。

ジョブディスクリプションによって示されている仕事の方向性や目標は明確です。入社後もその達成に向け、どこにどう自分の能力を発揮し尽力していけばいいのか、仕事の取り組み方が明確にイメージできるうえに、評価のポイントをはっきりと認識できるでしょう。従って、企業側と社員の双方の共通認識のうえで人事評価を行うことができます。

2.優秀なスペシャリストの採用と育成

「業務・職務内容、権限や責任の範囲、必要とされる知識・スキル・技術・資格」を示すことで、単にこれまでの求人票に「〇〇職、〇年以上の〇〇職経験者優遇」と示すよりも、ターゲットを絞り込んだ専門性の高い、優秀な就職希望者を募ることにつながります。

入社後は、本人が自主的にさらに専門知識やスキルに磨きをかけ、キャリアアップを図ることはもちろん、企業側はキャリアアップの場の提供によってスペシャリストの育成をすることができます。

3.生産性向上、業績アップにつながる

ジョブディスクリプションにも社員の役割や業務内容が明確に示されているため、自分の職務に集中し、効率的に仕事に取り組むことができます。そのため、生産性の向上や業績アップにつながるでしょう。

4.早期離職の防止になる

中小企業庁の調査によると、離職理由として最も多いのは「人間関係への不満」ですが、業務内容や待遇面への不満も多くなっています。※

企業から提示されたジョブディスクリプションを基に志望者が集まり、納得のうえで入社してくれば、業務内容が合わなかったという理由での早期離職者を防ぐことにもつながります。

※参考:中小企業庁|第2部 中小企業・小規模事業者のさらなる飛躍

独立行政法人 労働政策研究・研修機構|若年者の離職状況と離職後のキャリア形成(若年者の能力開発と職場への定着に関する調査)


ジョブディスクリプションのデメリット

ここでは、メリットとは逆にデメリットを紹介します。

1.ジョブディスクリプションに記載がない業務は依頼しにくい

ジョブディスクリプションに記載がない業務に関して、依頼しにくい面があります。特に外国人の社員を中心に、評価対象外で自分のやるべき仕事ではないと判断し、定められた仕事以外への協力意識は生じにくい可能性があります。そのため、周囲の人間も気軽に協力を求めにくいでしょう。また、職場には担当する業務以外にも記載するほどでもない仕事もあります。

たとえば、電話や来客の対応、会議室への案内・お茶出し、宅配便の受け取りなど。それらに一切対応せず、一部の社員のみ行うことは不公平となり、不平不満も生じ、人間関係にも影響が出る可能性もあります。

2.ゼネラリストの育成が難しい

スペシャリストへの育成には有効なジョブディスクリプションですが、職務の範囲が定められているため、幅広い知識と経験、スキルを持ったゼネラリストの育成や、主たる業務以外へのキャリアチェンジが難しくなるデメリットがあります。

3.他部署との協力関係や連携がとりにくい

人にもより、個人差はありますが、ジョブディスクリプションに記載された仕事のみ行うことで個人プレーに徹することになり、他部署との連携が図れない可能性があります。そのため、ドライな人間関係になり、職場で孤立する人物が出る可能性もあり得そうです。

4.新卒採用向きではない

ジョブディスクリプションは即戦力の人材を採用するには効果的ですが、ポテンシャル重視の新卒採用には適していません。


ジョブディスクリプションの記載方法

では、実際に記載するシートはどのように作成したらよいのでしょうか。まずは、記載すべき項目から見ていきましょう。

ジョブディスクリプションに記載すべき項目

記載すべき項目は、大きくわけて7項目です。具体的に見ていきます。

1.職種・職務名・役職

担当する職種、具体的な職務名、役職名を記載します。役職名を明記することで、どのような立場であるのかが明確になります。

2.所属・上司・部下

所属する部署、直属の上司の役職、部下数を記載します。これらを記載することで、組織編成や部署の規模がわかりやすくなります。

3.会社概要

事業内容や提供しているサービス、製品などを記載します。

4.職務の概要・期待される任務・業務の目標・具体的な職務内容・職務の責任・権限

職務の目的や具体的な仕事内容を記載します。これは、ジョブディスクリプションの主要部分です。職務内容は優先度や重要度の高い順に記載。また、記載した範囲を超えた業務(たとえばデメリットで挙げた業務や他部署との連携に関して)を行う可能性を加えておくことで、トラブル防止を図ることも大事です。

5.資格・経験・スキル・知識

資格がないとできない業務の場合は、必要な資格のみ記載しましょう。あまり多くを限定しすぎてしまうと、ハードルが上がり過ぎ、応募者数の減少につながってしまうリスクがあります。

6.雇用形態・勤務時間・休日・勤務地・報酬

具体的な労働条件や報酬を記載します。優秀な人材を多く集めたい場合は、可能な限り好条件を提示するといいでしょう。

7.福利厚生

法定福利・法定外福利の両方を記載します。住宅手当や交通費などの一般的な法定福利に加え、育児支援、保養所・社員食堂・研修施設の設置、自己啓発支援制度など、独自の法定外福利があれば積極的にアピールしましょう。

ジョブディスクリプションの書き方

ジョブディスクリプションには、決まったフォーマットや書き方に関してのルールはありません。従って、会社の状況に合わせて、自由に作成することができます。おそらく人事担当者が中心になってまとめ上げるようになると思いますが、人事課員が会社のすべての職務内容を把握しているわけではありません。

そこで、実際に対象となる職務に携わっている社員、その上司など、複数名にヒアリングをし、情報収集をする必要があります。その情報を基に精査し、原案を作り上げます。A4サイズ1枚にまとめるといいでしょう。

原案ができたら、対象職務担当社員、管理責任者、経営陣を交えて、検討会議を開き、最終確認をしましょう。実際の現場と経営側との齟齬がないようにすることが大事です。

また、業務内容は、企業戦略、今後の事業展開、景気の動向によって変化を生じる可能性もあります。そこで、ジョブディスクリプションには変更の可能性もある旨も記載しておくといいでしょう。また、ジョブディスクリプションは定期的に見直し、状況に応じて更新することも欠かせません。

ジョブディスクリプションの記載事例

以上を踏まえて、ジョブディスクリプションの具体的な記載事例を挙げます。テンプレートを作成する際の参考にしてみてください。

職種、職種名

営業職 (戸建住宅の販売)

役職

所属チームのサブリーダー

所属

営業部

上司

所属チームのリーダー

会社概要

創業55年。全国の都市部を中心にALCコンクリート造の戸建住宅と集合住宅の建築請負会社。北海道と沖縄を除く、全国に60の営業所と100以上の住宅展示場を持つ。従業員数約7千人。

職務概要

個人客に戸建住宅の営業を行う。営業担当5名と営業事務1名の計6名でチームを編成し、住宅展示場での接客をメインに集客を行い、契約につなげる。契約後のアフターフォローも行う。

具体的な職務内容

  • 住宅展示場で接客、商品説明、集客
  • 顧客データ管理・見込み客宅を訪問し、折衝
  • 顧客の希望間取りのラフ図面作成後、設計担当に図面、パース作成依頼
  • 現地調査立ち合い
  • 見積書作成
  • 契約書作成(製本は営業事務に依頼)
  • インテリアコーディネーター(内装仕様決め)に引き継ぎの依頼
  • 地鎮祭立ち合い
  • アフターフォロー

期待される目標

  • 月3棟の契約取得
  • チーム全体の目標契約金額の達成への貢献
  • 営業所全体の目標契約金額の達成への貢献

期待される目標

  • 月3棟の契約取得
  • チーム全体の目標契約金額の達成への貢献
  • 営業所全体の目標契約金額の達成への貢献

職務の責任・権限

  • 主業務に関してチームリーダーの管理監督者のもと遂行
  • 幅広い営業スキルを発揮し、チーム員4名のOJT

必要とされる資格

  • 普通自動車第一種運転免許
  • <歓迎資格>宅地建物取引士(資格手当あり)

必要とされる知識、経験、スキル

  • 建築関係、不動産、住宅の営業経験3年以上
  • Word、Excel、PowerPointなどによる資料作成スキル

学歴

大卒以上

雇用形態

正社員

勤務地

東京、神奈川、千葉、埼玉のいずれかの営業所

転勤あり

勤務時間

9:00~18:00(休憩60分)、残業月〇時間程度あり

休日

火曜・水曜、完全週休2日制。ただし、火曜・水曜が祝日の場合は出勤し、木曜日が振替休日となる

時間外手当

あり

報酬

基本給〇万円、賞与年2回(〇カ月分)、インセンティブあり

福利厚生

雇用保険、労災保険、厚生年金、健康保険、財形貯蓄制度、持株会制度、社宅・独身寮あり、育児休暇、出産休暇、保養所、研修制度、半期ごとの表彰制度あり

諸手当

職務手当、営業手当、家族手当、資格手当、家賃補助、交通費全額支給、出産祝い金、勤続〇年祝い金、私有車借上費


ジョブディスクリプションについてのまとめ

近年の中途採用時に導入するといいとされる、ジョブディスクリプションについて説明しました。ジョブディスクリプションを導入することで、素晴らしい人材を採用できたり、採用後の業務がスムーズだったりと、メリットはたくさんあるようです。

ジョブディスクリプションを導入するには、細かい項目や記載内容など、決めなければならないことはたくさんあります。しかし、一度テンプレートを作成してしまえば、あとはスムーズです。これをきっかけに導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。

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五十嵐 美貴

2級キャリア・コンサルティング技能士(国家資格) キャリアコンサルタント(国家資格)CDA(career development adviser) ハラスメント対策認定アドバイザー

フリーランスのキャリアコンサルタントとして、高校生から中高年までの幅広い年齢層の就職・転職支援、相談業務に従事。

高校や大学での面接指導、職業訓練校や就労移行支援事業所での講師兼キャリアコンサルタント、就職・転職フェアでの相談コーナーにて、求職者を支援。新卒・中途採用、次世代リーダー選別のアセスメント業務歴25年。適性診断テスト(文章完成法テスト)を用いての人物像把握など、これまで10数社の判定に携わる。

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