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リファレンスチェックとは? 質問内容や流れを具体的に紹介

著者:やまもと社会保険労務士事務所 代表  山本 務

リファレンスチェックとは、履歴書や面接を通じて候補者について得られた情報が正しいかどうか、他の人に確認を行うことです。

リファレンスチェックによって、履歴書や面接ではわからなかった候補者の姿を知ることができ、ミスマッチや早期退職の防止といった効果が期待できます。

また、過去に不正を行ったことがあるかどうかもチェックできるため、企業統治(コーポレートガバナンス)にも役立てられるでしょう。

本記事では、リファレンスチェックの質問内容や流れを具体的に紹介します。


リファレンスチェックとは? 質問内容や流れを具体的に紹介

リファレンスチェックとは?

リファレンスチェック(Reference Check)は、日本語で「身元照会」を意味します。キャリア採用を行う過程で、候補者について得られた情報について、それが事実かどうかを他の人にヒアリングすることです。

あらかじめ候補者の同意を得たうえで関係者に連絡し、主に電話でヒアリングを行います。ヒアリングは、書面や面接を通じて行うこともあり、企業が直接行う場合と、外部に委託する場合があります。

リファレンスチェックと似た調査に、「前職調査」があります。前職調査は主に経歴や職歴に偽りがないか、金銭的なトラブルがないかなどを中心に調査する点で、リファレンスチェックとは違います。


リファレンスチェックのメリット

ここからは、リファレンスチェックのメリットを解説します。

候補者をよく知る人から話を聞くことで、候補者の業務遂行能力だけでなく、人間関係の築き方なども見えてくるでしょう。

人材のミスマッチを防げる

履歴書や面接から知ることができる候補者の姿は、部分的なものになりがちです。その点、リファレンスチェックであれば、候補者の価値観や人間関係の築き方、業務遂行能力などを客観的に確認できます。

また、候補者を多面的に理解できるメリットもあり、自社の従業員との融和性や適任の仕事を判断しやすくなるでしょう。

さらに、候補者が前職で人とどのように関わっていたかがわかれば、候補者の最適配置につながり、人材のミスマッチを防ぐことにつながります。

早期離職のリスクを軽減できる

リファレンスチェックでは、候補者の過去の勤務態度も確認できます。さらに、候補者が面接で語っていた離職理由が事実であるかどうかもわかるのが、リファレンスチェックの強みです。

候補者が前職を離れた理由を知ることで、候補者に合った働き方や労働環境の整備が可能になります。また、結果として候補者と企業が求めるものが合致していれば、入社後の早期離職のリスクを軽減できます。

過去の不正を事前に確認できる

リファレンスチェックを行うことによって、候補者が過去に不祥事や不正を起こしたことがあるかどうかを確認できます。

従業員による不祥事や不正は、企業価値や信頼を失墜させる引き金になり得ます。企業はこれを未然に防ぐために、企業統治(コーポレートガバナンス)に取り組まなくてはなりません。

採用においては、候補者が過去に不祥事や不正を起こしたことがないかを事前にチェックすることが大切です。これは、企業イメージを維持・向上するためにも重要な取り組みといえます。


リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックの流れは、次の通りです。

ステップ1:候補者に目的や実施に関する説明をして、承諾を取る

リファレンスチェック実施の意向と目的を、候補者に説明します。

具体的には、次のような内容について承諾を得る必要があります。

  • リファレンスチェックを実施する目的の説明
  • 前職の関係者から候補者の個人情報をもらうこと
  • 候補者からリファレンス先の連絡先を教えてもらうこと

個人情報保護法により、候補者や回答者の同意なくリファレンスチェックを行うことはできません

ステップ2:リファレンス先(回答者)を探す

リファレンス先(回答者)の選定には、候補者に選定を依頼する方法と、採用企業側で選定する方法の2つのパターンがあります。リファレンスチェック実施の承諾を取る際に、どちらのパターンで実施するかも含めて、候補者に説明しておきましょう。

リファレンス先が決まったら、リファレンスチェックの意向や目的を説明し、協力の承諾を得ます。

ステップ3:リファレンス先と日程調整を行う

リファレンス先の都合を考慮し、無理のない日程を調整してリファレンスチェック日を決めます。

リファレンスチェックを実施する主な方法は次の通りです。

  • 書面
  • Web上のアンケート
  • 電話
  • Zoomなどのオンライン面談
  • リファレンスチェックサービスの活用

実施時間は、リファレンス先の勤務時間内に実施するのが一般的です。時間は長くても30分程度を目安に行いましょう。

ステップ4:質問内容を決定する

リファレンスチェック日までに、リファレンス先に質問する内容を決定します。一律に同じ質問を準備するのではなく、候補者について特に聞きたいことや、リファレンス先の立場に合った質問を準備します。

また、チェック当日は、回答者に貴重な時間を割いてもらうことになります。相手の時間を無駄にしないよう、答えやすい質問を準備しましょう。

ステップ5:リファレンスチェックを実施する

ヒアリングは、最初に決めた時間を超えないよう注意します。電話やZoomなどを利用して行う場合は、質問内容を事前に共有しておくとヒアリングがスムーズに進むでしょう。

ステップ6:回答結果をレポートにまとめる

ヒアリングした内容をレポートにまとめます。完成したレポートを採用メンバー、組織開発、入社後に携わる研修担当、配属先部署といった関係者に限定して共有します。

リファレンスチェックの質問内容

ここでは、リファレンスチェックの質問内容の例を紹介します。よくある質問と回答の例も併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

質問例

  • 候補者の在籍期間は◯年◯月から◯年◯月までで間違いありませんか?
  • 候補者の経歴書に記載されている役職・仕事内容・実績は合っていますか?
  • 候補者は遅刻や欠勤、勤務中の居眠りなどはありませんでしたか?
  • 候補者は人間関係のトラブルはありませんでしたか?
  • 候補者とはどのような関係性でしたか?
  • 候補者の周囲とのコミュニケーションはどうでしたか?
  • 候補者はどのような人物ですか?
  • 候補者が苦手とする人物像はどのような人ですか?
  • 候補者とまた一緒に働きたいと思いますか?
  • 候補者には自主性がありましたか?
  • 候補者にはリーダーシップはありましたか?
  • 候補者の長所・短所はなんですか?
  • 急な対応や課題があった際、候補者はどのように対応していましたか?
  • どのような環境だと、候補者は一番成果を出せると思いますか?
  • 仕事を進めるうえで、候補者は個人とチームどちらが合っていますか?

質問・回答例1

<質問内容>
候補者の経歴書に記載されている役職・仕事内容・実績は合っていますか?

<回答例>
経歴書の内容は合っています。部署内で◯位の営業成績を取ったこともありました。

質問・回答例2

<質問内容>
候補者はどのような人物ですか?

<回答例>
部下からの信頼が厚い人材でした。日々の業務だけでなく、キャリアアップの相談に乗ることもあったようです。

質問・回答例3

<質問内容>
候補者の長所・短所はなんですか?

<回答例>
失敗に対して、前向きに改善していこうとするポジティブさがありました。一方で、ケアレスミスが多かったように思います。


リファレンスチェックの注意点

リファレンスチェックは、候補者とリファレンス先の双方から承諾を得てはじめて成立します。また、リファレンスチェックを実施するタイミングも重要です。

ここでは、リファレンスチェックで注意すべき点を見ていきましょう。

リファレンス先から拒否された場合を想定しておく

リファレンス先から、仕事の都合などでリファレンスを拒否されることがあります。その場合に備えて、あらかじめ候補者に複数のリファレンス先を教えてもらうと良いでしょう。

また、電話やZoomは時間が取られるという理由で拒否するリファレンス先もあります。リファレンス先の負担にならない手段で質問のやり取りを行ってくれるサービスもあるため、利用を検討する方法もあります。

リファレンスチェック後の内定の取り消しは、難しい場合がある

万が一、リファレンスチェックで重大な問題が発覚しても、内定の取り消しは難しい場合があります。そのため、リファレンスチェックは必ず内定前に行いましょう

内定は、「始期付解約権留保付労働契約」が成立しているという判例があります。内定の取り消しは、解雇の扱いとなります。解雇に客観的合理性と社会的相当性が認められない場合には、解雇権の濫用として内定の取り消しは無効となります。

個人情報の取り扱いには、細心の注意を払う

リファレンスチェックによって得られた情報は、個人情報に該当する可能性があります。そのため、個人情報保護法の違反に注意し、情報の取り扱いは慎重に行いましょう。

個人情報を取り扱う場合は、原則として、事前に利用目的を公表するか、取得後、速やかに本人に公表しなければなりません。

候補者の前職や現職に自分の知人がいる場合などは、特に注意が必要です。知り合いがいるからといって、候補者に内緒でリファレンスチェックを実施すると、違法になる可能性があります。


リファレンスチェックについてのまとめ

リファレンスチェックの質問内容や、流れを具体的に紹介しました。

リファレンスチェックは、候補者の見えない部分を知ることで採用活動に役立てられるメリットがあります。

一方で、協力可能なリファレンス先を探す必要があり、リファレンスチェックによって得られた情報は慎重に取り扱う必要があるなど、注意点も多いです。

本記事を参考に事前準備をしっかりと行い、スムーズに実施できるようにしましょう。

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著者プロフィール

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山本 務

やまもと社会保険労務士事務所 代表

特定社会保険労務士、AFP、2級ファイナンシャル・プランニング技能士、第一種衛生管理者

情報システム部門、人事部門で28年の会社員経験あり。クラウドソフトなどを使用して効率化を推進するシステムのわかる社会保険労務士です。

労働相談、人事労務管理、就業規則、給与計算、電子申請が得意です。労働相談は、労働局での総合労働相談員の経験を生かして対応させていただいています。

また、各種サイトでの人事労務関係に関する記事の執筆や監修も積極的に行っています。

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