シェアードサービスとは？ 組織形態や対応業務の種類・導入メリットと注意点を解説

シェアードサービスとは

複数のグループ会社からなる企業が、コーポレート業務（間接業務）を一か所に集約させる経営手法のことです。

ここでは、シェアードサービスの目的やBPOとの違いを解説します。

シェアードサービスの目的

シェアードサービスの目的は、共通する業務を集約することでより効率的にビジネスを進めることです。

コーポレート業務を集めることで、余分な作業やコストを減らします。

シェアードサービスセンター（SSC）とは？

シェアードサービスセンターとは、シェアードサービスにより集まったグループ企業のコーポレート業務を行う組織です。

各企業の共通する業務をシェアードサービスセンターが一律で担当することで、コスト削減や業務効率化などが期待できます。

シェアードサービスセンターは、親会社の一部の組織として設立されるケースや新しく子会社となるケースがあります。

シェアードサービスとBPOの違い

BPOは業務の一部を一括して外部の企業や子会社に外注することです。

経理・人事・総務などの業務を外部に一括で依頼することで、業務の効率化やコスト削減を目指しています。

BPOとシェアードサービスの大きな違いは、外部に依頼するかそうでないかです。

BPOは外部の企業に依頼するのに対して、シェアードサービスでは組織内で完結させます。

BPOでは外部へ依頼するノウハウなどが残りませんが、シェアードサービスではシェアードサービスセンターとしてグループ内にノウハウが溜まります。

シェアードサービスの組織形態

ここでは、シェアードサービスの組織形態について解説します。

1.子会社を設立

子会社を設立してシェアードサービスの対象にあたる業務を集める形態です。子会社化すると別法人となるため、シェアードサービスそのものの売上・コストが明確になり管理しやすくなります。

2.本社の一部門として設立

グループ企業のコーポレート業務を本社の一部門に集めて、シェアードサービスを導入するケースもあります。

大掛かりな組織改革ではないため、比較的導入しやすいのが特徴です。

シェアードサービスの対象業務

ここでは、シェアードサービスの対象業務を紹介します。

総務

総務部は、組織内の部門や部署をまたいで業務を行うため、シェアードサービスの対象になりやすいです。

シェアードサービスの利用により、業務が集約されると効率化や人員削減などが期待できます。

人事

人事業務も部門や部署で共通する業務が多く、一定の標準化が可能です。データ入力や書類管理などのルーティンワークも多く、シェアードサービスに適しています。

とはいえ、人事の中でも人事評価などが必要な業務に関しては、シェアードサービスに適さないケースが多いです。

IT

セキュリティ対策、ネットワーク管理等の部門や部署で共通したIT業務は、シェアードサービスに適しています。

総務や人事などの、他シェアードサービスに適した業務に関わるITシステムも共通化することで、高い効果が期待できるでしょう。

企業がシェアードサービスを導入するメリット

ここでは、企業がシェアードサービスを導入するメリットを3つ紹介します。

コスト削減

シェアードサービスを導入するメリットの1つは、コストの削減です。共通システムを利用することでメンテナンスや運用面でのランニングコストを削減できます。

また、個別のシステムを導入するのと比較して、ソフトやハードの導入コストを削減できるのもポイントです。

他にも業務の自動化や共通化で効率化を図ることで、人員削減ができます。

業務効率化・業務品質向上

各部門が独自で行っている業務プロセスを標準化することで、業務効率化を図れるメリットがあります。

複数部門や複数部署の情報共有を促進できるため、より効率的に仕事を進められるでしょう。

業務プロセスが標準化されることで、業務品質向上も期待できます。

従業員の意識向上

従業員の意識向上もシェアードサービスを導入するメリットです。別会社の専門業務となることで、従業員の意識向上につながります。

従業員は業務の専門性が増し、内部統制が働くなどの期待もできるでしょう。

シェアードサービス導入によるデメリット

ここでは、企業がシェアードサービスを導入するデメリットを2つ紹介します。

導入コストが高い

グループ企業で行っていた作業などを標準化するシステム構築や組織作りなど、導入時のコストが高くなる場合が多いです。

どのような作業をどれくらいシェアードサービスに移行するのか、事前に綿密な計画を立てることが重要です。

グループ会社の専門家が減る

シェアードサービスを子会社などで行う場合は社内に専門家が減り、不明点などがあった場合、すぐに確認をすることが難しくなるのがデメリットです。

不明点の確認等に手間がかかってしまうと、メリットである効率化の恩恵が減ってしまうため、注意する必要があります。

企業がシェアードサービスを導入するときのポイント

ここでは、企業がシェアードサービスを導入するときのポイントを3つ紹介します。

導入する部門の選定

業務の重要度も踏まえて、シェアードサービス導入の部門を選定することがポイントです。シェアードサービスを導入することによるメリットやデメリット、社内全体への影響を考慮し選定しましょう。

部門配置の選定

シェアードサービスの部門を本社機能の一部として配置するか、子会社として配置するかの選定もしましょう。

本社機能の一部の場合は、現場の混乱が少ない反面で人件費が高騰する恐れがあります。

子会社化の場合は人件費が抑えられる可能性が高い反面、現場の混乱を招くケースも起こり得るのがデメリットです。

導入システムの選定

業務プロセスの標準化にあたり、どのようなシステムを導入するのか選定するのもポイントです。

パッケージソフトか専用システムを構築するかなど、導入プロセスをあらかじめ検討しておきましょう。

シェアードサービスの導入に成功した企業事例

ここでは、実際にシェアードサービスの導入に成功した企業事例を紹介します。

プロクター・アンド・ギャンブル（P&G）

アメリカのプロクター・アンド・ギャンブル（P&G）は世界最大級のシェアードサービスセンターである「グローバルビジネスサービス」を運用しています。

P&Gは1999年からシェアードサービスを開始して、後にシェアードサービスセンターを設立しました。設立までの作業を大きく3段階に分けたことで、スムーズな導入を実現しています。

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社

コカ・コーラボトラーズジャパン株式会社は2019年に、コカ・コーラボトラーズジャパンビジネスサービス株式会社を設立しました。

同社では、これまでグループ会社が行っていたコーポレート業務の一部を集めて行うことで、効率化を図っています。

30%のコスト削減を実現するなど、シェアードサービスの導入が成功した事例の1つです。

シェアードサービスについてのまとめ

シェアードサービスはグループ会社のコーポレート業務を集約させて、業務の効率化や生産性の向上を目指す経営手法です。

導入によりコスト削減や業務効率・品質向上などのメリットがある一方、導入コストが高くグループ会社の専門家が減る可能性があるのがデメリットです。

とはいえ、導入によるメリットは大きく企業の成長を助ける方法の1つでしょう。

今後社内の業務効率化を図るための方法の1つとして、検討してみてはいかがでしょうか。