【2024年最新】無料で使えるグループウェア12選！ 選び方と活用法を解説

無料グループウェアのメリット

無料グループウェアのメリットは、初期投資なしで試験的に導入できる点です。予算の制約が厳しい中小企業や新規事業部門でも気軽に導入できます。

また、使用経験を通じて自社に合ったグループウェアの機能や使い方を探ることができるでしょう。

導入手順も比較的簡単で、アカウント作成からチーム招待、基本設定、運用開始までスムーズに進めることができます。

無料グループウェアのデメリット

無料グループウェアには、いくつかの制限やデメリットがあります。

まず、有料版と比較すると、使える機能が限定されていたり、高度な機能が利用できなかったりすることがあります。そのため、不便に感じることもあるかもしれません。

また、多くの場合、ストレージ容量も5GB～15GB程度に制限されており、大容量のファイルを扱う業務には不向きです。

同時接続が可能な人数も一般的に10～50人程度に制限されていることが多く、チームの規模や今後の企業の成長によっては不足する可能性があります。

また、画面上に広告が表示されることで操作性が低下したり、カスタマイズ性が制限されていたりすることもあります。

2024年おすすめ無料グループウェア12選

ここからは、無料で使えるおすすめのグループウェア12選を紹介します。

スケジュール管理やタスク共有、コミュニケーション機能など、さまざまなニーズに応えるサービスを揃えましたので、ぜひ参考にしてください。

Google Workspace

Google Workspaceは、無料の試用期間を提供しており、GmailやGoogleドライブ、ドキュメントなどのアプリを活用してビジネスやチームの生産性を向上させることができます。

リアルタイムでの共同編集やファイルのクラウド保存により、どこからでもアクセス可能で、効率的なコラボレーションが実現します。無料で始めて、必要に応じて有料プランへの移行が可能です。

Microsoft 365

Microsoft 365は、無料トライアルで使い始められるクラウドサービスで、WordやExcelなどのOfficeアプリをリアルタイムで共有・編集可能です。

さらに、セキュリティ対策が強化されたメールやファイル管理機能により、情報の安全性も確保できます。リモートワーク環境でのスムーズな連携を支援し、効率的な業務運営を実現します。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、スケジュール管理やワークフローなどのチーム作業を効率化する多機能グループウェアです。最大の強みは、30日間の無料トライアルがあり、実際に機能を試してから導入を決められる点です。

また、クラウドでの運用により、どこからでもアクセスでき、業務の柔軟性を向上させます。

desknet's NEO

desknet's NEOは、無料で30日間のトライアルを提供しており、その期間内にすべての機能を試すことができます。この期間を利用して、チームの勤怠管理や業務効率化を実感し、どれだけ効果があるかを確かめることが可能です。

また、AppSuiteを使ったアプリ作成やカスタマイズも、試用期間中に十分に活用できます。

Lark

Larkは、チームのコラボレーションを向上させるために、チャット、タスク管理、ファイル共有などの機能を提供し、基本機能を無料で利用できます。

さらに、AIによる効率化ツールやシームレスなビデオ会議機能を活用でき、チーム全体の生産性を向上させます。多機能でありながら、コストを気にせず試せるのが大きな魅力です。

クロジカスケジュール管理

クロジカスケジュール管理は、チームのスケジュール管理を効率化するツールです。シンプルで直感的なインターフェースにより、会議室やメンバーの空き状況を即座に確認でき、スケジュールの調整も簡単に行えます。

さらに、タイムカードやワークフロー機能も備えており、業務の効率化に貢献します。

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、低価格で多機能なグループウェアで、勤怠管理やワークフロー、経費精算などの機能を一括で提供します。

さらに、無料トライアルが利用できるため、導入前に実際にその利便性を試すことが可能です。シンプルで直感的な操作性を誇り、リモートワーク環境にも適したツールです。

mitoco

mitocoは、営業、経理、勤怠管理などの業務を一元管理できるクラウド型グループウェアです。特に、シンプルな操作で誰でも使いやすく、チーム全体の作業効率を向上させます。

さらに、無料トライアルが提供されており、導入コストを抑えながら、多機能なツールを活用できる点が大きな魅力です。

J-MOTTO

J-MOTTOは、スケジュール管理やドキュメント共有、ワークフローの効率化を支援する低価格なグループウェアです。1ユーザーあたり月165円（税込）から利用可能で、企業の業務を簡単に整理・管理できます。

さらに、24時間サポートや無料トライアルもあり、導入のハードルが低いため、中小企業に特におすすめです。

LINE WORKS

LINE WORKSは、企業向けの無料で利用できるコミュニケーションツールで、スムーズなメッセージングやタスク管理を実現します。

特に、LINEとの連携により、社員間の迅速な連絡が可能です。さらに、無料プランでも、勤怠管理機能が使える「freee勤怠管理Plus」や、その他多彩な業務管理機能が提供されており、コストを抑えながら業務効率化を進めることができます。

Shachihata Cloud

Shachihata Cloudは、電子印鑑や決裁、契約管理機能を提供するクラウドサービスで、業務の効率化とデジタルトランスフォーメーション（DX）を支援します。

特に、勤怠管理機能も含まれており、社員のタイムカードやスケジュール管理を一元化することで、作業の透明性と精度を向上させます。

また、ワークフロー管理機能を活用することで、承認ルートや文書回覧をデジタル化し、処理の迅速化とミスの削減が可能になります。

Confluence

Confluenceは、チームの共同作業と知識共有をサポートするツールです。

文書作成、プロジェクト管理、情報共有のための強力なテンプレートがあり、リアルタイムでの編集とコメント機能により、チーム間のコラボレーションが向上します。

さらに、他のAtlassian製品との連携により、業務全体の可視化と効率化が可能です。

無料グループウェア選びのポイント

無料グループウェアを選ぶ際は、いくつか確認すべきポイントがあります。ここでは、以下の3点について見ていきましょう。

必要機能がついているか

無料グループウェアでは機能に制限がついている場合があるため、自社に必要な機能が揃っているか確認が必要です。まずは現状の業務の流れを図式化し、改善点を特定しましょう。その上で、機能の優先順位を決めます。

一般的には、コミュニケーション、ファイル共有、タスク管理、スケジュール調整などが重要な機能として挙げられます。自社の業務フローや働き方を分析し、これらの機能がどの程度必要かを見極めておきましょう。

セキュリティ対策がされているか

グループウェアでは大量の情報を扱うため、セキュリティ対策も選定ポイントです。無料版でも、基本的なセキュリティ機能は外せません。

必須のセキュリティ機能としては、SSL暗号化、二段階認証、アクセス権限設定などが挙げられます。

ただし、セキュリティと利便性は両立が難しいことも多いため、バランスを考慮することが大切です。厳重すぎる認証や複雑な操作は、かえって利便性を下げ、ユーザーの利用を妨げる可能性があります。

使いやすいか

無料グループウェアを選ぶ際には、使いやすさも選択基準のひとつです。いくら機能が充実していても、使いにくければ社内に浸透せず、結果として導入効果が得られません。

例えば、直感的なUIであるか、検索機能が使いやすいか、モバイル対応しているかなどを確認しましょう。

無料グループウェアで業務効率化を実現しよう

自社に合った無料グループウェアを選ぶことで、作業の効率化を実現できます。

グループウェアを活かすためには、導入の前に業務フローや働き方を振り返り、必要な機能を洗い出すことが大切です。加えて、セキュリティ面や使いやすさも事前に確認しておきましょう。

また、無料のグループウェアは、コストをかけずに自社に合う機能やその使い方を知ることができます。そのため、気になる無料グループウェアがあったら、一度試用してみることをおすすめします。

将来の事業拡大に備え、有料版への移行も視野に入れた選定を心がけましょう。