経緯報告書の正しい書き方を理解し今後の仕事をスムーズにしよう！

経緯報告書を書くときに意識したいポイント5つ

ここでは、経緯報告書を書く際に押さえておきたいポイントを紹介します。

1.客観的な事実のみを伝える

経緯報告書には事実のみを記載し、自分の意見や感想は含めないようにしましょう。あくまで起こった事実や、その原因、解決方法を端的に連ねます。

トラブルが起きた時、その対処をし、今後の対策を考えるのは上司の役割です。

自分の考えを書きたくなる気持ちはわかりますが、意見を言いたいのであれば経緯報告書ではなく直接口頭で伝えるようにしましょう。

2.原因と対策を明記する

経緯報告書には、同じ事故やトラブルの発生を防止するために、トラブルの原因と対策を明記します。

原因がよくわからなかった場合には、その旨も明記しておきましょう。原因がわからなければ具体的な対策も立てることができません。

より精密な調査を行うかどうかも記しておくとよいでしょう。

3.「5W1H」を意識して作成する

経緯報告書に漏れがあると、事故・トラブルの内容や現状が正確に把握できなくなります。社外向けの経緯報告書にミスがあると、信用を失うことにもなりかねません。

5W1H（いつ・どこで・誰が・なにを・なぜ・どのように）を意識しつつ、漏れがないように作成しましょう。

4.簡潔な文章・レイアウトになるよう心がける

経緯報告書は、パッと見て内容が把握できるように、簡潔な文章・レイアウトで作成することも大切です。だらだらした文章で書くと、内容が正確に伝わらなくなってしまいます。

情報量が多い場合は、箇条書きや番号付きリストなども用いて、見やすくわかりやすい内容になるよう心がけましょう。

5.速やかに作成・提出する

経緯報告書は、速やかに作成して提出することも重要です。経緯報告書の作成や提出が遅れると、現状が把握できず対応が遅れてしまいます。

特に社外への経緯報告が遅れてしまうと、信用を失い関係が悪化してしまう可能性があるため注意しましょう。

【シーン別】経緯報告書の書き方・例文テンプレート

ここでは社内向け・社外向けの経緯報告書の具体的な書き方をご紹介します。

経緯報告書を書くことになったときに迷わないよう、実例と無料のテンプレートを紹介していますのでぜひ参考にしてください。

【社内向け】経緯報告書の書き方・例文テンプレート

まずは社内向け経緯報告書の例文を紹介します。社内向けの経緯報告書は「で・ある」調でかまいません。

【社外向け】経緯報告書の書き方・例文テンプレート

続いて、社外向け経緯報告書の例文を見ていきましょう。

社外向けの経緯報告書も記載する内容は社内向けのものと変わりませんが、ビジネス敬語を用いて、よりていねいに記載します。

経過報告書はテンプレートを使うのがおすすめ

経緯報告書を早く書くために、ネットからテンプレートを入手する方法もあります。bizocean(経緯報告書（顧客向け）)でもテンプレートをご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

また、社外への報告書の共有には、情報共有ツールがおすすめです。シンプルな作りでITに詳しくなくても使えるツールなら特別なスキルも要りません。

一から経緯報告書を作ると漏れが出て来る可能性が高くなるため、テンプレートを上手く使ってみましょう。

メールで経緯報告書を送付する際の注意事項

経緯報告書をメールで送ることもあります。メールで経緯報告書を送る際の注意点を解説します。

件名は分かりやすくする

メールで経緯報告書を送付するときは、件名を「〇〇に関する経緯報告書」とし、内容が一目でわかるようにしましょう。

報告書のデータではなくメールの本文で報告する場合は、経緯の箇所を「＜＜＜」と「＞＞＞」で囲んだり、「（経緯ここから）」「（経緯ここまで）」と記載したりすると、相手に伝わりやすくなります。

情報漏洩に配慮する

経緯報告書には会社のトラブルという機密事項が記載されているため、情報漏洩には細心の注意を払いましょう。

メールを暗号化したり、ファイルにパスワードをかけたりするなど、セキュリティを強化したうえで送付することが大切です。

内容が社外秘に該当する場合は、メールでの送付は避けるべきです。経緯報告書を送信するときには、送信前にメールで送って良いか、セキュリティ対策に問題がないかを上司に確認しましょう。

経緯報告書に書くべき項目チェックリスト

経緯報告書に書くべき項目は以下の9つです。

①作成日

経緯報告書を作成した日付を記載します。

②作成者名

経緯報告書を作成した人の氏名を記載します。社内向けの報告書の場合は所属している部署と氏名を、社外向けの報告書の場合は自社名と所属している部署、氏名を記載しましょう。

③トラブル発生日

事故やトラブルが発生した日付を明記します。社内向けの報告書の場合は、「〇年〇月〇日に発生した〇〇について、以下の通り経緯をご報告いたします」と書くと良いでしょう。社外向けの報告書の場合は、以下の流れで内容を記載します。

④トラブル発生場所

「株式会社〇〇　〇〇工場」のように、事故やトラブルがどこで発生したのかを明記します。

⑤内容

「〇月〇日、工場内で機械が故障。13時20分から3時間半商品製造がストップし、修理業者に修理を依頼。18時には復旧したものの、納品に必要な商品が200個不足。」
のように、トラブルの詳細を時系列で記載します。

⑥現状

発生した事故やトラブルの現状を記載します。

「〇月〇日の18時から、故障した機械が通常通り稼働再開。〇月〇日18時に、納品が遅れる旨をクライアントに報告済み。納期は〇月〇日から〇月〇日に変更。」

上記のように、トラブルは解決したのか解決していないのかが、相手に伝わるように書きましょう。伝える情報が複数ある場合は、箇条書きにすると見やすくなります。

⑦経過

事故・トラブルの発生から現在までの経過を、以下のように時系列で箇条書きにします。

いつ何が起きたのかが把握できるように、日時を明記しておきましょう。

⑧原因

「商品製造ラインに針金が入り込んだことによる機械の故障が原因」のように、事故・トラブルの発生原因をくわしく記載します。

⑨対策

「針金を見つけ次第除去するようスタッフに通達済み。来年度の予算に応じ、自動ごみ除去装置が付いた新しい機械の導入を検討」のように、同様の事故やトラブルの発生を防ぐための対策方法を記載します。

まとめ

正しくわかりやすい経緯報告書とは、状況を客観的に書いたものです。

社内・社外問わず、見た人がすぐに状況を理解できるような書き方を心がけましょう。

経緯報告書（顧客向け）