ビジネス文書の書き方 第27回 社内文書の書式（３） 日報
この連載では、ビジネス文書の適切な書き方をお伝えします。
ビジネス文書には、一定の書式があります。今回は、日報の書き方のコツを紹介します。
なぜ日報を書かなければいけないの？
営業職の若手社員は、日報を毎日提出するよう求められることが多いでしょう。
「面倒だなぁ」「昨日とさほど変わらないのに」と、つい思ってしまいますね。
しかし、日報を書くことには３つの意義があります。
1.上司・先輩に安心してもらう
上司や先輩は、若手社員が毎日何をして、何ができるようになったのか、何に困っているのか、いつも気にかけています。
しかし心配しながらも、「自分の仕事が忙しく、彼らの状況を全て把握できない」という悩みも抱えています。
日報を通じて毎日の様子を報告することで、上司や先輩は安心してくれます。
2.自分の成長につながる
書き慣れてくると、前日の日報をコピー＆ペーストしたくなりますね。
しかしそれでは上司や先輩にとって安心材料にならないばかりか、自分自身の成長にもつながりません。
今日は何を覚えたのか、今日新たに発見した課題は何か、いつも日報のネタ探しを意識していれば業務についてじっくり考える習慣がつき、結果的に自身の成長を感じることができるはずです。
3.チャンスが増える
あなたが提出した日報を、直属の上司や指導担当の先輩だけでなく、上司の上司や人事部長なども読んでいるかもしれません。
日々の報告を見て、「○○さんは仕事が丁寧だから、新しくこの業務を任せてみよう」「○○さんはコミュニケーションを取るのが上手だから、このプロジェクトに加わってもらってはどうだろう」などと、新たなチャンスが訪れる可能性もあります。
日報の内容
日報に記載すべきことは２点です。
1.業務内容
その日に「何を／どのくらいの時間で／どのくらいの量を行ったのか」を書きます。
会社や部署で書式が決まっている場合は、そのフォーマットを用います。
箇条書きで簡潔に記し、数字や固有名詞を用いて具体的に記述することで、誰が読んでも同一の理解ができるように心がけましょう。
2.所感
仕事中に「気づいたこと／疑問に思ったこと／課題を感じたこと」などを記載します。
１項目につき１～２文程度の短いもので十分です。学んだことや、「明日は○○を目標にしたい」といった前向きな言葉を添えると、なお良い内容になります。
ここで注意したいのは、感想文のような書き方を避けることです。
「～だと思いました」では幼い記述になるため、自身や会社の今後に役立つような文面を意識しましょう。
日報の構成
時系列で記載するのが最も書きやすい方法です。
慣れてくれば、上司や先輩と相談して「重要なことを３つ」などと決めるのも良いかもしれません。
記入の所要時間と分量
日報を書くための時間が指定されていない場合や、「10分で」と短時間を指定されている場合は、10行程度を目安にすれば良いでしょう。
「30分で」と指定されているなら、A４用紙１枚程度の分量で記入しましょう。
文例
以上を踏まえて、実際の文例を見てみましょう。
＜時系列で書く場合＞
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日 報 20○○年○月○日（月） 営業課 北川 ゆり
（１）大宮店リニューアルオープンのチラシ配布 「クーポンがついております」と一言添えると、受け取ってくださる方が多い。 明日以降、一緒に配布する方と情報共有し、２時間で200枚配布を目標にする。 （２）大宮店リニューアルオープン記念オリジナルTシャツ検品 検品後に元通りに箱に入れるのではなく、サイズ・色ごとに分けることで後工程の段取りがしやすいと教わった。次に作業する人のことを考えて仕事をする重要性を学んだ。 （３）新人向け経理説明会 使用頻度の高い経理書類３種について、木村課長より申請フロー等をご説明いただき、よく理解できた。 以上 |
＜10分で重要なことを３つ書く場合＞
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日 報 20○○年○月○日（月） 営業課 北川 ゆり
２時間で160枚配布完了
計300枚（３サイズ×２色×50枚）
（１）チラシ配布では、「クーポンがついております」と一言添えると、受け取ってくださる方が多いと気づいた。 （２）検品では、元通りに箱に入れるのではなく、次の工程の人が作業しやすいよう考えることが重要だと学んだ。 （３）使用頻度の高い経理書類３種について、申請フロー等をご説明いただき、よく理解できた。 以上 |
＜30分で重要なことを３つ書く場合＞
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日 報 20○○年○月○日（月） 営業課 北川 ゆり
（１）大宮駅前で大宮店リニューアルオープンのチラシ配布 ・実施時間 10：00～12：00（２時間） ・担当者 ２名（販促課・竹田さん、北川） ・配布枚数 160枚（各80枚） ・備考 受け取ってくださったのは、子連れの女性（30代くらい）が約半数。 他に、年配の方や会社員、学生など、さまざまな年代の方々。 （２）大宮店リニューアルオープン記念オリジナルTシャツ検品 ・実施時間 15：30～16：30（１時間） ・担当者 ２名（販促課・日比野さん、北川） ・検品枚数 計300枚＝３サイズ（S、M、L）×２色（赤、青）×50枚 ・備考 Mサイズ（青）が３枚不足。 日比野さんに報告し、本社へ連絡していただいた。 （３）木村課長による新人向け経理説明会に参加 ・時間 13：30～14：30（１時間） ・内容 使用頻度の高い経理書類３種について、申請フロー等の説明を受ける
（１）チラシを受け取っていただくための一言 「クーポンがついております」と一言添えると、受け取ってくださる方が多い。 明日以降、一緒に配布する方と情報共有し、２時間で200枚配布を目標にする。 （２）検品時の工夫 検品後に元通りに箱に入れるのではなく、サイズ・色ごとに分けることで後工程の段取りがしやすいと教わった。次に作業する人のことを考えて仕事をする重要性を学んだ。 （３）基本的な経理書類 伝票を実際に書いて、記入の仕方を覚えた。経費精算書類には領収書を必ず添付しなければならないことを知った。 以上 |
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