買掛金とは？ 概要、似ている勘定科目との違い、仕訳例を解説

買掛金とは？

まずは、買掛金の概要を見ていきましょう。

買掛金の意味

買掛金とは、取引先から仕入れた商品・原材料や、依頼した外注加工について、未払いのものを計上する際に使う勘定科目です。

商取引では取引都度で支払いを行わず、締め日でそれまでの取引を合計して請求することで決済を促します。支払日も決められており、その日までに支払うこととされています。一般的に「掛取引」と呼ばれるものです。

売掛金との違い

売掛金とは、得意先に対して商品などを販売した際に、締め日でそれまでの取引を合計し、請求することをいいます。買掛金と同様に「掛取引」と呼ばれる決済方法で、商取引においては一般的なものです。

買掛金と売掛金は、「売り手側から見るか買い手側から見るか」という点が異なります。掛取引では締め日まで請求が発生しないため、商品を販売した側は「代金の回収」を、購入した側は「支払い」を、締め日まで保留にしているような状態です。

この場合、商品を販売した側は代金の回収ができていないため、勘定科目は「あとから代金を回収する予定」という意味を持つ「売掛金」になります。一方の購入側は、「支払いの義務がある」という意味を持つ「買掛金」を用います。

掛取引と呼ばれる決済方法は、商品を販売した側の視点に立つと回収が遅れることを意味し、最悪の場合は代金が回収ができないリスクもあります。しかし、取引の度に現金決済を行うと、頻繁に請求書を発行する手間が生じ、入金が増えることで事務処理が煩雑になるなどのデメリットもあるのです。

掛取引は商品を販売する側にとってメリットが大きいため、買主を信用してそのような取引を行います。

支払手形との違い

支払手形と買掛金との違いは、支払期日の有無です。

買掛金は、営業活動で生じた未払いの取引について計上されるものです。支払期日や、利息などは定められていません。一方、支払手形は決済期日が定められています。

受取人が銀行に支払手形を持ち込み取り立てを行うことによって、支払手形に記載された期日に現金を受け取れます。振出人は、手形に記載の期日に手形金額を支払う義務があります。期日までに手形代金を支払えない場合は手形が「不渡り」になり、振出人がペナルティを受けることになるので注意が必要です。

買掛金の仕組み

買掛金は、商品などを実際に仕入れた時に発生します。発注した時点では、まだ仕入には計上されません。

どの時点で仕入れが完了したとするかは、以下のようにいくつかの基準があります。

基準をどのように定めるかは、各社で自由に選択可能です。それぞれが定めた基準に達した時に買掛金が計上されます。

「代金を支払った時が仕入完了になる」と勘違いする方もいますが、そうではありません。まず計上された買掛金を当事者間で合意した締め日で集計し、その合計額で請求書を発行します。それを元に支払処理を行い、翌月の請求書で支払いが確実に実行されたことを確認したら、仕入完了となるのです。

買掛金と似た勘定科目の違い

買掛金と似た勘定科目に、「未払金」と「未払費用」があります。買掛金との違いを見ていきましょう。

未払金

未払金は、営業活動以外で発生した未払いの費用に用いる勘定科目です。金額が確定したもののみを計上し、買掛金のように営業活動で発生した費用は含みません。

一例として、以下のものを購入して未払いの費用があった場合は、未払金に該当します。

なお、未払金であっても支払期限が決算日翌日から1年以上先のものは、長期未払金として計上します。その場合、ほかの未払金と区分して計上し、未払金への計上はしないようにしてください。

未払費用

未払費用とは、買掛金でも未払金でもない、継続的な契約で発生する費用に使用する勘定科目です。水道料金や電気料金のように、利用期間中に定期的に支払う費用が該当します。

未払費用として計上するのは、そのサービスの利用期間が決算期をまたいでいる時です。例えば決算日が3月31日で、請求書に記載されている期間が3月16日から4月15日だった場合、半分は経費科目で処理し、残りの半分は未払費用で計上します。

買掛金の仕訳の方法

買掛金の仕訳方法について、以下の状況別に解説します。

なお、ここでは110円（税抜100円）の商品を処理する場合を想定しています。

商品を掛取引で仕入れた場合

商品を掛取引で仕入れた場合の仕訳は、以下のとおりです。

仕入れを行った場合、借方には「仕入高」を記載します。また仕入れを行ったことで代金を支払う義務を負うため、貸方には「買掛金」と記載してください。

買掛金は負債であり、将来返済（支払い）をする義務があります。しかしいつまでに支払うべきかは、明確に定められていません。たとえ支払われなくても、強制的に支払わせられるわけではないのです。また前述のとおり、支払わなくても金利が付くこともありません。売り手側と買い手側、双方の信頼関係によって成り立っています。

掛仕入の分を支払った場合

掛取引で仕入れた商品などの代金を支払い、買掛金を清算した場合の仕訳は以下のとおりです。

買掛金は支払ったことで消滅するため、借方科目には「買掛金」と記載します。

貸方科目は、買掛金を何で支払ったかによって変わります。現金で支払った場合、貸方科目には「現金」と記載してください。

振込で支払った場合、その資金がどこから引き出されるかで記載の仕方も異なります。普通預金から引き落とされるのであれば「普通預金」、当座預金から引き落とされるのであれば「当座預金」と記載してください。

消費税を仕訳する場合

消費税の経理処理については、「税込経理方式」と「税抜経理方式」の2通りがあり、どちらにするかで仕訳方法も変わります。自社に消費税の申告義務がない場合、通常は「税込経理方式」を採ります。

税込経理方式での仕訳方法は以下のとおりです。消費税は「仕入高」に含めて処理してください。

一方、税抜経理方式を採用する場合は、以下のように「仕入高100」「仮払消費税等10」と分けて記載します。

値引きや返品があった場合

掛取引で仕入れた商品に汚れや破損・数量違いがあり、値引きや返品をする場合は、一旦買掛金を全額計上します。そのうえで汚れや破損・数量違いの相当額を、支払うべき買掛金から減らしてください。

例えば10円分の汚れや破損・数量違いがあった場合は、以下のように仕訳をします。借方には「買掛金」を計上しましょう。一方、貸方には「仕入戻し」や「仕入値引」などで記載します。それらを使用しない場合は「仕入高」と記載しても構いません。

ただし、約定日より早く支払った場合、金利相当額が割り引かれる場合があります。その場合は以下のように「仕入割引」で処理しますが、貸方に「仕入高」は使用しません。

買掛金の管理について

買掛金を管理する際、配慮すべきことを2つ紹介します。

定期的に減額を確認する

買掛金の残高を定期的にチェックすることで、例えば以下のようなイレギュラーな取引も、もれなく把握できます。

しっかりと確認しないと、本来の買掛金より払いすぎてしまうことがあるため、記憶が新しいうちに請求書の中身を確認することが大切です。

買掛金元帳による管理

「買掛金元帳」は会計帳簿の一種で、買掛金を取引先ごとに管理して買掛金の状況を把握するためのものです。仕入先元帳とも呼ばれます。

仕入先から請求書が送付されてきた場合、買掛金元帳の該当会社部分を照合することで、発生金額の明細・支払日・支払金額が照合できます。特に仕入先が多くなるに従い、買掛金の管理は複雑になるため、整理が必要です。買掛金元帳は支払日ごとに支払金額が把握できるため、資金繰り計画が立てやすくなります。

また、買掛金元帳の内容を手元現金や預金残高と比較すれば、資金が不足する場合も事前に察知できます。流動性の高い金融商品に移管させる、銀行から借入金を実施する、あるいは手形を割引に回すなど、様々な対策が打てるでしょう。

買掛金についてのまとめ

買掛金は日々の営業活動で多用される勘定科目です。しかし、「代金の支払いを一旦保留にしておき、後日支払う」という性質上、その管理や処理には慎重さが求められます。仕訳の方法も買掛金が発生する状況によって変わるため、一つ一つ丁寧に対処しましょう。

また、売掛金や支払手形、未払金・未払費用など、響きや意味が似ている勘定科目もあります。それぞれの言葉の意味を把握し、ミスのないように処理をしてください。買掛金の管理には、買掛金元帳を使うと便利です。