ビジネスにおけるお断りメールの書き方とは？ ケース別の例文付きで解説

お断りメールを書く際の3つの注意点

断る内容のメールを送る際には、相手にネガティブな印象を与えることなく、こちらの意図を伝える必要があります。以下の3つの注意点を意識しながら、失礼のない文面になるよう心がけましょう。

注意点1：断る内容の連絡であることを明確に伝える

お断りの内容は伝えにくいことではありますが、相手に明確に断る意図を伝える必要があります。伝えにくい気持ちから「検討」や「考慮」といった曖昧な表現をしてしまうと、相手にきちんとこちらの意図が伝わらず、混乱させてしまう恐れがあるのです。

明確にこちらの断る意図が伝わるように注意しましょう。

注意点2：クッション言葉を使う

明確に断る意図を伝える必要はあるものの、ストレートに「できません」と伝えるだけでは、相手にネガティブな印象を与える恐れがあります。

相手を不快にさせない工夫として有効なのが、「大変申し訳ございませんが」「恐れ入りますが」「大変心苦しくはありますが」といったクッション言葉です。効果的にクッション言葉を使うことで、相手への配慮の気持ちを表現しましょう。

注意点3：お礼を伝え、次の機会へのつながりを伝える

お断りのメールを送ることになった相手でも、その後も関係性を継続させたい場合は、「またの機会に」や「これからも」といった次につながる可能性を相手に示しましょう。

感謝の言葉や次回への期待があると、ポジティブな印象を含むメールとなります。

ビジネスシーンにおける「お断りメール」の例文

以下に実際のビジネスシーンで使えるお断りメールの事例を3つご紹介します。

例文1：新規取引の提案を断るメール

提案への感謝の気持ちやクッション言葉を用いながらお断りの内容を伝えることで、ネガティブな印象が少ない文面にすることが可能です。お詫びの気持ちや次回への可能性を示しつつ、良好な関係を維持できるように心がけましょう。

例文2：頂いた見積もりの製品を断るメール

複数社に見積もりを取った上で検討し、お断りをする場面は多いのではないでしょうか。見積もりであっても相手に手間をかけて対応していただいています。

そのため、感謝の気持ちや取引につながらなかったことへの謝罪の言葉などを含んだ文面にするとよいでしょう。

例文3：人事採用のお断りメール

採用試験を受ける方は履歴書や企業研究など、採用試験に向けて多くの時間を割いています。

数ある企業から自社を選んでくれた気持ちに対する配慮や相手への励ましの言葉を伝えて、自社のイメージが悪くならないように心がけましょう。

ビジネスシーンでは相手を気遣うお断りメールの書き方で次につなげる

ビジネスシーンでのお断りメールでは、言葉選びに注意が必要です。顔が見えず、声も聞こえないメールではニュアンスが伝わりにくく、文面次第では相手にネガティブな印象を与えてしまいます。

相手への思いやりの気持ちを忘れず、真摯にお断りのメールを作成して、その後のよりよい関係性の構築につなげましょう。